Интерним актом морају се уредити и начини евидентирања свих радњи и аката у поступку јавне набавке, као и начин на који се чува документација у овом поступку. Такође, мора се водити евиденција о свим закљученим уговорима, као и евиденција o основним подацима о свим добављачима из поступка јавне набавке. Законски рок за обавезу чувања документације износи 10 година од истека уговореног рока за извршење појединачног уговора о јавној набавци. У случају обуставе поступка, законски рок за чување документације износи 5 година од доношења одлуке о обустави поступка.
Иако је у нацрту Правилника постојала идеја да се интерним актом морају уредити процедуре за набавке на које се закон не примењује, у усвојеном правилнику ова одредба је избачена као обавеза која се мора третирати самим интерним актом. То су све оне ситуације када имамо плаћања сродних добара, услуга или радова до 400.000 динара на годишњем нивоу. Осим тога, то су и набавке чији основ за изузеће од примене закона можемо пронаћи у члану 7. Закона. Иако Закон у овим случајевима не захтева спровођење одређене процедуре, сâм Закон дефинише обавезу наручиоца да поступа у складу са основим законским начелима. Да би то постигао, наручилац треба да утврди и уреди један јединствени поступак који ће се примењивати и у овим ситуацијама. И овај поступак треба уредити по угледу на основна начела Закона у смислу ефикасности, економичне употребе јавних средстава, једнаког положаја свих учесника у поступку, транспарентности и заштите животне средине. Посебно треба уредити питање на који начин се постиже обезбеђење конкуренције. Затим, када се обезбеди конкуренција, на који начин се врши упоређивање понуђене цене с тржишном ценом. И коначно утврдити шта се сматра тржишном ценом и како се до исте долази. И у овом поступку наручилац се мора постарати да у њему не учествују лица која се налазе у сукобу интереса. Потребно је успоставити праксу да учесници у овом поступку обавезно потпишу изјаву да се не налазе у сукобу интереса. Изјаву би требало потписати пре него што се донесе одлука о избору добављача коме треба извршити плаћање по фактури, профактури или уговору.
На основу свега изложеног, можемо закључити да ће интерни акт свеобухватно уредити поступке јавних набавки.
[signoff]
Прописивање надлежности, одговорности и начина на који ће се пратити извршење уговора о јавним набавкама
Посебну пажњу треба посветити следећим питањима:
- одређивању лица која ће бити задужена за праћење уговора;
- одређивању критеријума и начина за проверу квалитета и квантитета испоручених добара, односно пружених услуга или извршених радова;
- одређивању правила око достављања уговора унутар наручиоца;
- одређивању правила комуникације с другом уговорном страном;
- одређивању правила око потписивања докумената у вези с реализацијом уговора (на пример, ко потписује отпремницу, записник о квантитативно-квалитативном пријему, записник о рекламацији, упозорење или опомену пред раскид уговора, изјаву о раскиду уговора или неки други документ);
- одређивању начина решавања рекламације;
- одређивању правила око пријема и завођења фактура, профактура и других докумената за плаћање;
- одређивању процедуре око наплате уговорне казне, као и надлежности и одговорности у вези с наплатом;
- одређивању процедуре око наплате средстава финансијског обезбеђења (на пример, банкарских гаранција, меница и сл.), као и надлежности и одговорности у вези с наплатом;
- одређивању начина стављања на располагање онога што је набављено, посебно за добра, услуге или радове;
- одређивању правила око евентуалне измене уговора;
- одређивању правила за израду и анализу извештаја о реализацији уговора;
- одређивању правила по којима се поступа у случају да се појави потреба за отклањањем грешака у гарантном року;
- одређивању правила поступања у вези с негативним референцама.
[/signoff]