Право запосленог на накнаду трошкова

Када ради, поред зараде, запослени има право и на накнаду трошкова који су настали у вези са тим радом. По правилу, ови трошкови се накнађују када настану, тако да се у текућем месецу исплаћују као аконтација, а по истеку месеца запoсленом се исплаћује пун износ настaлих трошкова, у складу са законом. Као што можемо видети из текста који следи, прецизно регулисање висине и начина накнађивања ових трошкова регулуше се актима послодавца или уговором о раду

Према одредбама Закона о раду („Сл. гласник РС”, бр. 24/05, 61/05, 54/09, 32/13 и 75/14), запослени за свој рад и време проведено на раду има право на зараду, а када одсуствује са рада по неком од основа утврђених законом, има право на накнаду зараде. Када ради, поред зараде, запослени има право и на накнаду трошкова који су настали у вези са тим радом. По правилу, ови трошкови се накнађују када настану, тако да се у текућем месецу исплаћују као аконтација, а по истеку месеца запoсленом се исплаћује пун износ настaлих трошкова, у складу са Законом.

Чланом 118. Закона о раду, утврђено је право запосленог на накнаду трошкова у складу са општим актом (колективни уговор или правилник о раду) и уговором о раду, и то за:

1) долазак и одлазак са рада, у висини цене превозне карте у јавном саобраћају, ако послодавац није обезбедио сопствени превоз;

2) време проведено на службеном путу у земљи;

3) време проведено на службеном путу у иностранству;

4) смештај и исхрану за рад и боравак на терену, ако послодавац није запосленом обезбедио смештај и исхрану без накнаде;

5) исхрану у току рада, ако послодавац ово право није обезбедио на други начин;

6) регрес за коришћење годишњег одмора.

Како је чланом 105. ст. 3. Закона о раду утврђено да се под зарадом сматрају сва примања из радног односа, осим примања из члана 14, члана 42. ст. 3. тач. 4) и 5), члана 118. тач. 1–4), члана 119, члана 120. тач. 1) и члана 158. овог закона, ово значи да накнаде трошкова из наведених тачака 1–4) немају карактер зараде, док накнада трошкова за исхрану у току рада и накнада трошкова за регрес за коришћење годишњег одмора (тач. 5–6), имају карактер зараде.

 Накнада трошкова за долазак и одлазак са рада

Послодавац је дужан да запосленом надокнади трошкове превоза у јавном саобраћају ради доласка на рад и и одласка са рада у висини цене превозне карте у јавном саобраћају, ако послодавац није обезбедио сопствени превоз.

Колективним уговором (правилником о раду) и уговором о раду утврђује се начин обезбеђивања накнаде трошкова превоза, ако послодавац није обезбедио сопствени превоз. Овим актима утврђују се и критеријуми под којима се остварује право на накнаду трошкова (када се врши исплата накнаде трошкова: на почетку или на крају месеца), да ли се трошкови надокнађују у новцу или запосленом припада претплатна карта и др. Послодавац може запосленима накнадити трошкове у новцу у висини цене превозне карте у јавном саобраћају, купити месечну претплатну карту или на други начин обезбедити превоз за долазак и одлазак са рада.

Од последњих измена Закону о раду (у примени од 29. 7. 2014. године) послодавци који имају обезбеђен сопствени превоз, немају обавезу да исплаћују запосленом накнаду трошкова по том основу, јер трошак запосленог у том случају и не постоји. Ово из разлога што у том случају послодавац организује и плаћа превоз којим запослени долазе и одлазе са посла. Међутим, уколико код послодаваца постоје запослени који поред организованог (сопственог) превоза, морају да користе и јавни превоз (да би дошли до места које покрива сопствени превоз), трошак запосленог постоји и њега треба накнадити запосленом. Уколико код послодавца постоје запослени који не могу да користе организован (сопствени) превоз, обавеза је послодавца да накнади трошкове превоза ради доласка на рад и одласка са рада за овакве запослене. На пример, ако послодавац организује аутобус који одвози и довози запослене који живе у истом крају града, а има и једног запосленог који станује у другом делу града и он не може да користи ту „организовану линијуˮ, послодавац је дужан да наведеном запосленом надокнади трошкове превоза у јавном саобраћају ради доласка на рад и и одласка са рада у висини цене превозне карте у јавном саобраћају, у складу са општим актом и уговором о раду.

Ставом 3. члана 118. Закона, дефинисано је да промена места становања запосленог након закључења уговора о раду, не може да утиче на увећање трошкова превоза које је послодавац дужан да накнади запосленом у тренутку закључења уговора о раду, без сагласности послодавца. Према томе, уколико је запослени променио место становања након закључења уговора о раду, а што има за последицу увећање трошкова превоза, после ступања на снагу Закона о изменама и допунама Закона о раду из 2014. године, послодавац није у обавези да их исплаћује у складу са промењеним местом становања. Међутим, према Закону, послодавац се може сагласити да запосленом накнади трошкове превоза који су настали услед промене места становања након закључења уговора о раду.

Уколико запослени који је закључио уговор пре ступања на снагу измењених одредаба Закона (члан 118. ст. 3), дакле пре 29. јула 2014. године, промени место становања, послодавац је и даље дужан да накнађује трошкове запосленог за долазак и одлазак са рада у складу са раније важећом одредбом Закона.

Запослени има право на накнаду трошкова за долазак и одлазак са рада, за дане када ради тј. долази на посао. За дане када одсуствује са рада (годишњи одмор, боловање, плаћено одсуство) запослени нема право на накнаду трошкова за долазак и одлазак са рада, јер их није ни имао.

У случају да запослени живи у непосредној близини места рада, тако да не користи јавни превоз од места становања до места рада (и од места рада до места становања), јер је удаљеност стана и места рада мања од, на пример, 1 аутобуске станице, запосленом не припада накнада трошкова за долазак и одлазак са рада, јер запослени наведених трошкова и нема.

Накнада трошкова за време проведено на службеном путу у земљи

Законом је прописано да запослени има право на накнаду трошкова за време проведено на службеном путу у земљи у складу са општим актом (колективни уговор или правилник о раду) и уговором о раду.

Законом о раду утврђено је право запосленог на накнаду трошкова за време проведено на службеном путу у земљи, али није уређена (ни минимална) висина наведених трошкова, тако да се она мора уредити општим актом и уговором о раду.

Уобичајени трошкови за време проведено на службеном путу у земљи обухватају трошкове смештаја, исхране, превоза и остале трошкове у вези са службеним путовањем у земљи.

У пракси се често за трошкове исхране на службеном путу користи термин „дневницаˮ, али Закон о раду овај термин не дефинише. Законом о раду није дефинисан ни појам „службеног путаˮ у земљи и у иностранство, тако да је неопходно да се општим актом и уговором о раду они уреде.

Једини пропис који уређује наведене термине јесте Уредба о накнади трошкова и отпремнини државних службеника и намештеника (пречишћен текст) („Сл. гласник РСˮ, бр. 98/07 – пречишћен текст, 84/14 , 84/15) и то на следећи начин:

1) Службено путовање у земљи се дефинише као путовање на које се државни службеник или намештеник упућује да, по налогу руководиоца државног органа, односно другог овлашћеног лица, изврши службени посао ван места рада. Службено путовање у земљи може да траје најдуже 15 дана непрекидно. Ако потребе службеног посла захтевају или ако започети службени посао не може да се прекине, службено путовање, уз сагласност овлашћеног лица, може да траје и дуже од 15 дана, али највише 30 дана непрекидно (члан 4. Уредбе);

2) Трошкови исхране и градског превоза у месту у којем се врши службени посао накнађују се преко дневнице (члан 7. Уредбе);

3) Службено путовање у иностранство јесте службено путовање из Републике Србије у страну државу и обратно, службено путовање из једне у другу страну државу и службено путовање из једног у друго место у страној држави (члан 15. Уредбе).

Имајући у виду наведено, јасно је да се Закон у овом случају не може непосредно примењивати, већ је неопходно да се колективним уговором (правилником о раду) и уговором о раду детаљно разради ово право запосленог.

Најчешће се општим актом и уговором о раду висина дневнице везује за одређени проценат просечне зараде према подацима које утврђује Републички завод за статистику. На пример, може се уредити да запослени има право на „дневницуˮ за време проведено на службеном путу у земљи, у висини 5% просечне месечне зараде према последњем податку Републичког завода за статистику на дан поласка на службено путовање.

Висина путних трошкова и трошкова преноћишта уређује се општим актом и уговором о раду. Пракса је да се путни трошкови тј. трошкови превоза од места рада до места где треба да се изврши службени посао и трошкови превоза за повратак до места рада признају у висини стварних трошкова превоза у јавном саобраћају, односно у целости према приложеном рачуну, као и трошкови ноћења. Општим актом и уговором о раду може се утврдити максимална висина ових трошкова. Тако, на пример, може се предвидети да се запосленом признају трошкови ноћења према приложеном хотелском рачуну за преноћиште и доручак, изузев за преноћиште и доручак у хотелу прве категорије (пет звездица) и сл.

Ако због хитности, односно потреба службеног посла запослени не може користити ни превоз у јавном саобраћају ни службено возило, може се уредити да, по писменом одобрењу овлашћеног лица (у коме су наведени разлози хитности, односно потреба службеног посла), запослени може користити сопствени аутомобил. Тада је неопходно уредити накнаду за коришћење сопственог возила, што се најчешће везује за одређени проценат од прописане цене за литар погонског горива по пређеном километру.

Трошкови службеног путовања у земљи накнађују се на основу обрачуна путних трошкова, уз који се прилажу одговарајући докази о постојању и висини трошкова (карта за превоз, рачун за преноћиште и доручак, рачуни за остале трошкове и др.). Општим актом и уговором о раду утврђује се рок за достављање доказа о извршеном службеном путу, на основу којих се они надокнађују. Најчешћи рок је три дана од дана кад је службено путовање завршено.

Законом о раду није посебно уређено ни питање радног времена запосленог за време службеног пута и с тим у вези евентуалног права на прековремени рад. Према нашем мишљењу, запосленом на службеном путу по правилу се рачуна и евидентира редовно радно време (8 часова), ако је службени пут трајао једнако или дуже од редовног радног времена запосленог, без обзира на то колико је ефективно радио за време службеног пута. Изузетно, запосленом који је на службеном путу ефективно радио дуже од пуног радног времена, такав рад се посебно евидентира и рачуна као рад у прерасподели радног времена или као прековремени рад у зависности од конкретног случаја, односно од тога да ли је време проведено на ефективном раду дужем од пуног радног времена унапред планирано или се ради о изненадном и непланираном послу. Остало време проведено на службеном путу преко редовног (пуног) радног времена, а које је проведено у путовању, одмору и др., по нашем мишљењу, не рачуна се у радно време, односно прековремени рад или прерасподелу радног времена.

Накнада трошкова за време проведено на службеном путу у иностранству

Запослени има право на накнаду трошкова за време проведено на службеном путу у иностранству, у складу са општим актом (колективни уговор или правилник о раду) и уговором о раду. Законом о раду утврђено је право запосленог на накнаду трошкова за време проведено на службеном путу у иностранству, али није уређена (ни минимална) висина наведених трошкова, те се они морају уредити општим актом и уговором о раду.

С тим у вези подсећамо да је до последњих измена Закона о раду (до 29. 7. 2014. године) постојала обавеза послодаваца да накнађује „дневницуˮ запосленима за време службеног пута у иностранство, најмање у висини која је била уређена Уредбом о накнади трошкова и отпремнини државних службеника и намештеника (Списак дневница по страним државама). У октобру 2015. године је и наведена уредба измењена тако што је обрисан списак дневница по земљама и утврђена идентична висина трошкова која се накнађује државним службеницима на службеном путу у иностранство од 15 евра на свака 24 часа проведена у иностранству.

Како минималан износ накнаде трошкова на службеном путу у иностранству, од измена Закона о раду није прописан, накнада трошкова за време проведено на службеном путу у иностранству мора се детаљно уредити (под којим условим се остварује и на који начин) општим актом и уговором о раду. Општим актом (колективни уговор или правилник о раду) и уговором о раду утврђују се трошкови које запослени на службеном путовању у иностранство може да рефундира од послодавца. Тако се, на пример, може уредити да се запосленом накнађују трошкови смештаја у висини плаћеног хотелског рачуна за преноћиште и доручак, односно да се запосленом коме су обезбеђени бесплатно преноћиште и доручак не накнађују трошкови смештаја. Општим актом и уговором о раду могу се утврдити случајеви када се износ утврђене „дневницеˮ за службено путовање у иностранство умањује.

Дневница за службено путовање у иностранство одређује се од часа преласка државне границе Републике Србије – у поласку, до часа преласка државне границе Републике Србије – у повратку. Ако се у иностранство путује авионом, дневница се одређује од часа поласка авиона с последњег аеродрома у Републици Србији до часа повратка на први аеродром у Републици Србији. Ако се у иностранство путује бродом, дневница се одређује од часа поласка брода из последњег пристаништа у Републици Србији до часа повратка у прво пристаниште у Републици Србији. По правилу, запосленом припада једна дневница на свака 24 часа проведена у иностранству, а ако је преостало време проведено у иностранству дуже од 12 часова – припада му још једна дневница, односно још половина дневнице ако је преостало време проведено у иностранству између осам и 12 часова.

Поред трошкова исхране на службеном путу у иностранству, послодавац је дужан да надокнади и друге настале стварне трошкове запосленом и то на начин и у висини утврђеној општим актом и уговором о раду: трошкове смештаја, градског превоза у месту боравка у иностранству, трошкове превоза ради извршења службеног посла у иностранству, трошкове прибављања путних исправа, вакцинације и лекарских прегледа, трошкове службене поште, таксе, телефона, телеграма и телефакса, мобилног телефона, трошкове изнајмљивања просторија, трошкове стенографских, дактилографских и преводилачких услуга и др.

Накнада трошкова за смештај и исхрану за рад и боравак на терену, ако послодавац није запосленом обезбедио смештај и исхрану без накнаде

Као и код претходних накнада, запослени има право на накнаду трошкова за смештај и исхрану за рад и боравак на терену, ако послодавац запосленом није обезбедио смештај и исхрану без накнаде, у складу са општим актом (колективни уговор или правилник о раду) и уговором о раду.

Како Законом о раду није дефинисано шта се сматра „радом на теренуˮ, ово питање је неопходно уредити општим актом и уговором о раду. С тим у вези напомињемо да је чланом 43. Уредбе о накнади трошкова и отпремнини државних службеника и намештеника уређено да се под радом на терену сматра „рад који се по природи посла врши изван службених просторија, а на који се државни службеник или намештеник, по налогу овлашћеног лица, упућује да изврши службени посаоˮ. Шта ће се у конкретном случају код конкретног послодавца сматрати „радом на теренуˮ, потребно је уредити колективним уговором или правилником о раду.

Законодавац је предвидео да је за време рада и боравка на терену, послодавац дужан да запосленом обезбеди бесплатан смештај и исхрану или да запосленима исплати накнаду трошкова смештаја и исхране. Да би запослени остварио право на наведену накнаду, морају бити испуњена оба услова која су утврђена Законом о раду, а то је да запослени ради на терену и борави на терену (не враћа се у пребивалиште док је на терену).

Општим актом и уговором о раду морају се прописати и висина и начин надокнаде наведених трошкова смештаја и исхране (уколико их послодавац није обезбедио) и то у зависности од места у коме запослени ради и борави на терену. Приликом утврђивања висине наведених трошкова, неопходно је обезбедити да њихова висина покрије стварне трошкове запосленог.

Накнада трошкова за исхрану у току рада

Законом о раду утврђено је право запосленог на накнаду трошкова за исхрану у току рада, али није утврђена минимална висина овог права. Ово значи да се Закон о раду не може непосредно примењивати и да се накнада трошкова за исхрану у току рада (тзв. топли оброк) мора уреди општим актом и уговором о раду.

Запослени има право на накнаду трошкова за исхрану у току рада само за дане проведене на раду. За дане када запослени није био на раду (плаћено и неплаћено одсуство, службени пут, годишњи одмор, боловање), запослени нема право на накнаду трошкова за исхрану у току рада, јер у том случају запослени нема овај трошак.

Најчешће се општим актом и уговором о раду висина накнаде трошкова утврђује у одређеном проценту у односу на просечну зараду по запосленом у Републици. Како се право на наведену накнаду остварује за дане рада, сматрамо да је најпрактичније да се „топли оброкˮ утврди по дану рада запосленог. Такође, општим актом и уговором о раду потребно је прецизирати да ли се тако утврђени износ односи на „нетоˮ или „брутоˮ накнаду трошкова за исхрану у току рада. Ово из разлога што накнада трошка за исхрану у току рада, у смислу члана 105. ст. 3. Закона о раду има карактер зараде.

Подсећамо да од измена Закона о раду (29. 7. 2014. године), послодавци не морају запосленима да накнађују наведене трошкове, уколико обезбеде исхрану у току рада на други начин: у сопственом ресторану или другом ресторану, обезбеде вредносне бонове за куповину хране у другим објектима и сл. У том случају, послодавац не накнађује трошкове запосленом за исхрану у току рада, јер их запослени нема (на пример, исхрана је обезбеђена у ресторану или кроз вредносне бонове). Међутим, како накнада трошкова за исхрану у току рада има карактер зараде, послодавац ће и у том случају висину трошкова морати да изрази у новцу, с обзиром на карактер ове накнаде трошкова.

Напомињемо да је општим актом и уговором о раду потребно уредити случајеве када запослени нема право на накнаду ових трошкова (на пример, кад је на службеном путу или када запослени ради на терену и др.).

Накнада трошкова за регрес за коришћење годишњег одмора

Запослени има право на накнаду трошкова за регрес за коришћење годишњег одмора у складу са општим актом и уговором о раду. Како је и у овом случају уређено само право запосленог, а не и висина овог права, неопходно је да се општим актом и уговором о раду уреди висина регреса за коришћење годишњег одмора, као и начин његове исплате.

Неопходан услов за исплату регреса јесте коришћење годишњег одмора за календарску годину. Уколико запослени није користио годишњи одмор нема право на регрес, јер се у складу са законом накнађују трошкови за регрес „за коришћење годишњег одмораˮ.

Као и у случају утврђивања висине „топлог оброкаˮ, у пракси се висина регреса у колективним уговорима најчешће уређује тако што се утврђује у одређеном проценту од просечне зараде исплаћене у предузећу или Републици Србији.

Општим актом и уговором о раду неопходно је прецизно уредити начин исплате регреса: да ли се исплаћује одједном (у целости) или у деловима. Осим тога, неопходно је уредити да ли се регрес утврђује у „нетоˮ или „брутоˮ износу, дакле, са или без припадајућих доприноса и пореза, с обзиром на то да, баш као и „топли оброкˮ, ова накнада трошка има карактер зараде.

Казнене одредбе

У складу са чланом 275. ст. 1. тач. 5) Закона о раду, у случају да инспектор рада у поступку инспекцијског надзора утврди да накнаде трошкова запослених нису обрачунате и исплаћене у складу да чланом 275. Закона о раду, новчаном казном од 400.000 до 1.000.000 динара казниће за прекршај послодавца са својством правног лица. Новчана казна за предузетника износи 100.000 до 300.000 динара, односно 20.000 до 40.000 динара – за одговорно лице у правном лицу.

КОМЕНТАР АУТОРА #1

Напомињемо да Законом о раду није прецизиранo шта се сматра сопственим превозом, али смо мишљења да послодавац може омогућити остваривање овог права запосленом на било који начин, који би био рационалан и омогућавао запосленом долазак и одлазак са рада. У складу са општим актом и уговором о раду, послодавац може запосленом омогућити остваривање овог права путем сопственог возила, ангажовањем другог превозника или куповином маркице – карте за превоз у јавном саобраћају или на други начин.

КОМЕНТАР АУТОРА #2

Општим актом и уговором о раду уређују се случајеви када запослени има право на исплату „дневницеˮ, као и висина „дневницеˮ. У пракси се најчешће уређује да се она односи на исхрану у току службеног пута, а да се пун износ „дневницеˮ исплаћује за службено путовање у земљи које је трајало између 12 и 24 часа, а половина дневнице за службено путовање које је трајало између 8 и 12 часова. С обзиром на то да се у наведеном случају накнађују трошкови исхране, уколико је на службеном путу запосленом обезбеђен један, два или сва три оброка, потребно је износ „дневницеˮ умањити за висину исхране, јер у том случају запослени нема одређени трошак. Ово значи да се општим актом и уговором о раду мора дефинисати који проценат или износ „дневницеˮ припада запосленом у случају да није обезбеђен један, два или сва три оброка.

КОМЕНТАР АУТОРА #3

Како Законом о раду није дефинисано шта се сматра „службеним путемˮ, у пракси се отворило питање да ли запослени којима је у опису посла да возе имају, односно да ли имају и када имају право на „дневницуˮ на службеном путу? Према нашем мишљењу, ако је у опису посла запосленог да вози моторно возило, тј. да обавља послове превоза терета и путника у земљи, наведени посао представља редован рад запосленог за чије обављање су услови утврђени правилником о систематизацији и организацији послова. Ако су услови рада возача вредновани кроз основну зараду запосленог (а рад се обавља превозом робе и/или путника у земљи), не може се сматрати да њихово редовно обављање представља службени пут за који запослени има право на накнаду трошкова за време проведено на службеном путовању у земљи, у смислу члана 118. тач. 3) Закона о раду, с обзиром на то да је реч о пословима који се по опису обављају редовним превозом у земљи. Међутим, у том случају је послодавац у обавези да овом запосленом накнади све трошкове које је имао у вези са обављањем посла, у складу са својим општим актима, односно уговором о раду, осим ако посебним прописом није друкчије одређено.

 Табела:

Усклађени неопорезиви износи пореза на доходак грађана на друга примања запослених, који се примењују у периоду од 1. фебруара 2016. до 31. јануара 2017. године („Сл. гласник РСˮ, бр. 5/16)

 

Накнада трошкова превоза у јавном саобраћају	3.666 дин.
Дневница за службено путовање у земљи (по једној дневници)	2.201 дин.
Накнада превоза на службеном путовању	6.417 дин.
Неопорезиви износ зараде	11.604 дин.
Дневница за службено путовање у иностранство (члан 18. ст. 1. тач. 2) Закона о порезу на доходак грађана	до износа прописаног од стране надлежног државног органа, а највише до 50 евра дневно