Како донети квалитетан правилник о организацији и систематизацији послова и избећи најчешће грешке

У детаљном упутству како да се сачини квалитетан правилник, које је дато у овом тексту, наведени су обавезни и необавезни елементи правилника, као и које недоумице послодавци могу имати у пракси приликом израде новог или промене постојећег правилника и како да их реше.

Правилник о организацији и систематизацији послова у Закону о раду („Сл. гласник РС”, бр. 24/05, 61/05, 54/09, 32/13, 75/14 и 13/17) први пут се помиње у члану 24. став 1, где се као општи услов за заснивање радног односа наводи навршених 15 година живота, а затим се наводи да је за заснивање радног односа потребно испунити и друге услове за рад на одређеним пословима, утврђене Законом, односно овим правилником.

Обавеза доношења правилника не односи се на послодавца који има 10 и мање запослених. Дакле, послодавци који имају 11 или више запослених, дужни су да имају овај правилник, који се у пракси често назива и „систематизација”. За тумачење термина „запослени” треба погледати члан 5. став 1. Закона о раду, који наводи да је запослени физичко лице које је у радном односу код послодавца, док члан 30. став 1. прописује да се радни однос заснива уговором о раду. Закључује се да правилник мора да усвоји онај послодавац који има 11 или више лица са закљученим уговором о раду. Лица која имају закључен уговор о делу, уговор о привременим и повременим пословима, уговор о правима и обавезама директора, уговор о допунском раду, ауторски уговор или било који други уговор ван радног односа, једноставно се не узимају у обзир приликом квалификације послодавца за обавезу доношења правилника.

Код немалог броја послодаваца јавља се дилема да ли се при рачуници узимају у обзир и запослени који су у радном односу на одређено време. Одговор је потврдан јер члан 31. став 1. Закона о раду наводи да се уговор о раду може закључити на неодређено или одређено време, те се и запослени на одређено време рачунају када је у питању обавеза доношења правилника.

Послодавац који има 10 запослених и ангажује једанаестог, дужан је да без одлагања донесе предметни правилник. Наравно, сваки послодавац има право да усвоји овај општи акт, без обзира на то колико лица има у радном односу. Он је врло користан из више разлога који ће бити изложени у наставку текста, те га не треба априорно избегавати у случају кад послодавац нема законску обавезу да га донесе.

Често се у пракси јавља једна велика дилема налик оној добро познатој са кокошком и јајетом. Дилема се тиче ситуације у којој послодавац први пут доноси правилник, а већ има разрађен систем пословања и организације, структуру и устаљен систем услова за ангажовање и рад запослених. Дакле, питање је да ли при доношењу правилника послодавац само треба да „преслика” услове из постојећих уговора о раду (у којима су прописани називи и описи послова итд.) или је потребно да на систематичан начин регулише сва неопходна питања овим правилником и затим да анексира уговоре о раду запослених тамо где је то потребно. Изненађујуће је да униформан одговор не постоји. Све зависи од конкретне ситуације код послодавца.

Што се садржаја правилника тиче, Закон о раду то врло кратко и једноставно наводи у члану 24. став 2: „Правилником се утврђују организациони делови код послодавца, назив и опис послова, врста и степен захтеване стручне спреме, односно образовања и други посебни услови за рад на тим пословима, а може да се утврди и број извршилаца.”

У наведеном члану се одмах уочава разлика између две врсте елемената: обавезни (сви наведени, осим броја извршилаца) и опциони елементи правилника (број извршилаца). Поред ова два, нико не брани послодавцу да унесе и друге елементе које жели да пропише. Само треба водити рачуна о целисходности тих додатних (неименованих) елемената правилника, тј. да њихово прописивање оваквим општим актом има смисла.

После инвокације (да се правилник доноси на основу члана 24. Закона о раду, те пословно име и седиште послодавца, његов матични број, место и датум доношења правилника) и наслова општег акта, први члан који треба саставити јесте члан који наводи предмет правилника, тј. шта се њиме прописује. Минимум елемената (услова) који морају да се пропишу управо су горенаведени обавезни услови из Закона. Све додатне елементе које послодавац жели да има, такође је потребно навести у том првом члану. У њему пак не треба наводити ствари које неће бити прописане правилником (Изненађење је колико често се може видети да се све и свашта паушално наводи у првом члану, а да то у наставку правилника уопште не постоји!).

Само име правилника о организацији и систематизацији приказује два генерална дела овог општег акта. Савет је да се правилником прво пропише организација, а да се затим пређе на нормирање систематизације.

Организацију уређује послодавац по својој вољи. У питању је готово безгранична слобода и могућност безброј варијанти организације пословања, што увек и зависи од сваког конкретног случаја. Организација именује организационе делове код послодавца (ако исти постоје) и њихове делокруге, циљеве и правила, за сваки понаособ. У наредном делу уследиће пар кратких примера, сумарно наведених. Ако је у питању послодавац чија је делатност производња безалкохолног пића, који у свом асортиману има више типова пића, организација би могла да се базира управо на тим различитим пићима и то тако што се у правилнику наводи да је обављање делатности послодавца подељено на организациони део производње пића А, организациони део производње пића Б и организациони део производње пића В. Наравно да готово увек постоје и заједнички делови, које чине рецимо директор, секретар, руководилац службе људских ресурса, руководилац службе финансија, књиговођа, возач, чистач и томе слично. Они се могу подвести под организациони део „Заједнички послови” или „Централа” и томе слично.

Други пример организације може бити локацијски оријентисан. Ако је основна делатност послодавца продаја на велико, при чему се његове пословне јединице налазе у Крагујевцу, Нишу и Суботици, организација може бити структурирана баш по овим местима.

Уколико је послодавац више пројектно оријентисан (најчешће су у питању недобитне организације, невладине организације, али то могу бити и рецимо грађевинске компаније итд.), организација може да се подели по пројектима.

У правилнику је потребно описати делатност сваког организационог дела. Након тога, ако послодавац жели, може одмах да наведе називе послова који спадају у сваки од организационих делова. Разматрајући поново горепоменути пример, у организационом делу производње пића А обављају се рецимо следећи послови: 1. технолошки директор производње пића А; 2. лаборант у производњи пића А; 3. радник на пакерици пића А; 4. чувар постројења производње пића А и тако даље. Вероватно би слични послови били заступљени и у производњи пића Б и В, па је зато потребно да у сваком организационом делу сваки од послова у наслову послова носи име односног пића. Ово ће касније знатно олакшати евентуални процес решавања вишка запослених, ако до тога дође, јер се јасно раздвајају послови по организационим деловима. На пример, ако дође до потребе за оцењивањем рада запослених на пословима где се смањује број извршилаца – послодавац не мора да оцењује сваког лаборанта у компанији, већ ако се смањује број извршилаца у производњи пића Б, оцењиваће се само рад 2 лаборанта која раде у организационом делу производње пића Б.

Нема сметњи да послодавац овим правилником прокламује и неке основне принципе којих запослени морају да се држе у раду, као што су рецимо: да је запослени дужан да савесно обавља послове на којима ради, да рационално користи оруђа и средства рада, да се придржава прописаног радног времена, да се према имовини послодавца односи са пажњом доброг домаћина, да чува углед послодавца итд. Наравно, овде се не ради о прописивању одговорности запослених за непоштовање радне дисциплине, јер се то уређује уговором о раду и правилником о раду.

У делу који се тиче организације пословања треба уредити и односе између разних организационих делова, али и начин руковођења. Овде до изражаја долази тзв. „врх пирамиде”, односно руковођење послодавцем од стране директора и евентуално вишег менаџмента. Потребно је да се пропише начин руковођења од стране директора, а ако постоји више директора, потребно је да се опише и њихов пословни однос на кохерентан и јасан начин, као и делокруг овлашћења, сарадња и (не)самосталност у одлучивању. Исто може да се уреди и у погледу вишег менаџмента (у примеру са производњом безалкохолног пића то би били руководиоци наведена 3 сектора), али не треба превише залазити у детаље јер ће се структура одговорности у остатку „пирамиде” решити и систематизацијом послова.

Након утврђене организације следи прописивање систематизације. Послодавци у пракси најчешће прво приказују организациону шему у овом делу правилника, тако што је једна страна истог практично посвећена слици, тачније шеми на којој је приказана структура послова код послодавца, са директором на врху, као и са осталим менаџментом и свим другим пословима, а увезани су тако да се приказује смер одговорности и евентуално и други подаци. Организациона шема је јако корисна ствар јер се из исте на једноставан и брз начин може уочити организација послова и одговорности код тог послодавца.

Назив и опис свих послова, врста и степен захтеване стручне спреме, односно образовања и други посебни услови најчешће иду на крају правилника јер у ствари чине и највећи део истог. Нема сметњи да то буде рецимо и у централном делу правилника. Такође, постоји и опција да се систематизација послова пропише у оквиру нормативног дела правилника (као један од чланова истог) или да се нормативни део заврши прелазним и завршним одредбама, без систематизације послова, при чему би она онда била прилог правилнику. У том случају је обавезно да се у нормативни део правилника унесе и одредба у којој се наводи да су називи и описи послова, са неопходним условима за заснивање радног односа, дати у прилогу правилника, који чини његов саставни део, при чему прилог заиста увек мора да прати правилник (укључујући и објављивање на огласној табли). Ако постоји више прилога (нпр. организациона шема такође може бити дата у виду прилога), потребно је да сваки носи свој број (1, 2. итд.) ради разликовања и идентификације.

Међутим, пре навођења саме систематизације послова послодавац има на располагању могућност да на општи начин уреди још неке услове или могућности у вези са радним односима.

Послодавац може да дефинише појам врсте и степена стручне спреме, те да дефинише друге услове које може да захтева за запошљавање физичких лица. То рецимо могу да буду знање језика (набројати који језици и нивои знања), познавање рада на рачунару (одређени програми, оперативни системи), возачка дозвола (навести категорије), претходно радно искуство (минимални и максимални захтевани распон из систематизације) и други услови. Посебна знања и остали услови доказују се одговарајућим исправама издатим од надлежних органа или одговарајућих правних лица. Важно је напоменути да те исправе односно доказе послодавац треба да затражи од запослених при заснивању радног односа, као и да треба да их чува у њиховом фолдеру у кадровској служби, заједно са осталом документацијом и обавезном евиденцијом, у складу са Законом о евиденцијама у области рада („Сл. лист СРЈ”, бр. 46/96, и „Сл. гласник РС”, бр. 101/2005 и 36/2009).

Послодавац овде начелно може да пропише да се за обављање одређених или свих послова захтева и пробни рад у трајању до највише 6 месеци (то је горњи лимит из члана 36. Закона о раду), те да наведе начин праћења рада запосленог на пробном раду, отказни рок и томе слично, мада ове ближе одредбе могу бити и део правилника о раду.

Још један елемент правилника је и начелно прописивање да се неки послови могу обављати са непуним радним временом или да се одређени послови обављају само са непуним радним временом, те да ће послодавац запослене обавештавати о могућностима преласка са једног режима рада на други.

Даље, ако послодавац има обавезу или потребу да ангажује приправнике, овај правилник је идеалан општи акт за уређивање питања рада приправника, њиховог ангажовања, трајања стажа, начина полагања стручног испита и наставка рада код послодавца, као и осталих питања од значаја. Директор односно друго овлашћено лице код послодавца најчешће доноси посебан програм обуке приправника, који треба да обезбеди теоријско и практично оспособљавање приправника за самостално обављање послова за које се оспособљава. Програмом се утврђује садржај обуке, време трајања обуке на појединим пословима, лице која прати оспособљавање приправника – ментор, начин извештавања о њиховом раду и друго.

Послодавац, наравно, може да ангажује лица и по основу уговора о привременим и повременим пословима, уговора о делу и другим облицима радног ангажовања ван радног односа, у складу са Законом о раду, а ближе уређење тих режима радног ангажовања може да нађе место или у овом правилнику или у правилнику о раду.

Прелазне и завршне одредбе правилника треба да садрже одредбу да се тим правилником ставља ван снаге претходни правилник о организацији и систематизацији послова (навести његов деловодни број и датум доношења), само у случају да је постојао такав правилник. Последња одредба је ступање на снагу правилника, а то је осмог дана од дана објављивања на огласној табли послодавца.

Нема сметњи да после места за потпис и печат органа који доноси правилник, стоји и кратак текст или службена белешка у коју се уноси датум објављивања на огласној табли послодавца и датум ступања на снагу (унапред се израчуна осми дан од дана истицања на огласној табли). Потребно је затим да се доносилац правилника потпише и печатира општи акт и после тог дела текста.

Када се врше измене и допуне правилника, поред правилника о изменама и допунама, може се донети и пречишћени текст правилника (није обавезно), јер је много једноставније имати целовит акт и тако пратити његов ток и норме. Бројне измене и допуне, без састављања пречишћеног текста, могу касније да доведу до одређене конфузије и грешака, које евентуално могу водити и ка незаконитом отказу уговора о раду.

Било да је систематизација унета у нормативни део правилника или као његов прилог, тај део овог општег акта је у неку руку и најбитнији. Њиме се, као што смо рекли, прописују називи и описи свих послова код послодавца, врста и степен потребне стручне спреме, односно образовања, као и други услови.

Сви ови услови у суштини су аутономна одлука послодавца. Он је тај који уређује начин и услове свог пословања. Нажалост, судови у нашој земљи неретко залазе у ту аутономију више него што би смели, али је приметан позитиван тренд који се огледа пре свега у одлукама виших судских инстанци (апелациони судови и Врховни касациони суд), које много више имају осећаја за такву аутономију послодавца.

Опис послова не би требало да буде кратак и сумаран. Послодавцу иде у корист да пропише тачне обавезе и дужности својих запослених, те да наведе све те дужности. Цео опис посла из правилника треба да буде идентично наведен и у уговору о раду запослених који раде на тим пословима (назив и опис послова су обавезан елемент уговора о раду, према члану 33. став 1. тачка 4) Закона о раду). Овде не би требало да буде одступања. Оно што је од обавеза наведено у систематизацији – треба да стоји и у уговору о раду.

Такође, оно што често гледамо у пракси, а није у складу са Законом о раду, јесте навођење чувене последње тачке сваког могућег описа посла: „И обавља све друге послове по налогу директора, у складу са потребама послодавца” и томе слично. Домаћи судови су се више пута изјаснили да су овакве одредбе правилника незаконите јер Закон о раду наводи да се у правилнику наводи опис послова, односно у уговору о раду – опис послова које запослени треба да обавља. Стога мора да се пропише затворен круг тачно одређених обавеза и дужности, а не да се оставља отворен скуп и простор арбитрарности. Због тога се и саветује да опис послова буде што детаљнији. Ово користи и послодавцима јер се могу позивати на тачне обавезе запослених, односно на неку од прецизних дужности које запослени можда одбија да обавља или је лоше обавља.

Врста и степен стручне спреме, односно образовања свакако је битан елемент систематизације. Послодавац је у обавези да пропише и врсту и степен стручне спреме за сваки од послова. Уставни суд је, у Одлуци ИУо број 173/2013 од 18. 12. 2014. године („Сл. гласнику РС” бр. 17/2015), навео следеће: „Како је у конкретном случају правилником, као захтевани услов за обављање послова утврђених оспореним одредбама, прописан само степен стручне спреме, а не и врста стручне спреме, Уставни суд је оценио да су оспорене одредбе, у делу у коме су утврђени услови за вршење послова, несагласне са законом.” Тако  би било незаконито и прописивање да се рецимо за посао комерцијалисте захтева VI степен стручне спреме, без навођења врсте стручне спреме.

Када је у питању врста стручне спреме, ваља водити рачуна о томе да се она наведе у свом правом облику, а не генерално. Наиме, врста стручне спреме је: медицинска струка, правна струка, економска струка итд. Иако је уобичајено, ипак није у складу са Законом о раду навођење врсте стручне спреме изразима: „свака врста стручне спреме”, „друштвене науке”, „природне науке”. Врста мора бити одређена. Ово представља проблем одређеном броју послодаваца јер имају право „шаренило” по питању реалних врста стручних спрема лица која раде на једним истим пословима. На пример, на пословима возача постоје 3 извршиоца, један је завршио гимназију, други лингвистику, а трећи филозофију. Постоји нада да ће законодавац у будућим изменама Закона о раду ближе уредити могућности по том питању и дати простор послодавцима да пропишу врсту стручне спреме на општији начин, макар изузетно, мада се не виде сметње да се већ сада пропишу алтернативне врсте стручне спреме за одређене послове, поготово ако су блиске (нпр. VII степен медицинске или фармацеутске струке).

Такође, када је реч о степену стручне спреме, изменама Закона о раду из 2014. године уведене су шире могућности: „За рад на одређеним пословима изузетно могу да се утврде највише два узастопна степена стручне спреме, односно образовања, у складу са Законом.” Овде прво треба обратити пажњу на реч „изузетно”, што значи да на свим или на већини послова није дозвољено прописати по два степена стручне спреме као услов за заснивање радног односа. Мада ни сама та реч не даје јасне границе, сматрамо да се може тумачити тако да послодавац за више послова може да пропише по два степена стручне спреме.

Друго, дозвољено је само да та два степена буду узастопни, те није у складу са Законом о раду унети у правилник да се нпр. за послове чувара захтева IV или VI степен стручне спреме. Треће и последње, очигледно није дозвољено да се прописује више од два степена стручне спреме.

Ако је услов за заснивање радног односа на одређеним пословима пробни рад или ако ти послови могу да се обављају са непуним радним временом или на одређено време, или је потребно ангажовати приправника, потребно је да се све то наведе појединачно код сваког таквог посла у систематизацији.

Важно је напоменути и да се код сваког посла пропише и ком запосленом одређени запослени одговара за рад, тј. ко му је надређен. Рецимо, дат је опис послова продавца, а затим се наводи да продавац одговара за свој рад шефу смене у продаји, при чему ће се код шефова смене у продаји навести да одговарају за свој рад нпр. директору директно.

На крају следи и разматрање горенаведеног необавезног елемента овог општег акта, а то је број извршилаца. По важећем Закону о раду не мора да се уноси број извршилаца на сваком од послова. То свакако може да се пропише, чиме ће се лакше организовати пословање и водити рачуна о броју запослених, планирању итд., али у том случају много чешће ће долазити до потребе да се доносе измене и допуне правилника. Ако послодавац ангажује додатни број извршилаца уговором о раду, потребно је да измени правилник тако што ће повећати број извршилаца на тим пословима. У случају да послодавац остаје без неког запосленог, а неће да ангажује новог на тим пословима, такође је потребно променити правилник и смањити број извршилаца. Коначно и најважније, у поступку решавања вишка запослених, ако се смањује број извршилаца на одређеним пословима, правилник обавезно мора да се измени тако да се смањи број извршилаца – у случају да правилник садржи податке о броју извршилаца на свим пословима код послодавца. Ако овај елемент није прописан (као што је речено, то није обавезно), онда при смањењу броја извршилаца није потребно донети измене правилника. С друге стране, не мора да се напомиње да се приликом утврђивања вишка запослених укидањем одређених послова („радних места”), у сваком случају мора изменити правилник управо укидањем поменутих послова.