Међу новим обавезама које су установљене доношењем новог Закона о јавним набавкама, у овом тексту покушаћемо да укажемо на која питања треба обратити посебну пажњу код сачињавања новог акта који се зове извештај о извршењу плана набавки за претходну буџетску годину
Правни основ за доношење Извештаја о извршењу плана набавки за претходну буџетску годину проналазимо у члану 51. ст. 7. Закона о јавним набавкама („Сл. гласник РС”, бр. 124/12 од 29. 12. 2012, у даљем тексту: Закон). Наведеном законском одредбом прописано је да је наручилац дужан да до 31. марта текуће године сачини извештај о извршењу плана за претходну годину. Наравно, овде законодавац мисли на претходну буџетску годину. Истом одредбом утврђена је обавеза достављања наведеног извештаја двема најважнијим институцијама у систему јавних набавки, а то су Управа за јавне набавке и Државна ревизорска институција. У томе се и огледа могућност контролне функције ових органа да када приме извештај о реализацији плана набавки за претходну годину, овај документ анализирају и уколико уоче одређене неправилности покрену одговарајуће процедуре. Прописан је и начин достављања овог извештаја, па се он мора доставити искључиво у електронској форми и то на е-адресу plan@ujn.gov.rs.
Одредбом члана 51. ст. 8. Закона прописано је да ће форму и садржину извештаја о извршењу плана ближе уредити Управа за јавне набавке. С тим у вези, Управа је припремила посебан подзаконски акт који треба користити приликом сачињавања извештаја о реализацији плана набавки. Тај подзаконски акт се зове Правилник о форми и садржини плана набавки и извештаја о извршењу плана набавки („Сл. гласник РС”, бр. 29/2013 од 29. 3.2013, у даљем тексту: Правилник), а њиме је ближе уређена форма и садржина плана набавки, као и извештаја о извршењу самог плана.
Наиме, извештај о извршењу плана набавки за претходну буџетску годину треба да садржи следеће податке:
1) основне податке о самом наручиоцу за који се извештај сачињава;
2) податке о првобитно планираној набавци;
3) податке о изменама првобитно планиране набавке, ако их је било;
4) разлог и оправданост измене првобитно планиране набавке;
5) податке о закљученом уговору или закљученим уговорима по основу планиране набавке;
6) анализе и препоруке за унапређење система планирања;
7) друге податке и напомене који су од значаја за процес извршења плана набавки.
За израду извештаја о извршењу плана набавки за претходну буџетску годину користићемо софтвер који је, поред осталог, и за то намењен, а који је постављен на Порталу Управе за јавне набавке 20. јануара 2014. године. На Порталу је ова алатка именована као софтвер за планирање набавки и квартално извештавање, али када се прочита његово детаљно упутство лако се може установити да сâм софтвер има вишеструку намену. Наиме, софтвер ће се користити за израду и достављање планова набавки, затим за измене и допуне планова набавки, за извештај о извршењу плана набавки, евиденцију уговора и других података у вези с кварталним извештавањем о јавним набавкама, као и евиденцију података о поступцима набавки на које се Закон не примењује.
У софтвер се обавезно морају унети подаци у сва поља која су исписана масним словима (болдована). Подаци се уносе ћириличним писмом, а само на одређеним местима где је то нужно (на пример, код појединих назива) могу се унети латиничним. По завршетку једног посла, односно једне целине за коју сте уносили податке (нa пример, унос података за наручиоце), пожељно је да увек затворите форму за унос у којој сте претходно радили пре него што изаберете неку другу форму, односно други посао у структури менија у софтверу.
На свакој форми постоји могућност да сачувате податке које сте уносили притиском на опцију „сачувати”, али исто тако можете одустати од уноса притискањем дугмета „не чувати”. Поништавање измене података може се обавити и притиском на тастер „Еsc” на тастатури.
На располагању вам је и неколико опција које се односе на штампање извештаја који сте обрадили. Притиском на дугме за штампу, тражени извештај неће одмах бити послат у штампу, већ ће прво бити приказан само на екрану монитора, а тек након његовог приказа на екрану можете заиста и одштампати тај извештај.
У кратком прегледу поступака за сваки поступак могу се променити подаци које је дозвољено мењати кроз извршење плана, а осим тога потребно је унети и ажурирати статус поступка. Податке о извршењу можете ажурирати у сваком тренутку током трајања буџетске године, што значи увек кад се јави оправдана потреба за изменом или када желите да ажурирате податке о статусу неког поступка. Ажурирање статуса поступка је обавезно. Извештај о извршењу садржи податке о поступцима, изменама поступака, као и податке о закљученим уговорима.
Приликом попуњавања података о наручиоцу потребно је да у апликацију унесете следеће податке:
– назив наручиоца;
– улицу и број;
– поштански број;
– место;
– општину;
– особу за контакт (коју ће контактирати службеници из Управе за јавне набавке уколико нешто није у реду са извештајем или је потребно нешто допунити, односно изменити);
– телефон за контакт;
– овлашћено лице;
– одговорно лице и
– име и презиме службеника за јавне набавке.
Службеник за јавне набавке је лице које је запослено на пословима јавних набавки и које је положило испит за службеника за јавне набавке. Службеник који је положио испит о томе је стекао сертификат, о чему евиденцију води Управа за јавне набавке. Уколико наручилац нема службеника који је положио испит и стекао сертификат за службеника за јавне набавке, у ову рубрику се може уписати име особе која по систематизацији радних места наручиоца обавља послове јавних набавки.
Код уписивања назива наручиоца обавезно треба унети скраћеницу назива наручиоца, при чему она може имати максимално десет латиничних слова, а користи се при креирању имена датотеке која се касније шаље Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији. Ако се унесе ћирилична скраћеница, софтвер ће је аутоматски конвертовати у латиничну без слова ћ, ч, ш, ђ. Код скраћенице не треба користити никакве специјалне знаке као што су наводи, размак, зарез, косе црте и слично.
У овом делу апликације омогућен је и унос података о организационој јединици наручиоца, односно податак о крајњем кориснику уговора о јавној набавци. Ова опција је предвиђена имајући у виду да постоје и они наручиоци код којих једна организациона јединица покреће и спроводи јавну набавку, а друга се појављује као крајњи корисник самих добара, услуга или радова из предметног уговора о јавној набавци.
Податке о првобитно планираној набавци преузимате из самог плана набавки, а то су подаци који говоре о:
– редном броју набавке у плану;
– пуном називу набавке;
– врсти поступка (отворени, рестриктивни, преговарачки поступак, поступак јавне набавке мале вредности и сл.);
– процењеној вредности јавне набавке;
– вредности јавне набавке из финансијског плана у планској години наручиоца;
– оквирном датуму покретања поступка;
– оквирном датуму закључења уговора, и
– планираном оквирном датуму потпуног извршења уговора.
Потом се уносе подаци о изменама првобитно планиране набавке ако их је било. Већ смо истакли да је измене потребно благовремено ажурирати током буџетске године како се не би догодило да дође до пропуста у ажурирању података. На тај начин ће извештај о извршењу плана бити потпун, са смањеном вероватноћом грешке или непотпуности података, те ће бити благовремено формиран и послат на адресу Управе за јавне набавке и Државне ревизорске институције.
Овде се поставља питање шта је кроз извештај о извршењу плана дозвољено променити. Наручилац заправо може променити неке податке о поступку, а да тиме не прекрши круту одредбу члана 51. Закона која тачно предвиђа у којим се ситуацијама може изменити план набавки. У члану 5. Правилника прописано је да се подаци о измени врсте поступка јавне набавке, основу за изузимање од примене закона, промени оквирних датума за покретање поступка, промени оквирних датума за закључење и извршење уговора не сматрају изменама плана набавки, већ се приказују кроз извештај о извршењу плана.
То значи да ако је наручилац, на пример, спровео планирани отворени поступак јавне набавке канцеларијског материјала и након отварања понуда и њихове стручне оцене утврдио да су му све понуде неприхватљиве (садрже битан недостатак), наручилац из овог примера доноси одлуку о обустави поступка, будући да се нису стекли законски услови за доношење одлуке о додели уговора, а имајући у виду чињеницу да није добио ниједну прихватљиву понуду. Након окончања тог отвореног транспарентног поступка, када одлука о обустави постане коначна, наручилац из овог примера стиче правну могућност да на основу члана 35. ст. 1. тач. 1) Закона покрене нови поступак и то преговарачки поступак са објављивањем позива за допуну понуда из претходног неуспелог транспарентног поступка. У том случају, наручилац покреће преговарачки поступак који није предвиђен планом јавних набавки. Иако се предвиђеност набавке и средстава у плану појављују као један од неопходних услова, овај услов предвиђености надоместиће се у извештају о извршењу плана у ком ће бити описано да је претходно био предвиђен отворени поступак, па будући да он није успео наручилац је у складу са Законом покренуо преговарачки поступак са објављивањем позива за подношење понуда. На тај начин се кроз извештај о извршењу плана јасно виде првобитно планирање, као и одступање, односно измена података од првобитно планираних.
На исти начин може се догодити да се потреба за неком набавком појави пре или касније него што је то наведено плану. И такви подаци се, такође, могу приказати у извештају о реализацији плана. Слично важи и за измену правног основа за изузеће од примене закона. Сви правни основи за изузеће од примене закона обухваћени су чланом 7. и чланом 39. ст. 2. Закона. Уколико се догоди да наручилац има потребу за изменом правног основа за изузеће, тај податак може ажурирати у плану набавки на које се закон не примењује и све то приказати кроз извештај о реализацији плана.
У извештају о реализацији плана евидентирају се и подаци о закљученим уговорима. Да бисте успешно приказали те податке потребно је да податке из плана повежете с подацима из кварталних извештаја о закљученим уговорима. У извештају о извршењу плана биће приказани подаци за оне набавке из уговора који су из поступка јавних набавки, осим уговора који су из поступка јавне набавке мале вредности.
Када је реч о подацима за јавне набавке мале вредности и набавке на које се Закон не примењује, у извештају треба приказати само податке о томе да је уговор закључен, годину и квартал у ком је закључен.
На самом крају израде извештаја, цела датотека се повезује са анализом и препорукама за унапређење система планирања. Препоруке су врло битне имајући у виду да је реч о првој години у којој имамо обавезујућу форму и садржину плана набавки, као и првој години извештавања о реализацији плана као потпуно новом документу у систему јавних набавки.
С тим у вези, кроз њихову примену треба сагледати недостатке и пропусте на овај начин осмишљеног планирања и евидентирања промена у плану, те кроз препоруке дати предлоге за додатно унапређење самог система планирања.