У сусрет новом правилнику о садржини интерног акта којим се уређују послови јавних набавки, а који је уредила Управа за јавне набавке, установљава се једна нова обавеза на страни свих наручилаца у Републици Србији да донесу свој интерни акт у року од три месеца од дана ступања на снагу општег интерног акта који ћемо у овом тексту обрадити
Нови Закон о јавним набавкама (објављен у „Сл. гласнику РС”, бр. 124/12 од 29. 12. 2012, у даљем тексту: Закон), који је ступио на снагу 6. јануара 2013. године, а почео да се примењује 1. априла 2013. године, у члану 22. дефинисао je правне основе за доношење како општег интерног акта за све наручиоце, тако и доношење појединачних аката сваког наручиоца понаособ који мора бити усаглашен са општим.
Општи интерни акт (у даљем тексту: Правилник) је донела Управa за јавне набавке, објављен је у „Службеном гласнику Републике Србије”, бр. 106/2013 од 5. децембра 2013. године и ступио је на снагу осам дана касније. Прелазним и завршним одредбама Закона предвиђено је да ће овај подзаконски акт бити донет у року од девет месеци од дана ступања на снагу самог Закона, а како је тај рок истекао тачно шестог октобра прошле године, наручиоци су подзаконски акт добили са закашњењем од готово два месеца.
Правилником се прописује садржина интерног акта којим се уређују послови јавних набавки. У пракси су уочене грешке у тумачењу послова јавних набавки, па се често погрешно мисли само на процедуру, односно конкретан поступак јавних набавки. Послове јавних набавки треба схватити знатно шире имајући у виду превасходно законску дефиницију појма послова јавних набавки.
У члану 3. ст. 1. тач. 8) Закона, под пословима јавних набавки подразумева се планирање јавних набавки, спровођење поступака јавних набавки укључујући, између осталог, и учешће и рад у комисијама за јавну набавку, израду аката у поступку јавне набавке, израду уговора о јавној набавци, праћење и извршење јавне набавке, као и сви други послови који су повезани с поступком јавне набавке.
Интерним актом посебно се уређује сâм начин планирања набавки, што значи да се интерним актом морају установити критеријуми за планирање, односно критеријум по ком ће одређени захтев бити усвојен (одобрен), те ће се на основу тога наћи у плану набавки наручиоца. У пракси се догађа да више организационих делова наручиоца који послују у саставу истог наручиоца упути захтев за одређен предмет јавне набавке, али да служба за израду плана нема довољно расположивих финансијских средстава по свим примљеним захтевима. У том случају, ова служба се по унапред утврђеним критеријумима мора определити за неке од добијених захтева, те сходно наведеном извршити планирање наведених потреба. Унапред прописани критеријуми, који ће превасходно бити дефинисани у интересу задовољења основних потреба наручиоца и омогућити несметано спровођења основне делатности наручиоца, биће од кључне важности у доношењу правилне одлуке приликом утврђивања приоритета у планирању расположивог новца који је обезбеђен из буџета Републике Србије, територијалне аутономије, локалне самоуправе или финансијским планом наручиоца.
[signoff]
Шта су основни циљеви интерног акта наручиоца?
1) јасно и прецизно уређење свих послова јавних набавки с посебним нагласком на три сегмента: праћење пословања планирања, спровођење поступака и реализацију уговора о јавним набавкама;
2) уређивање надлежности и одговорности у свим фазама послова јавних набавки;
3) уређивање писане комуникације у поступку јавне набавке и свим фазама послова јавних набавки, а што је засновано на одредби члана 20. Закона;
4) уређивање начина евидентирања свих радњи и аката у поступку планирања, спровођења поступака и реализације уговора о јавним набавкама;
5) дефинисање услова за професионализацију запослених који обављају послове јавних набавки;
6) уређивање контроле трошења јавних средстава и дефинисање општих мера за спречавање корупције у јавним набавкама.
[/signoff]
Осим тога, интерним актом потребно је дефинисати правила и начин одређивања предмета јавне набавке и процењене вредности. У дефинисању предмета јавне набавке треба имати у виду називе и ознаке из општег речника набавке, а с обзиром на одредбу Закона из члана 56. којом је установљена обавеза наручиоца да при дефинисању предмета јавне набавке користи називе и ознаке из општег речника набавки. Својом уредбом Влада је утврдила општи речник набавки, а он се налази на Порталу јавних набавки Управе за јавне набавке. Правилима и начином одређивања предмета установиће се једнообразна пракса код наручилаца, тако да ће понуђачима бити олакшан поступак састављања и подношења понуда, али и сâм начин претраживања одређених поступака јавних набавки на Порталу Управе за јавне набавке.
Интерним актом мора се дефинисати и начин одређивања процењене вредности сваке јавне набавке. Процењена вредност се може утврдити на основу стварних потреба наручиоца у одређеном временском периоду и анализе цена за исти предмет јавне набавке из уговора у неком претходном периоду, увећана за пораст цена на тржишту, на пример 2% на годишњем нивоу, на основу јавно доступних података у процесу испитивања тржишта претрагом интернет сајтова, часописа, каталога и другог материјала. На који начин ће се приступити испитивању и истраживању тржишта, као и тачно у ком периоду, имајући у виду поступак јавне набавке, такође треба да буде дефинисано интерним актом наручиоца.