Евиденције у области рада и обавеза послодавца да запосленом достави податке о обрачуну исплаћених и доспелих, а неисплаћених зарада

У тексту који је пред вама наводимо све евиденције које се воде у области рада и посебно разматрамо обавезу послодавца да запосленом достави податке о обрачуну исплаћених и доспелих, а неисплаћених зарада

 

ЕВИДЕНЦИЈЕ У ОБЛАСТИ РАДА

 Законом о евиденцијама у области рада („Сл. лист СРЈˮ, бр. 46/96 и „Сл. гласник РСˮ, бр. 101/05 – др. закон и 36/09 – др. закон) уређује се врста, садржај и начин прикупљања, обраде, коришћења и заштите података из евиденција у области рада.

Одредбом члана 2. Закона о евиденцијама у области рада установљене су следеће евиденције:

– евиденција о запосленим лицима;

– евиденција о слободним радним местима;

– евиденција о незапосленим лицима;

– евиденција о зарадама запослених лица;

– евиденција о понудама страних послодаваца за запошљавање грађана у иностранству;

– евиденција о запосленима на раду у иностранству;

– евиденција о запосленим и незапосленим страним држављанима и лицима без држављанства (у даљем тексту: странцима);

– евиденција о корисницима права инвалидског осигурања.

Евиденцију о запосленим лицима, зарадама запослених лица, запосленим на раду у иностранству, запосленим странцима, као и корисницима права инвалидског осигурања воде послодавци (правна лица, предузетници и физичка лица). Ове и остале евиденције на нивоу Републике Србије воде одређени државни органи и организације, органи јединица локалне самоуправе.

Члан 4. Закона о евиденцијама у области рада прописује да се прикупљање, коришћење и заштита података на основу овог закона обавља у складу са Законом о заштити података о личности.

Будући да је заштита података о личности лица утврђена одредбама Устава Републике Србије („Сл. гласник РСˮ, бр. 98/06 – даље: Устав) и Закона о заштити података о личности („Сл. гласник РСˮ, бр. 97/08, 104/09 – др. закон, 68/12 – одлука УС и 107/12, у даљем тексту: Закон), као и да се сагласно одредби члана 42. ст. 2. Устава прикупљање, држање, обрада и коришћење података о личности уређују законом, то значи да се послодавци приликом прикупљања, држања, обраде и коришћења података о личности морају стриктно придржавати одредби Устава Републике Србије, Закона о заштити података о личности, као и одредаба Закона о евиденцијама у области рада.

 

Законом о евиденцијама у области рада дефинише се садржај и начин вођења евиденција у области рада и то:

 

1) евиденција о запосленим лицима која садржи:

– презиме и име;

– матични број;

– пол;

– датум и место рођења (место, општина, република, држава);

– пребивалиште и адресу стана;

– место рада (место, општина, република, држава);

– назив и адресу послодавца;

– делатност послодавца;

– занимање;

– врсту и степен стручне спреме;

– оспособљеност за обављање одређених послова;

– назив радног места;

– радно време – у часовима (недељно);

– трајање запослења и врсте послова до ступања на рад код послодавца;

– врсту радног односа (на одређено или неодређено време, по уговору о повременим или привременим пословима, по уговору о улагању страног лица);

– основ упућивања на привремени рад у иностранство (извођење инвестиционих радова, пословно-техничка сарадња и др.) и трајање рада;

– назив послодавца код кога је запослено лице у допунском раду;

– да ли је запослено лице заинтересовано за промену посла;

– да ли је инвалид рада или уживалац пензије;

– податке о осигураним члановима породице;

– податке о коришћењу права за време привремене неспособности или спречености за рад;

– податке о трајању плаћеног одсуства због смањења пословања;

– датум заснивања радног односа;

– датум престанка радног односа;

– разлог престанка радног односа.

2) евиденција о зарадама запослених лица која, поред основних података о запосленом лицу који се воде у евиденцији о запосленим лицима, садржи и:

(1) Податке о радном времену и његовом коришћењу:

(а) могући број часова са пуним радним временом и радним временом краћим од пуног радног времена;

(б) укупно остварени часови са пуним радним временом и радним временом краћим од пуног радног времена (пуно и скраћено радно време), од тога:

– могући број часова са пуним радним временом и радним временом краћим од пуног радног времена;

– часови обуставе рада због штрајка;

(в) укупно неизвршени часови, од тога:

– часови годишњег одмора;

– часови одмора за дане државних празника;

– часови одсуства са рада уз накнаду зараде;

– часови за стручно оспособљавање и усавршавање;

– часови привремене неспособности или спречености за рад;

(г) неизвршени часови за које се прима накнада зараде на терет других послодаваца;

(д) укупно неизвршени часови за које се прима накнада зараде из средстава организација за здравствено осигурање:

– часови привремене неспособности или спречености за рад;

– часови породиљског одсуства и скраћеног радног времена родитеља са дететом;

(ђ) неизвршени часови за које се прима накнада зараде;

(е) часови рада дужег од пуног радног времена;

 

(2) Податке о бруто заради:

(а) исплаћена бруто зарада:

– за рад са пуним и скраћеним радним временом;

– за рад дужи од пуног радног времена;

(б) бруто зарада запосленог лица;

(в) лична примања послодавца из добити;

(г) исплаћена нето зарада:

– за рад са пуним и скраћеним радним временом;

– за рад дужи од пуног радног времена;

(д) накнада нето зараде из средстава других послодаваца:

– накнада нето зараде за време привремене неспособности или спречености за рад;

– остале накнаде нето зараде из средстава других послодаваца;

(ђ) накнада нето зараде на терет других послодаваца;

(е) нето примања запосленог лица:

– солидарна помоћ;

– отпремнина;

– јубиларне награде;

– регрес за годишњи одмор;

– одвојен живот;

– теренски додатак;

– остало.

 

(3) Податке о пословима радног места које је запослено лице обављало, а за које се радни стаж рачуна са увећаним трајањем:

– број часова рада на пословима радног места за које се радни стаж рачуна са увећаним трајањем;

– број часова рада на пословима радног места на којима се радни стаж рачуна са увећаним трајањем на основу посебног својства осигураника;

– стопа увећања.

3) евиденција о корисницима права инвалидског осигурања садржи:

– презиме и име;

– матични број;

– пол;

– датум и место рођења;

– пребивалиште и адресу стана (место, општина, република);

– занимање;

– врсту и степен стручне спреме;

– основ осигурања;

– датум признавања права;

– датум почетка остваривања права;

– врсту права која се остварују;

– датум престанка права.

Прикупљање, обрада и начин коришћења и заштите података из евиденција у области рада и казнене одредбе везане за вођење евиденција у области рада

За напред наведене евиденције у области рада Законом о евиденцијама у области рада, предвиђено је да се воде уношењем података у картотеке, књиге, обрасце, средства за аутоматску обраду података и других средстава за вођење евиденција.

 С обзиром на садашње стање коришћења средстава електронске обраде података потребно је усагласити програме за вођење кадровске евиденције запослених и обрачуна зараде запослених са Законом о евиденцијама у области рада.

 Чланом 48. Закона о евиденцијама у области рада, констатује се да се вођењем ових евиденција обезбеђују подаци за систем статистичких истраживања и јединствени информациони систем у области запошљавања и организације за социјално осигурање и запошљавање, као и за потребе државних органа приликом вођења економске и социјалне политике.

 Сходно напред изнетом, послодавац има законско овлашћење за обраду, између осталих, и података о деци и супружнику запосленог уколико се ради о осигураним члановима породице, а у сврху пријаве на обавезно здравствено осигурање.

Односно, за обраду података о личности садржаних у евиденцијама у области рада, послодавац, према одредби члана 8. ст. 1. тач. 1) Закона о заштити података о личности, има законско овлашћење садржано у наведеним одредбама Закона о евиденцијама у области рада.

 Законско овлашћење за обраду података о личности запослених од стране послодаваца садржано је и у другим позитивним прописима у области рада и радних односа (Закону о раду – „Сл. гласник РСˮ, бр. 24/05, 61/05, 54/09, 32/13 и 75/14, Закону о безбедности и здрављу на раду – „Сл. гласник РСˮ, бр. 101/05 и др.).

 Чланом 50. закона предвиђена је новчана казна за правно лице у износу 500.000– 1.000.000, односно за предузетника у износу од 300.000–500.000 ако не воде или по прописаним методолошким принципима ако не воде евиденције у области рада.

Иста казна предвиђена је и ако неуредно воде наведене евиденције.

 

Закључно разматрање

С обзиром на садашњи ниво функционисања Централног регистра обавезног социјалног осигурања и обједињене наплате пореза и доприноса по одбитку, а на основу одредаба Закона о централном регистру стекли су се услови за измену Закона о евиденцијама у области рада или његово потпуно укидање.

 Напред наведену констатацију поткрепљујемо констатацијом да Централни регистар обавезног социјалног осигурања 90%, ако не и више, садржи податке које Закон о евиденцијама у области рада прописује послодавцима да их воде у посебним картотекама, књигама, обрасцима, средствима за аутоматску обраду података и друга средства за вођење евиденција.

 Ако погледамо да је последња измена Закона о евиденцијама у области рада вршена 2009. године, дакле, пре више од 7 година и да је у међувремену пуно тога урађено у обједињавању и вођењу података у области рада преко Централног регистра обавезног социјалног осигурања чија је имплементација 2009. била у повоју.

  

ОБАВЕЗА ПОСЛОДАВЦА ДА ЗАПОСЛЕНОМ ДОСТАВИ ПОДАТКЕ О ОБРАЧУНУ ИСПЛАЋЕНИХ И ДОСПЕЛИХ, А НЕИСПЛАЋЕНИХ ЗАРАДА

 

На основу члана 121. ст. 8. Закона о раду, министар за рад, запошљавање, борачка и социјална питања, 22. августа 2014. под бројем 110-00-00166/2014-02 донео је Правилник о садржају обрачуна зараде, односно накнаде зараде којим се прописује садржај обрачуна зараде, односно накнаде зараде.

 Одредбама члана 2. Правилника о садржају обрачуна зараде, односно накнаде зараде прописано је да обрачун зараде, односно накнаде зараде садржи следеће:

1) податке о послодавцу правном лицу:

– назив;

– седиште (адреса);

– ПИБ;

– матични број;

– број рачуна и назив банке код које се рачун води;

 

2) податке о послодавцу предузетнику:

– пословно име;

– седиште (адреса);

– ПИБ;

– матични број;

– број рачуна и назив банке код које се рачун води;

 

3) податке о физичком лицу:

– име и презиме;

– адреса;

– ЈМБГ;

– број рачуна и назив банке код које се води рачун;

 

4) податке о запосленом:

– име и презиме;

– адреса;

– ЈМБГ;

– назив банке и број рачуна на који се исплаћује зарада, односно накнада зараде;

 

5) податке о периоду на који се односи обрачун;

– месец, односно период на који се односи зарада;

– део или коначан обрачун зараде, односно обрачун накнаде зараде;

 

6) податке потребне за обрачун зараде, односно накнаде зараде, као и доприноса за обавезно социјално осигурање и пореза у складу са законом, као и износ зараде односно накнаде;

7) датум одређен за исплату зараде, односно накнаде зараде (датум доспелости).

 

Подаци потребни за обрачун садрже следеће:

(а) остварене часове рада, односно друге податке од којих зависи износ зараде, и то:

– часове редовног рада према распореду радног времена;

– часове рада на дан празника који је нерадни дан;

– часове рада ноћу;

– часове прековременог рада;

– часове рада у смени;

– друге часове рада остварене у складу са чланом 108. ст. 4. Закона о раду;

(б) часове приправности;

(в) часове за које запослени остварује право на накнаду зараде – с посебно исказаним часовима:

– годишњег одмора;

– привремене спречености за рад до 30 дана;

– привремене спречености за рад у случају повреде на раду или професионалне болести;

– празника који је нерадни дан;

– плаћеног одсуства;

– војне вежбе;

– одазивања на позив државног органа;

– породиљског одсуства и одсуства са рада ради неге детета;

– часове одсуства са рада до којих је дошло без кривице запосленог или услед других околности за које запослени није одговоран;

– за време прекида рада до кога је дошло наредбом надлежног државног органа или надлежног органа послодавца због необезбеђивања безбедности и заштите живота и здравља на раду, која је услов даљег обављања рада без угрожавања живота и здравља запослених и других лица;

– у којима запослени не ради због других оправданих разлога одређених законом, другим прописом или колективним уговором;

– удаљења са рада због непоштовања радне дисциплине, односно повреде радне обавезе и др.;

– одсуства са рада услед привремене спречености за рад преко 30 дана, осим у случају привремене спречености за рад у случају повреде на раду или професионалне болести;

(г) часове за које запослени не прима накнаду – с посебно исказаним часовима:

– неплаћеног одсуства;

– неоправданих изостанака;

(д) износ зараде за обављени рад и време проведено на раду, и то:

– износ основне зараде на основу остварених часова рада (часове редовног рада према распореду радног времена, часове рада на дан празника који је нерадни дан, часове рада ноћу, часове прековременог рада, часове рада у смени, друге часове рада остварене у складу са чланом 108. ст. 4. Закона о раду);

– износ увећане зараде, на основу остварених часова рада и то: часове редовног рада према распореду радног времена, часове рада на дан празника који је нерадни дан, часове рада ноћу, часове прековременог рада, часове рада у смени, друге часове рада остварене у складу са чланом 108. став 4. Закона о раду и часови приправности;

– износ зараде за радни учинак;

(ђ) износ зараде по основу доприноса запосленог пословном успеху послодавца (награде, бонуси и сл.);

(е) износ накнаде трошкова који имају карактер зараде (топли оброк, регрес и др.);

(ж) износ осталих примања из радног односа која имају карактер зараде, односно накнаде зараде;

(з) износ накнаде зараде на основу часова из тачке в) овог члана, са посебно исказаном накнадом зараде, која се обезбеђује из средстава обавезног здравственог осигурања, у складу са законом којим се уређују права из обавезног здравственог осигурања;

(и) износ зараде, односно накнаде зараде по основима из тач. д–з) овог члана;

(ј) врсту, основицу, стопу и износ доприноса за обавезно социјално осигурање на зараду, односно накнаду зараде, које је послодавац дужан да обрачуна и уплати у име и у корист запосленог (доприноси из зараде), и то:

– за пензијско и инвалидско осигурање;

– за здравствено осигурање;

– за осигурање за случај незапослености;

(к) стопу пореза, износ пореске олакшице за плаћање пореза на зараду, основицу за плаћање пореза на зараду и износ пореза на зараду;

(л) износ зараде, односно накнаде зараде без износа припадајућих доприноса и пореза (нето), по основама из тач. ј) и к) овог члана;

(љ) врсту, основицу, стопу и износ доприноса за обавезно социјално осигурање на зараду, односно накнаду зараде, које је послодавац дужан да обрачуна и уплати у своје име, а у корист запосленог (доприноси на зараду), и то:

– за пензијско и инвалидско осигурање;

– за здравствено осигурање;

– за осигурање за случај незапослености;

(м) износ и врсту обустава;

(н) утврђени нето износ за исплату, тј. износ зараде, односно накнаде зараде без припадајућих доприноса и пореза умањен за износ обуставе;

(њ) износ зараде, односно накнаде зараде која није исплаћена или није исплаћена у целости, уз назнаку дана доспелости ако на тај дан зарада, односно накнада зараде није исплаћена.

 Основна сврха Правилника о садржају обрачуна зараде, односно накнаде зараде је да дефинише садржај платног листића, тако да он мора садржати одређене податке о послодавцу, запосленом, као и све потребне податке који су коришћени у обрачуну зараде.

 Ово је неопходно да би платни листић, сходно члану 121. ст. 6. Закона о раду, могао да представља извршну исправу на основу које запослени може да оспори законитост обрачуна, односно тражи извршење за случај неисплате зараде, односно накнаде зараде.

 Послодавац је дужан да при свакој исплати зараде, односно накнаде зараде достави запосленом платни листић чији пријем запослени потписује.

 Платни листић послодавац може да пошаље запосленом путем е-маила и уз потврђен пријем сматра се да је запослени добио платни листић.

 Поред доставе платног листића при исплати зараде, односно накнаде зараде, послодавац је дужан, за случај доспелости зараде, односно накнаде зараде која није исплаћена (најкасније до краја текућег месеца за претходни месец), да изврши обрачун зараде и на основу таквог обрачуна достави запосленом одговарајући платни листић, и у том случају уз платни листић обавезно иде обавештење да исплата зараде, односно накнаде зараде није извршена, уз навођење разлога зашто исплата зараде, односно накнаде зараде није исплаћена. У овом случају се платни листић и обавештење обавезно печатирају и потписују од стране послодавца.

 Да би запослени могао у овом случају да тражи принудно извршење зараде, односно накнаде зараде потребно је да су испуњени следећи услови:

– да зарада, односно накнада зараде није исплаћена, односно да је протекао рок исплате (последњи дан текућег месеца за претходни месец);

– да платни листић као извршна исправа, садржи све елементе прописане Правилником о садржају обрачуна зараде, односно накнаде зараде;

– да се неисплаћена зарада, односно накнада зараде односи на период од септембра 2014. године.

Неисплаћене зараде из периода пре септембра 2014. запослени може потраживати преко надлежног суда у парничном поступку.

 У пракси је присутна дилема у вези са попуном платног листића и његовог садржаја.

 Дилема је да ли запосленом послодавац треба да доставља платни листић са свим могућим елементима који се теоретски могу појавити при обрачуну, без обзира на то што 90% елемената није ушло у обрачун, или се на платном листићу могу приказати само они елементи који директно учествују у обрачуну.

 

Пример 1:

Дилема је када запослени нема прековремени рад да ли се на платном листићу приказује прековремени рад са нулама или се уопште не приказује.

 

Пример 2:

Дилема је када у месецу обрачуна немамо државни празник, да ли се он приказује попуњен нулама или се уопште не приказује тог месеца на платном листићу.

 

Пример 3:

Дилема је да ли се током целе године приказују подаци о годишњем одмору са нулама, а у време када се не користи годишњи одмор, или се годишњи одмор приказује као елемент обрачуна само за време коришћења годишњег одмора.

  

Наше мишљење по овој дилеми је да послодавац треба свим запосленима да подели празан платни листић са свим могућим елементима који су утврђени Правилником о садржају обрачуна зараде, односно накнаде зараде, уз потпис радника и на тај начин упозна запослене шта све може да улази у обрачун зараде, односно накнаде зараде.

Овај поступак треба применити и приликом сваког новог запошљавања.

 После упознавања запослених са комплетним садржајем свих могућих елемената обрачуна зараде, односно накнаде зараде, приликом исплате зараде, односно накнаде зараде запосленом се даје платни листић са свим елементима који су учествовали у обрачуну зараде, односно накнаде зараде.