Кроз овај изузетно користан поступак наручиоци недвосмислено обезбеђују стабилност и сигурност свог пословања на дужи рок, будући да у кратком року долазе до уговора о набавци, односно врло брзо реализују своје јасне и реалне потребе за добрима, услугама и радовима, а при том штеде време и смањују ризик од незнања и нестручности
Поред већ постојећих шест поступака, од којих су поједини делимично измењени, нови Закон о јавним набавкама („Сл. гласник РСˮ, бр. 124/12, у даљем тексту: ЗЈН) уводи и два нова поступка и могућност да наручиоци на још два начина врше доделу уговора – применом квалификационог поступка и конкурентног дијалога. Сходно томе, већ две године, од када се ЗЈН примењује, наручиоцима је на располагању 8 врста поступака, и то:
1) отворени поступак;
2) рестриктивни поступак;
3) преговарачки поступак са објављивањем позива за подношење понуда;
4) преговарачки поступак без објављивања позива за подношење понуда;
5) конкурс за дизајн;
6) поступак јавне набавке мале вредности;
7) конкурентни дијалог, и
8) квалификациони поступак.
Према старом Закону о јавним набавкама („Сл. гласник РСˮ, бр. 116/08, у даљем тексту: стари ЗЈН) наручиоци из тзв. класичног сектора на располагању су имали рестриктивни поступак који се спроводио у две фазе, где су у другој фази понуду могли да поднесу само они кандидати којима је у првој фази призната квалификација, па у том смислу квалификациони поступак није био дефинисан као посебан поступак, већ је био одређен као начин спровођења прве фазе рестриктивног поступка само за наручиоце у посебном сектору, у областима: водоснабдевања, енергетике, телекомуникација и саобраћаја.
У првој фази рестриктивног поступка листа кандидата могла је да траје две године, а у квалификационом четири године. У првој фази квалификационог поступка наручиоци из посебних области су имали могућност ажурирања листе новим кандидатима на сваких шест месеци, као и могућност преузимања листе кандидата другог наручиоца за исти предмет набавке, те су могли само да спроводе другу фазу квалификационог поступка у којој су додељивали уговоре, а сви остали наручиоци који су примењивали рестриктивни поступак ту могућност нису имали.
ЗЈН-ом из 2012. године, а у складу с правилима директива ЕУ, квалификациони поступак је уређен тако да га могу примењивати сви наручиоци.
Наручиоци у посебном сектору, сада у областима: водопривреде, енергетике, саобраћаја и поштанских услуга, могу овај поступак примењивати без обзира на предмет јавне набавке, док је у погледу услова његове примене када је реч о предмету набавке за остале наручиоце он мало строже дефинисан.
Сходно члану 34. ЗЈН-а, наручиоци у класичном сектору могу примењивати квалификациони поступак када су у питању набавке код којих предмет набавке није могуће унапред планирати са становишта обима, количине и времена, а предмет набавке су повремене услуге, стандардна добра и радови на редовном одржавању који се пружају, испоручују или изводе према стандардним, уобичајеним спецификацијама, а не према специфичним захтевима наручилаца.
Са становишта времена и количине, многе набавке је тешко или немогуће планирати, а још је и теже за њих прецизно урадити техничке спецификације. Уговором као обавезујућим правним актом, наручилац преузима обавезу да реализује оно што је уговорио, те се јавља проблем планираних, односно уговорених добара, услуга или радова за којима се током периода трајања уговора и не појави потреба или престане потреба, као и проблем с потребама које су непланирано настале, а нису обухваћене техничким спецификацијама.
За такве набавке квалификациони поступак је одлично решење, јер ће током трајања периода квалификације омогућити наручиоцу да у кратком року додељује уговоре, након што јасно дефинише своје потребе када су у питању, пре свега, набавке резервних делова за моторна возила, електроенергетска и машинска постројења, набавке електроматеријала, водоводног, канализационог, канцеларијског и изолационог материјала, набавке рачунара, ауто-гума, картриџа и тонера, уличне расвете, набавке услуга текућег одржавања и поправки, издавачких и штампарских услуга, хотелског смештаја, услуга ваздушног превоза путника и робе, геодетских услуга, набавке извођења грађевинских и земљаних радова, радова на одржавању саобраћајних површина, улица и локалних путева, радова на одржавању јавне расвете, стамбених јединица, као и друге набавке.
Дакле, веома је велики број набавки за које би наручиоци могли вршити доделу уговора управо кроз квалификациони поступак, при чему ће то бити оптималан и крајње једноставан начин.
О предности квалификационог поступка довољно говори податак о томе колико ће рада и времена бити потребно да се саставе, на пример, тачне и прецизне техничке спецификације код набавке резервних делова за моторна возила наручиоца с просечно великим возним парком у отвореном поступку или у поступку јавне набавке мале вредности, где је техничким спецификацијама потребно обухватити неретко на десетине хиљада позиција, чије ће цене бити уговорене, а да при том наручилац са сигурношћу не може знати за којим од тих делова ће реално и имати потребе.
Наручиоцима који нису вршили доделу уговора о јавним набавкама кроз квалификациони поступак, неопходна процедура на први поглед може деловати захтевно и компликовано. Ипак, то је само првобитни утисак све док се правилима овог поступка не овлада у пракси и не увиде његове вишеструке користи.
Квалификациони поступак се спроводи у две фазе. Прва фаза поступка је фаза квалификације у којој наручилац објављује позив за подношење пријава и конкурсну документацију на Порталу јавних набавки и својој интернет страници, а ако је у питању набавка процењене вредности већа од 5.000.000,00 динара за добра и услуге и 10.000.000,00 динара за радове, у обавези је да позив за подношење пријава објави и на Порталу службених гласила Републике Србије и базâ прописа. Ако је вредност процењене набавке за добра и услуге већа од 250.000.000,00 динара, односно за радове већа од 500.000.000,00 динара, наручилац је у обавези да позив за подношење пријава објави и на страном језику који се обично користи у међународној трговини у области из које је предмет јавне набавке.
Централно место у конкурсној документацији прве фазе квалификационог поступка заузимају услови које наручилац поставља како би потенцијални кандидати доказали одговарајуће капацитете које наручилац захтева. Услови које наручилац поставља су услови из чл. 75. и 76. ЗЈН-а, односно обавезни и додатни услови (финансијски, пословни, технички и кадровски капацитет).
Период за прикупљање пријава траје најмање 30 дана, рачунајући од следећег дана након објављивања позива за подношење пријава на Порталу јавних набавки.
Потенцијални подносиоци пријава могу оспорити садржину позива за подношење пријава или конкурсне документације подношењем захтева за заштиту права. Уколико потенцијални подносилац пријаве поднесе захтев за заштиту права долази до застоја рока за подношење пријава, а захтев ће се сматрати благовременим ако је од стране наручиоца примљен најкасније седам дана пре истека рока за подношење пријава.
Након протека рока за подношење пријава, јавног отварања и стручне оцене пријава, на основу извештаја о стручној оцени, наручилац у складу са чл. 107. и 108. ЗЈН-а доноси одлуку о признавању квалификација.
Наручилац признаје квалификацију свим подносиоцима пријава који су испунили услове прописане конкурсном документацијом, а у образложењу одлуке обавезно наводи разлоге за одбијање осталих пријава.
Наручилац доноси одлуку о признавању квалификације само ако има најмање пет кандидата који испуњавају услове. Ако је набавка обликована по партијама, листа кандидата мора садржати по најмање пет кандидата за сваку партију.
Кандидатима који испуне захтеване услове, квалификација се признаје на најдуже три године. У року од три дана од доношења, наручиоци су у обавези да одлуку o признавању квалификације доставе свим подносиоцима пријава.
Након доношења одлуке о признавању квалификација, наручилац објављује обавештење о признавању квалификација, које садржи податке из Прилога 3Ђ, на Порталу јавних набавки и својој интернет страници, како би сва заинтересована лица била обавештена о исходу прве фазе и могућности да пријаву поднесу за све време важења листе кандидата.
Ако наручилац није успео да формира листу од најмање пет кандидата за предметну јавну набавку, доноси одлуку о обустави прве фазе квалификационог поступка.
Ако је предмет јавне набавке обликован по партијама, за ону партију за коју није формирао листу од најмање пет кандидата, доноси одлуку о обустави поступка.
Позив за подношење пријава и конкурсна документација морају бити доступни свим заинтересованим лицима на Порталу јавних набавки и интернет страници наручиоца, све време за које важи листа кандидата.
Услове дефинисане конкурсном документацијом у првој фази, наручилац не може мењати у току временског периода на који се признаје квалификација.
Ажурирање листе кандидата
Наручилац је дужан да листу кандидата ажурира признавањем квалификација подносиоцима пријава који испуњавају захтеване услове, на сваких шест месеци, чиме број кандидата и њихову конкурентност стално увећава.
У обавештењу о признавању квалификација након прве фазе квалификационог поступка, наручилац наводи датуме ажурирања листе кандидата и позива заинтересована лица да поднесу пријаве за прво ажурирање.
Подносиоци пријава подносе све доказе о испуњености услова везујући се за датум ажурирања пријава, водећи рачуна да докази из члана 77. ст. 1. тач. 2–4) ЗЈН-а не могу бити старији од два месеца пре ажурирања листе, осим потврде да им није изречена мера забране обављања делатности, која мора бити на снази у време објављивања позива за подношење пријава.
Након сваког ажурирања листе, наручилац објављује обавештење о признавању нових квалификација на Порталу јавних набавки и својој интернет страници, а да при том рок важења првобитно установљене листе остаје на снази.
Иако ЗЈН не прописује обавезу наручиоца да проверава квалификације подносилаца пријаве, обавезан је да са листе искључи оне кандидате који престану да испуњавају услове за учешће или који стекну негативну референцу, уколико дође до таквих сазнања, о чему доноси одлуку која у образложењу садржи разлоге за искључење кандидата. У року од три дана од њеног доношења, ову одлуку доставља свим кандидатима.
Ако је, у међувремену, наручилац искључио неког кандидата са листе и нема потребан број од најмање 5 кандидата, не може слати позив за подношење понуда. Поставља се питање шта ће у том случају урадити наручилац? Наручилац ће или донети одлуку о обустави квалификационог поступка или сачекати први термин за ажурирање пријава када његова листа може поново садржати најмање пет кандидата. У сваком случају, наручилац не сме слати позиве за подношење понуда, односно користити листу кандидата ако ова листа не садржи број од најмање пет кандидата.
Друга фаза квалификационог поступка представља фазу доделе уговора и спроводи се када дође до потребе за предметном набавком.
Наручилац шаље позив за подношење понуда кандидатима, али овај позив и конкурсну документацију објављује и на Порталу јавних набавки и на својој интернет страници. Поставља се питање зашто је законодавац прописао обавезу објављивања позива за подношење понуда кад је јасно да понуде могу поднети само кандидати којима је призната квалификација. Један од разлога јесте у сигурности да ће сваки кандидат добити позив, будући да се у пракси догађало да тај позив случајно или намерно изостане. Осим тога, циљ је и у томе да сва заинтересована лица имају увид у учесталост друге фазе квалификационог поступка код наручиоца.
Конкурсна документација друге фазе квалификационог поступка садржи прецизну техничку спецификацију с количинама, образац структуре цене, као и модел уговора, оне елементе које не садржи конкурсна документација за подношење пријава у првој фази.
Рок за подношење понуда у другој фази квалификационог поступка јесте осам дана.
Након јавног отварања понуда и сачињавања записника о отварању понуда, комисија за јавне набавке дужна је да изврши стручну оцену понуда и о њима састави писани извештај.
На основу тог извештаја, наручилац доноси одлуку о додели уговора коју доставља свим понуђачима у року од три дана од доношења.
Рок за подношење захтева за заштиту права је 10 дана. Након протека рока за подношење захтева за заштиту права, наручилац може закључити уговор, а у року од пет дана од закључења уговора дужан је да објави обавештење о закљученом уговору (које садржи податке из Прилога 3И ЗЈН-а) на Порталу јавних набавки и на својој интернет страници.
Ако нису испуњени услови за доделу уговора, наручилац доноси одлуку о обустави поступка. Наручилац не обуставља цео квалификациони поступак, јер се друга фаза квалификационог поступка може спроводити неограничен број пута. У року од пет дана од дана коначности одлуке о обустави друге фазе квалификационог поступка, наручилац мора објавити обавештење о обустави поступка, које садржи податке из Прилога 3К ЗЈН-а.
Планирање квалификационог поступка
Ако се наручилац одлучи за спровођење квалификационог поступка и признавање квалификација на три године, неопходно је да изврши планирање финансијских средстава у плану набавки за све уговоре који ће бити закључени за време трајања квалификација.
Процењена вредност јавне набавке код квалификационог поступка одређује се као вредност свих уговора предвиђених за време трајања листе кандидата и као таква се приказује у плану набавки.
У складу са Уредбом о критеријумима за утврђивање природе расхода и условима и начину прибављања сагласности за закључивање одређених уговора који, због природе расхода, захтевају плаћање у више година („Сл. гласник РС”, бр. 21/2014), наручиоци односно директни и индиректни корисници буџетских средстава и корисници средстава организација за обавезно социјално осигурање, могу планирати признавање квалификација на три године, односно преузимати обавезе по вишегодишњим уговорима под условом да:
1) пре покретања поступка јавне набавке имају обезбеђен део средстава за обавезе које доспевају у текућој буџетској години;
2) прибаве сагласност министарства надлежног за послове финансија, локалног органа управе надлежног за финансије, односно управног одбора корисника средстава организација за обавезно социјално осигурање за обавезе које ће доспевати и бити укључене у финансијске планове за наредне три године.
Приликом доношења одлуке о покретању прве фазе квалификационог поступка, наручиоци у одлуци приказују укупну процењену вредност за период квалификације, вредност у оквиру које се морају кретати процењене вредности приказане у свим одлукама о покретању друге фазе квалификационог поступка у којима ће се вршити додела уговора.
Кроз стручно, објективно и реално припремљене конкурсне документације, пре свега, кроз реално постављене услове које потенцијални кандидати треба да испуне, наручиоци у првој фази квалификационог поступка добијају на дужи рок листу кандидата – понуђача, који су у сваком моменту спремни да у кратком року реализују њихове захтеве за набавком.
Уместо закључка
Кроз овај изузетно користан поступак, наручиоци недвосмислено обезбеђују стабилност и сигурност свог пословања на дужи рок, тим пре што у кратком року долазе до уговора о набавци, односно врло брзо реализују своје јасне и реалне потребе за добрима, услугама и радовима. Истовремено, они штеде време, а ризик од незнања и нестручности смањују на најмању могућу меру.
Упркос томе, наручиоци се још увек у знатно већем броју не одлучују да изађу из своје зоне сигурности у којој годинама додељују уговоре кроз одређене њима добро познате поступке јавних набавки. Тиме пропуштају прилику да користе све предности квалификационог поступка и тако избегну проблеме које спроводећи неке друге поступке евидентно имају.
Охрабрује податак да је тренд све веће примене квалификационог поступка уочен, пре свега, код наручилаца који имају своје службе јавних набавки и обучене професионалце за спровођење поступака јавних набавки, а за очекивање је да ће његова примена тек у наредном периоду достићи задовољавајући ниво, те да ће наручиоци искористити све погодности овог поступка који им још од 1. априла 2013. године, стоји на располагању.
[signoff]
Правила за квалификациони поступак у посебном сектору (областима водоснабдевања, енергетике, телекомуникација и саобраћаја)
– квалификациони поступак се може примењивати без обзира на предмет јавне набавке;
– период квалификације – до четири године;
– наручилац може ажурирати услове за признавање квалификације и позвати све кандидате да поднесу пријаве у складу са ажурираним условима;
– наручилац може користити листе кандидата других наручилаца.
[/signoff]
[blockquote]
КОМЕНТАР АУТОРА
Комплексна процедура квалификационог поступка врло штуро је дефинисана само једним чланом ЗЈН-а. Управо из тога разлога сматрали смо корисним да овај поступак што детаљније објаснимо и приближимо га наручиоцима који помало зазиру од нешто сложенијег почетног посла (него што је то случај у другим поступцима јавних набавки).
Кад је реч о документацији, процедуре за све поступке врло су сличне, а основна разлика је везана за сâм предмет набавке: да ли је у питању добро, услуга или су то радови и које врсте. Наравно, техничке спецификације јесу оно битно што чини разлику, па ако набављамо путнички аутомобил, онда ће техничку спецификацију чинити само једна позиција, док у случају набавке материјала за одржавање, она може бити сачињена и од 20.000 позиција.
Дакле, реч је о заиста великој предности овог поступка у односу на друге кад је реч о срцу конкурсних документација – техничкој спецификацији, којом се одређује предмет набавке, а посебно кад је у питању резервни материјал (постројења, возни парк) и материјал за одржавање, рецимо, водоводне и канализационе мреже, где постоји на десетине и десетине различитих врста профила, пресека, дебљина и сл. за цеви, прирубнице, спојнице, заптивке, решетке, вентиле, куплунге, фитинге, кућне прикључке, водомере и др. Више од 50 страна табела, где за сваку позицију треба испланирати количину која ће евентуално бити утрошена, а сигурно уговорена. У квалификационом поступку се оно што је заиста потребно може набављати сваких месец дана у другој фази поступка.
[/blockquote]