Чување пословне документације

Државни органи, установе, друштва и остала правна лица обавезни су да усвоје Правилник о канцеларијском пословању и Листу категорија регистратурског материјала са роковима чувања. И када прођу рокови чувања пословне документације, правно лице мора испоштовати поступак излучивања који описујемо у овом тексту

 

У пословању правних лица настаје велика количина пословне документације и рачуноводствених исправа на основу којих се састаљају финасијски извештаји, порески извештаји и разни други извештаји и обрачуни. У тој пословној документацији постоји она која се чува трајно, као и она која се чува одређени број година. Пословна документација која се чува 2, 3, 5, 10 или 20 година и која након тог периода постаје безвредни регистратурски материјал може се дати на уништење или на прераду папира. Излучивањем безвредног регистратурског материјала и давањем у прераду папира или уништењем на други начун, правна лица се ослобађају непотребног држања бројних регистратора, фасцикли, картотека, кутија и сл. који код већих правних лица заузимају поприличан пословни простор.

Чување пословне документације прописано је већим бројем закона. Наведени закони прописују различите рокове чувања пословне документације, а Законом о културним добрима практично се врши усклађивање рокова чувања појединачних закона. Излучени безвредни регистратурски материјал може се дати на уништење или у прераду само уз одобрење Историјског архива.

Законска регулатива

Чување и архивирање пословне документације уређено је Законом о рачуноводству и ревизији („Сл. гласник РСˮ, бр. 46/06, 111/09 и 62/13), Законом о порезу на додату вредност („Сл. гласник РСˮ, бр. 61/05, 61/07, 93/12, 108/13, 68/14, 142/14, 5/15, 83/15 и 5/16, у даљем тексту: Закон о ПДВ-у), Законом о фискалним касама („Сл. гласник РСˮ, бр. 135/04 и 93/12), Законом о унутрашњој трговини („Сл. гласник РСˮ, бр. 45/06, 109/09 и 7/10), Законoм о привредним друштвима („Сл. гласник РСˮ, бр. 125/04, 36/11, 99/11, 83/14 и 5/15), Уредбом о буџетском рачуноводству („Сл. гласник РСˮ, бр. 125/03 и 12/06), Законом о електронском потпису („Сл. гласник РСˮ, бр. 135/04) и Законом о културним добрима („Сл. гласник РСˮ, бр. 71/94, 52/11 и 99/11).

 

Чување рачуноводствених исправа, пословних књига и финансијских извештаја

Законом о о рачуноводству и ревизији прописано је да се рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијски извештаји који се воде по систему двојног књиговодства чувају у пословним просторијама, да је општим актом утврђено ко је одговоран за чување, као и начин чувања.

Најкраћи рокови чувања који су прописани Законом о рачуноводству и ревизији су:

 

исплатне листе и евиденција о запосленима	трајно
документација која се односи на инвестиције, техничку документацију, изградњу и адаптацију објеката	трајно
финансијски извештаји	20 година
дневник главне књиге	20 година
помоћне књиге	5 година
документи на основу којих се књижило	5 година
документи платног промета	5 година
продајни и контролни блокови	2 године

 

Рокови чувања рачунају се од последњег дана пословне године на коју се односе. Правна лица која врше ревизију чувају пет година документацију на основу које је обављена ревизија. Правно лице својим актом може прописати и дуже рокове чувања пословне документације.

Рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијски извештаји чувају се у оргиналу или коришћењем других средстава архивирања утврђених законом. Ако се пословне књиге воде на рачунару, упоредо са меморисаним подацима, правно лице, односно предузетник мора да обезбеди и меморисање апликативног софтвера, како би се подаци сачували и били доступни контроли. Рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијски извештаји могу се уговором поверити на чување правним лицима којима је поверено вођење књиговодства.

Препоручујемо правним лицима да за сваку пословну годину штампају дневник, главну књигу и финансијске извештаје, евиденцију основних средстава, зараде запослених и друге извештаје који се морају чувати више година. Приликом чувања података на рачунару, на чврстом диску, другом рачунару или на неком спољном медију, као што је ЦД, а у случају неке хаварије, дошло би до губитка рачуноводствених података.

Приликом отварања стечајног или ликвидационог поступка, рачуноводствене исправе, пословне књиге и финансијски извештаји записнички се предају стечајном, односно ликвидационом управнику.

 

Чување документације према Закону о привредним друштвима

Акционарска друштва (АД) чувају оснивачки акт и његове измене и допуне трајно, а остала документа најмање пет година. После тог рока та документа се чувају у складу са прописима о архивској грађи.

Друштво с ограниченом одговорношћу (д.о.о.) чува оснивачки акт и уговор о члановима трајно, а остала документа најмање пет година. После тог рока та документа се чувају у складу са прописима о архивској грађи. Документа привредног друштва које је престало ликвидацијом чувају се у складу са прописима којима се уређује архивска грађа. Трајно се чувају: записници и одлуке скупштине, документација о уделима, картони депонованих потписа овлашћених лица, програми, планови, студије и анализе, одлуке директора, документи о имовини, решења, уговори, правилници, персонални досје радника, уговори о раду, решења о распоређивању запослених, пријаве и одјаве радника пензионом и инвалидском осигурању, регулисање радног стажа М-4 образац са прилозима, дипломе, плакете и друга јавна признања. Код кога се чувају пословне књиге и документација привредног друштва, уређује се у складу са законом којим се уређује регистрација привредних субјеката.

 

Чување документације буџетских корисника

Чување и архивирање пословне документације, пословних књига и финансијских извештаја буџетски корисници врше у складу са Уредбом о буџетском рачуноводству („Сл. гласник РСˮ, бр. 125/03 и 12/06). Уредба се примењује на буџет Републике, буџет територијалних аутономија и локалних самоуправа, као и на директне и индиректне кориснике буџетских средстава, Републички фонд пензијског и инвалидског осигурања, Републички фонд за послове запошљавања, Републички завод за здравствено осигурање.

У члану 17. ст. 4. Уредбе прописано је да се рачуноводствене исправе и пословне књиге чувају у пословним просторијама са следећим роковима чувања:

 

финансијски извештаји	50 година
дневници и главне књиге	10 година
помоћне књиге	10 година
оргинална и пратећа документација	5 година
евиденција о запосленима/зарадама	трајно

 

Финансијски извештаји, пословне књиге и рачуноводствене исправе чувају се у оргиналу или другом облику архивирања, у складу са законом. Време чувања почиње последњег дана буџетске године на коју се рачуноводствена исправа односи.

Чување документације предузетника

Пословне књиге које се воде по систему простог књиговодства и књиговодствене исправе чувају се најмање пет година од последњег дана пословне године на коју се односе, а на основу Закона о порезу на доходак грађана („Сл.гласник РСˮ, бр. 24/01 … и 44/09) и Правилника о пословним књигама и исказивању финансијског резултата по систему простог књиговодства („Сл. гласник РСˮ, бр. 140/04).

Предузетници по Закону о порезу на доходак грађана могу одлучити да пословне књиге воде по систему двојног или простог књиговодства. Предузетник који књиге води по систему простог књиговодства дужан је да пословне књиге држи у пословној просторији. Предузетник може чување пословних књига поверити правном лицу које му води књиговодство. Власници ортачких радњи не могу водити пословне књиге по систему простог књиговодства. Предузетници који књиге воде по систему двојног књиговодства пословне књиге чувају као и остала правна лица која воде двојно књиговодство.

Чување пореске документације

Обвезник ПДВ-а дужан је да чува евиденцију о ПДВ-у најмање 10 календарских година по истеку календарске године на коју се евиденција односи. Закон о рачуноводству прописао је чување помоћних књига 5 година, а по Закону о ПДВ-у рок чувања је 10 година. Обвезници ПДВ-а дужни су да најмање 10 година чувају: Књигу примљених и издатих рачуна, примљене и издате рачуне, интерне обрачуне ПДВ-а, преглед обрачуна ПДВ-а, пореске пријаве ПППДВ и друге документе који су у вези са обрачуном и плаћањем ПДВ-а.

 

Чување фискалних докумената

Сагласно Закону о фискалним касама („Сл. гласник РСˮ, бр. 135/04 и 93/12) и подзаконским актима, најкраћи рок чувања свих фискалних докумената је 3 године. Фискални документи су: контролна трака, дневни извештаји, периодични извештаји, фискални рачуни и књига дневних извештаја. Рок од три године рачуна се од првог дана наредне године.

Чување документације о унутрашњој трговини

Књига евиденције промета и услуга, образац КЕПУ и документација на основу које су вршена књижења чувају се у складу са прописима о рачуноводству, а то значи најмање 5 година. Трговачка књига (промет робе на мало) чува се најмање десет година, а документација на основу које су вршена књижења (калкулације, фактуре, доставнице, пријемнице, повратнице итд.) најмање пет година по истеку пословне године на коју се та документација односи. Од 1. 1. 2010. године укинута је трговачка књига, а евиденција о промету на мало води се на Обрасцу КЕПУ.

Чување документације о девизном пословању

Књига контролника, као евидеција о спољнотрговинском пословању, водила се посебно за увоз робе и посебно за извоз робе и чува се најмање пет година (у складу са Законом о рачуноводству и ревизији). За остале евиденције о девизном пословању нису прописани рокови, па се чување врши у складу са роковима прописаним Законом о рачуноводству и ревизији, и општим актом правног лица. Уредба о ближим условима и начину вршења контроле девизног пословања резидената и нерезидената престала је да важи од 6. 10. 2012. године („Сл. гласник РСˮ, бр. 7/12), а тиме и обавеза вођења евиденције у књизи контролника о сваком закљученом спољнотрговинском послу, као и реализацији на том послу, а која је била прописана одредбама чл. 11. и 12. споменуте уредбе.

Чување пословне документације након принудног стечаја друштва, кроз пример из праксе

Над друштвом с ограниченом одговорношћу извршен је принудни стечај због трајне неспособности за плаћање по правоснажном Решењу од 17. 6. 2011. године. На Решење није уложена жалба. Бивши директор и оснивач овог правног лица дао је изјаву у јуну 2016. године да је друштво брисано у регистру Агенције за привредне регистре 2011. године. Као директор овог правног лица, он у поступку принудног стечаја друштва није на било који начин учествовао у окончању стечаја. Нико му није тражио да преда пословну документацију, а нико га није ни позивао на било какве разговоре у вези са друштвом. Наведеним решењем имовина стечајног дужника прешла је у својину Републике Србије, а претпоставка је да уз имовину иде и пословна документација која доказује постојање те имовине. Друштво је имало запослене раднике, опрему и мало остале имовине.

Прошло је 5 година од закључивања принудног стечаја и за ово бивше друштво нико не пита шта је са пословном документацијом. Пословна документација је остала код последњег директора (заступника) који је био и оснивач друштва. Након брисања директора као заступника друштва (оснивача) директор – оснивач нема никакве надлежности и обавезе према брисаном друштву.

Није познато какав је поступак са чувањем пословне документације по окончању принудног стечаја. Законом је прописано чување пословне документације након окончања „редовногˮ стечајног поступка. Остаје питање у чијој је надлежности чување пословне документације након спроведеног принудног стечаја?

 

Чување и архивирање архивске грађе према Закону о културним добрима

Историјски архив је стручан и надлежан да правном лицу пружи стручну помоћ, а законом је овлашћен да даје и сагласност на акта којима се регулише чување пословне документације.

Одредбе Закона о културним добрима су обавезне за друштва, предузетнике и друга правна лица, државне органе и организације и установе. Излучени безвредни регистратурски материјал може се уништити само на основу писменог одобрења надлежног архива. Листе категорија регистратурског материјала са роковима чувања доноси надлежни орган правног лица, а сагласност на Листу даје надлежани архив. Тек по добијању сагласности надлежног архива утврђена Листа се примењује.

Сређена и пописана архивска грађа предаје се на чување надлежном архиву после 30 година, рачунајући од дана настанка грађе. Архивска грађа, као и регистратурски материјал, настали у пословању органа, установа, друштава и других правних лица који су законски укинути и престали са радом, сматрају се доспелим за преузимање, ако нико није преузео њихова права и обавезе. Архивска грађа предаје се на месту које одреди установа заштите. Установа заштите може одлучити да се архивска грађа предаје после 30 године, сваке пете године. Изузетно, кад то захтевају потребе, ималац архивске грађе може захтевати од надлежног органа да се рок од 30 година споразумно скрати. Орган управе надлежан за унутрашње послове може предати архивску грађу у целини одговарајућој установи заштите (члан 39. Закона).

Поступак излучивања безвередног регистратурског материјала

Да би правно лице извршило излучивања безвредног регистратурског материјала, односно пословне документације којој је прошао рок чувања, извршило уништење или дало у прераду као стари папир, потребно је да поступи на начин који описујемо у наставку.

Правно лице треба да поднесе захтев Архиву Србије да жели извршити излучивање безвредног регистратурског материјала. Архив ће затражити доставу Правилника о канцеларијском пословању и Листу категорија регистратурског материјала са роковима чувања у два примерка. Правилник и Листа могу бити у једном акту, односно Правилнику. Након што архив прихвати Правилник и Листу, по један примерак враћа правном лицу на коришћење. Правно лице мора да формира комисију која пописује безвредни регистратурски материјал сагласно са Листом са роковима чувања, и предлаже га за излучивање. Попис се врши по годинама, изражен по регистраторима, фасциклима, кутијама, картотекама и сл. За излучивање безвредног регистратурског материјала правно лице подноси захтев архиву да изврши преглед материјала и одобри излучивање. Представник архива са комисијом врши преглед пописаног безвредног регистратурског материјала и уколико је попис састављен у складу са Листом састављају Записник о прегледу. Истог дана састаља се и Записник о стручном надзору над архивирањем, стручним одржавањем и одабиром архивске грађе. Историјски архив испоставља предрачун за уплату накнаде за излучивање. Након уплате накнаде, а на основу предлога Комисије, Историјски архив доноси Решење којим одобрава да се безвредни регистратурски материјал може издвојити и дати у прераду. Безвредни регистратурски материјал предаје се на прераду правном лицу које је овлашћено за ову делатност и том приликом саставља се записник о предаји материјала на прераду. Након тога завршава се законито излучивање безвредног регистратурског материјала. Код правног лица и даље остаје пословна документација која се трајно чува и она којој није прошао рок чувања, а може се предати архиву на чување по истеку рока од 30 година.

Уништена пословна документација без сагласности Историјског архива

У пракси постоје случајеви да је заступник правног лица или можда власник друштва одлучио да се пословна документација којој је истекао законски рок чувања уништи (баци). Ово су случајеви кад заступник правног лица не познаје или довољно не познаје прописе из ове области, па можда и свесно донесе одлуку о уништавању пословне документације без одобрења архива.

Да ли у овим случајевима постоји попис уништене пословне документације код правног лица? Ако би неко од ових правних лица прочитало овај текст о чувању и архивирању пословне документације и желело да накнадно покуша да исправи грешку у начину уништавања пословне документације, предлажемо да заступници тих правних лица контактирају са архивом који ће им сигурно помоћи да се изнађе неко решење о накнадном евидентирању уништене пословне документације, а тиме макар и делимично исправи грешка о учињеном незаконитом уништењу пословне документације.

Чување пословне документације у електронској форми

Чување документације, пословних књига и евиденција могуће је у папирној и непапирној форми, на неком од електронских или магнетних медија. На основу одредби Закона о рачуноводству могуће је чување и архивирање рачуноводствених исправа, пословних књига и финансијских извештаја и на неком електронском или магнетном медију, што као начин чувања треба да буде предвиђено општим актом о рачуноводству (Правилником). Чување документације, књига и извештаја коришћењем других средстава архивирања (електронски документ похрањен на рачунару, ЦД-у, микрофилму или другом дигиталном медију) могуће је уз услов да су доступни за каснију употребу, да се по потреби могу одштампати или приказати на екрану и да алликативни софтвер помоћу кога се врши књижење буде меморисан како би подаци били доступни контроли.

Све претходно наведено важи и за предузетнике који пословне књиге воде по систему простог књиговодства. Законом о порезу на доходак грађана је у члану 45. прописано да се пословне књиге формирају и воде у слободним листовима, повезане или пренете на неки од медијума аутоматске или микрографске обраде података, тако да се по потреби могу одштампати или приказати на екрану, са прописаним подацима.

Осим Законом о рачуноводству, чланом 4. Закона о електронском потпису утврђено је да ако је законом или другим прописом предвиђено да одређени документ треба чувати, то се може учинити и у електронском облику, под условом да је електронски документ:

– доступан и да је на располагању за каснију употребу;

– сачуван у облику у коме је формиран или примљен;

– сачуван на начин који омогућава идентификацију времена и места настанка или пријема и лица које га је формирало;

– формиран применом технологије и поступака који омогућавају да се на поуздан начин може утврдити било каква измена у електронском документу.

Лица која чувају електронске документе који су електронски потписани, дужна су да чувају податке и средства за проверу електронског потписа онолико времена колико се чувају и сами документи. Чување и заштита електронских докумената уређени су чл. 12. и 13. Закона о електронском документу којима је прописано да су правна и физичка лица и органи власти дужни да чувају и архивирају електронска документа у информационом систему или на медијима који омогућавају трајност електронског записа за утврђено време чувања, у складу са законом којим се уређује архивска грађа, законом којим се уређује електронски потпис и прописима о канцеларијском пословању. Правна лица и предузетници могу послове текућег чувања електронских докумената поверити другом правном лицу које је дужно да ове послове врши у складу са овим законом, својим актима и закљученим правним послом. У обављању послова са електронским документима примењују се одговарајући технолошки поступци и опрема који обезбеђују заштиту тих докумената, у складу са законом којим се уређује архивска грађа, прописима о канцеларијском пословању и међународним стандардима из области управљања документима.

Казнене одредбе

У случају да правно лице, односно предузетник рачуноводствене исправе, пословне књиге, финансијске извештаје и осталу пословну документацију не чува на начин и у роковима прописаним законима, предвиђене су новчане казне за правно лице и одговорно лице у правном лицу.

Уместо закључка

Државни органи, установе, друштва и остала правна лица обавезни су да усвоје Правилник о канцеларијском пословању и Листу категорија регистратурског материјала са роковима чувања. Сагласност на Правилник и Листу даје Историјски архив. Излучивање безвредног регистратурског материјала врши само архив, а по одобрењу архива материјал се може дати у прераду. Ако се пословна документација чува по основу више закона, рок чувања документације је за најдужи период чувања. Ниједно правно лице или предузетник не може самостално извршити излучивање безвредног регистратурског материјала и дати у прераду или на други начин уништити као отпад. Без обзира на то што су прошли рокови чувања пословне документације, правно лице мора испоштовати поступак излучивања описан у овом тексту.

 

Слика 1.

Слика 2.

Слика 3.

Слика 4.

Слика 5.

Слика 6.