Евиденција о члановима друштва са ограниченом одговорношћу

Изменама Закона о привредним друштвима уведени су нови институти и измењена постојећа решења, при чему је у овом тексту пажња посвећена изменама које се односе на регистрацију података и вођење евиденције о члановима друштва са ограниченом одговорношћу.

 

Подаци о лицима која се региструју

Према иновираном члану 9. и новом члану 9а Закона о привредним друштвима („Сл. гласник РС”, бр. 36/2011, 99/2011, 83/2014 – др. закон, 5/2015 и 44/2018 – у даљем тексту: Закон), који се примењују од 1. октобра 2018. године, лица која оснивају друштво и лица која му накнадно приступе, у друштву с ограниченом одговорношћу јесу чланови тог друштва. То могу бити физичка или правна лица која својства члана друштва стичу даном регистрације власништва над уделом у складу са прописима о регистрацији. Подаци о њима се региструју у складу са законом о регистрацији, а сагласно новом члану 9а Закона, при чему су подаци о лицима за која, по овом закону, постоји обавеза регистрације, а региструју се у складу са законом о регистрацији, и када се ради о друштвима са ограниченом одговорношћу:

1) за домаће физичко лице – лично име и јединствени матични број грађана;

2) за странца – лично име, број пасоша и држава издавања, односно лични број за странца, односно број личне карте странца и земља издавања;

3) за домаће правно лице – пословно име, адреса седишта и матични број;

4) за страно правно лице – пословно име, адреса седишта, број под којим се то правно лице води у матичном регистру и држава у којој је то лице регистровано.

Наведени подаци о лицима која се региструју уведени су у Закон новим чланом 9а због усаглашавања са Законом о заштити података о личности („Сл. гласник РСˮ, бр. 97/08, 104/09 – др. закон, 68/12 – УС и 107/12) и Закона о странцима, односно поступања по приговору Повереника за информације од јавног значаја и заштиту података о личности. Наиме, Законом о заштити података о личности прописано је да обрада података о личности није дозвољена, између осталог, и ако се обрада врши без законског овлашћења. Зато је овим новим чланом уведена одредба којом се уређују подаци о лицима за која постоји обавеза регистрације, сходно којој је установљено законско овлашћење за обраду тих података.

Евиденција података о адреси чланова друштва

Према члану 144. став 1. Закона, друштво са ограниченом одговорношћу (у даљем тексту: друштво) дужно је да води евиденцију о адреси коју сваки од чланова, сваки од сувласника удела и заједнички пуномоћник сувласника удела одреди као своју адресу за пријем поште од друштва и о којој обавести друштво, с тим да та лица као своју адресу за пријем поште могу да означе адресу за пријем електронске поште (евиденција података о члановима друштва).

Неколико назнака произлази из ових одредби. Конкретно:

1) Друштво мора да евидентира адресе:

– сваког од чланова (власника удела),

– сваког од чланова сувласника удела и

– сваког од заједничких пуномоћника сувласника удела.

2) Друштво евидентира адресу коју му достави свако од наведених лица, без обзира на то да ли на наведеној адреси станује или не, дакле битна је адреса о којој то лице обавести друштво.

3) Друштво може да евидентира:

– физичку адресу члана или

– његову адресу за пријем електронске поште.

У објашњењу ових одредби најпре треба појаснити да удео у друштву, осим једном члану, може да припада и већем броју лица, када је реч о сувласницима удела. Како се не би блокирао рад друштва у случају постојања сувласника удела, тј. како би се отклонили проблеми који могу да се појаве у погледу сазивања скупштине, гласања и др., прописано је да сувласници удела своја права гласа по основу удела остварују преко једног заједничког пуномоћника, о чијем идентитету су дужни да обавесте друштво. Према томе, то су лица за која се, поред власника удела, такође захтева евиденција адреса.

Као што се види, битно је да друштво од свих наведених лица (члан, сувласник, заједнички пуномоћник) добије аутентичну адресу која ће тим лицима служити за пријем поште од стране друштва (на пример приликом позивања чланова друштва на скупштину).

Ради спровођења ове законске одредбе потребно је да друштво учини две ствари:

1) Прво, друштво од сваког власника и сувласника удела, односно заједничког пуномоћника удела званично треба да затражи достављање његове доставне адресе. Тај захтев може имати следећи садржај:

 

Назив друштва: _____

Име и презиме члана/сувласника/пуномоћника: _____

Предмет: Захтев за пријаву адресе

 

Сходно члану 144. став 1. Закона о привредним друштвима, молимо да нам у писаној форми доставите Вашу адресу – име града, назив улице и кућни број – на коју ће Вам друштво достављати позиве за седницу скупштине и другу пошту.

Као адресу можете пријавити адресу становања или Вашу имејл-адресу, или неку другу адресу на коју желите да Вам друштво доставља пошту.

Напомињемо да је друштво дужно да води евиденцију искључиво о адреси коју као своју сами одредите и о којој обавестите друштво, а у супротном нећемо бити у могућности да вам достављамо пошту.

 

Директор

 

2) Друго, друштво треба да прикупи пријаве свих чланова/сувласника/пуномоћника и да формира досије њихових адреса. У прилогу дописа овим лицима друштво може да приложи и писану форму (формулар) пријаве адресе, како би сви чланови друштва, како физичка тако и правна лица, имали једнообразне пријаве. У пријави адресе треба да стоји назив града, улице и кућни број или имејл-адреса на коју члан жели да добија пошту од друштва. Пријава адресе обавезно мора да буде потписана.

Стога евиденција података о адресама може да буде збир пријава чланова или посебан листинг сачињен на бази пријава, али уз обавезно чување и пријава као изворних докумената.

Према ставу 3. у члану 144. Закона, обавештено лице – члан, сувласник и заједнички пуномоћник – дужно је да о својој адреси за пријем поште обавести друштво без одлагања. У случају промене пријављене адресе, члан, сувласник, односно заједнички пуномоћник сувласника обавештава друштво без одлагања, а најкасније у року од осам дана од дана наступања промене.

За тачност и благовременост уноса у евиденцију података о адресама чланова, сувласника и заједничких пуномоћника, одговара директор друштва, и то друштву и том лицу. О извршеном уносу или стању те евиденције директор издаје потврду на захтев уписаног лица.

Достављање поште на евидентиране адресе

Према иновираном ставу 4. у члану 144. Закона, достављање поште члановима, сувласницима и заједничким пуномоћницима друштва врши се на адресу из евиденције података о члановима друштва, а достављање се сматра извршеним даном слања препоручене пошиљке на ту адресу, односно даном слања електронске поште. Примена ове евиденције долази до изражаја приликом спровођења одредби члана 204. Закона, у којима се каже да се седница скупштине друштва сазива писаним позивом упућеним сваком члану друштва на адресу члана друштва из евиденције података о члановима друштва. Позив се сматра достављеним даном слања препоручене пошиљке поштом, осим ако је другачији начин позивања одређен оснивачким актом или се са другачијим начином позивања члан друштва писаним путем сагласио.

Позив за седницу доставља се сваком члану друштва најкасније осам дана пре дана одржавања седнице скупштине, осим ако је други рок предвиђен оснивачким актом.

Чување евиденције о адресама

Према члану 240. став 1. Закона, друштво, између осталог, чува и евиденцију о адресама директора и чланова надзорног одбора и евиденцију о адресама чланова друштва. Друштво је дужно да ова документа чува у свом седишту или на другом месту које је познато и доступно свим члановима друштва, и то најмање пет година, након чега се она чувају у складу са прописима о архивској грађи.