Интерним актом мора се одредити, тачније персонализовати, одговорност за планирање, затим унапред одредити циљ поступка јавне набавке, начин извршења обавеза из поступка, начин обезбеђења конкуренције у поступку јавне набавке, начин спровођења и контроле јавних набавки, као и начин праћења извршења уговора о јавној набавци.
Циљеви које треба постићи интерним актом наручиоца (видети оквир) треба да допринесу и остварењу општих циљева у поступку јавних набавки, а то су:
1) целисходност и оправданост јавне набавке са становишта набављања само онога што је стварно потребно за обављање основне делатности наручиоца да би наручилац пословао на ефикасан, ефективан, а уједно и економичан начин;
2) економичност и ефикасност при трошењу јавних средстава по принципу „пажње доброг домаћина”;
3) ефикасност – успешно и у законским роковима остваривати задате циљеве;
4) транспарентност – поступке оглашавати на законом прописан начин;
5) конкурентност и једнакост свих учесника у поступку – старати се о обезбеђењу конкуренције и једнаком положају свих учесника у поступку приликом дефинисања услова и критеријума у поступку јавне набавке;
6) заштита животне средине и обезбеђење енергетске ефикасности – дати предност набавци добара, услуга или радова који не загађују животну средину, односно штеде енергију;
7) благовремено и ефикасно спровођење поступка имајући у виду потребе несметаног одвијања процеса рада наручиоца за кога се поступци спроводе.
Комуникација се мора одвијати писаним путем, а интерним актом наручиоца морају се дефинисати конкретни начини њеног извођења: на који начин ће се вршити достављање, пријем, кретање и евиденција понуда, као и друга правила око парафирања и потписивања докумената у вези с пословима набавки. Циљ уређивања комуникације јесте благовремено поступање и утврђивање одговорности у случају потребе у сваком конкретном случају.
Поред детаљне контроле планирања, измене плана, као и контроле извршења онога што је планирано, наручилац мора први пут водити рачуна и о целисходности јавне набавке. Приликом оцене целисходности узимају се у обзир следећи критеријуми:
- да ли је планирани предмет набавке потребан наручиоцу имајући у виду његову основну делатност;
- да ли техничка спецификација и количина одговарају стварним потребама наручиоца;
- да ли процењена вредност одговара циљевима набавке;
- да ли набавка утиче на неке друге трошкове за наручиоца;
- да ли постоје нека друга могућа решења која су целисходнија за наручиоца;
- редовно испитивање стања залиха и сл.;
- редовно испитивање трошкова одржавања и коришћења постојеће опреме, исплативост инвестиције, исплативост ремонта и сл.;
- трошкови животног циклуса предмета јавне набавке;
- ризици и трошкови у случају неспровођења поступка набавке.
[signoff]
Примери подизања нивоа транспарентности и конкурентности у поступцима јавних набавки
Интерним актом наручилац може да пропише и рокове за достављање понуде који, свакако, могу бити и дужи од оних које прописује Закон не би ли тако повећао транспарентност у поступку јавне набавке. Ако је законски рок за подношење понуда у поступку јавне набавке мале вредности минимум осам дана од дана објављивања позива на Порталу јавних набавки и интернет страници наручиоца, наручилац интерним актом може да пропише да тај рок износи десет дана од дана објављивања позива за јавне набавке мале вредности до 1.500.000 динара, а да рок за подношење понуда за набавке од 1.500.000 до 3.000.000 динара износи 15 дана од дана оглашавања. Тиме би се транспарентност овог поступка подигла на знатно виши ниво. Или, на пример, у ситуацији када се примењује преговарачки поступак без претходног објављивања, из разлога што у отвореном поступку, на пример, није пристигла ниједна понуда, интерним актом наручилац може прописати да комисија за јавну набавку мора позвати најмање три потенцијална понуђача, уколико је процењена вредност јавне набавке до 3.000.000 динара, а уколико је процењена вредност већа од 3.000.000 динара, позиви се морају упутити на адресе пет потенцијалних понуђача и истовремено објавити на Порталу јавних набавки и на интернет страници наручиоца. Ово су само неки од примера како се интерним актом може позитивно утицати на подизање нивоа транспарентности и конкурентности у поступцима јавних набавки.
[/signoff]
Интерним актом дефинишу се и следеће одговорности лица која су:
1) израдила акт у поступку јавне набавке;
2) обликовала јавну набавку по партијама;
3) одредила додатни услов за учешће у поступку јавне набавке;
4) дефинисала техничку спецификацију;
5) дефинисала критеријуме за доделу уговора;
6) извршила упоређивање тржишне цене с понуђеном ценом;
7) израдила модел уговора;
8) поступала у поступку заштите права;
9) поступала у роковима за закључење уговора;
10) прикупљала и достављала податке Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији.
Интерним актом наручилац мора дефинисати на који ће начин обезбедити конкуренцију у поступцима јавних набавки који су сами по себи мање конкурентни од редовних поступака под којима се подразумевају отворени поступак и рестриктивни поступак. Ово се посебно односи на поступке јавне набавке мале вредности, као и преговарачки поступак без објављивања позива за подношење понуда. Иако законом у неким случајевима није предвиђено на који начин се обезбеђује конкуренција, управо интерним актом наручилац треба да пропише обавезе оглашавања, позивања више лица која су способна да испуне предмет набавке и тиме обезбеди конкуренцију у поступку јавне набавке.