Право запосленог на признавање трошкова превоза на службеном путовању

Накнада трошкова превоза на службеном путовању није детаљно регулисана Законом о раду, па је у том смислу веома значајно да се ово питање уреди општим актом послодавца, тако да овај текст представља и смерницу за регулисање наведеног питања.

 

Према члану 118. став 1. тачка 2) Закона о раду, запослени има право на накнаду трошкова, у складу са општим актом и уговором о раду, за време проведено на службеном путу у земљи или иностранству, тј. на накнаду следећих трошкова:

1) дневница за службено путовање,

2) накнада трошкова смештаја на службеном путу и

3) накнада трошкова превоза на службеном путу.

Овде ће детаљније бити говора о надокнади трошкова превоза на службеном путовању, а они се неизоставно појављују јер се, према дефиницији, службеним путовањем сматра путовање ван места редовног рада запосленог ради извршења одређеног посла по налогу овлашћеног лица. Закон о раду није ближе регулисао поступак упућивања запосленог на службено путовање и обрачунавања обављеног службеног путовања у земљи. Стога је неопходно да се општим актом послодавца детаљно пропише ова материја. При томе треба поменути да и Уредба о накнади трошкова и отпремнини државних службеника и намештеника („Сл. гласник РСˮ, број 98/2007, 84/2014 и 84/2015) регулише ову материју, па иако је она обавезујућа само за запослене у државним органима, због непостојања других прописа који би регулисали ово питање, правна лица и предузетници својим општим актом такође могу да примене решења из ове уредбе.

НАКНАДА ТРОШКОВА ПРЕВОЗА НА СЛУЖБЕНОМ ПУТОВАЊУ

Накнада трошкова за време проведено на службеном путовању у земљи и иностранству обухвата:

– дневнице,

– трошкова смештаја,

– путне трошкове.

Запосленом који је упућен на службено путовање, путни трошкови превоза признају се:

1) у целини према приложеном рачуну, односно у висини стварних трошкова превоза према приложеним рачунима превозника у јавном саобраћају (аутобуска карта, карта за авион или за воз и сл.), односно

2) за коришћење сопственог аутомобила – под условима и на начин утврђен општим актом и уговором о раду.

Слично је утврђено и у члану 18. став 1. тачка 5) Закона о порезу на доходак грађана – не плаћа се порез на зараде на примања запосленог по основу накнаде превоза на службеном путовању према приложеним рачунима превозника у јавном саобраћају, када је, сагласно закону, другим прописима односно актима одобрено коришћење сопственог аутомобила за службено путовање или у друге службене сврхе – до износа 30% цене по основној јединици мере погонског горива помноженог с бројем јединица мере погонског горива које је потрошено, а највише до 6.716 динара месечно.

Третман трошкова превоза на службеном путу имају и издаци за аеродромске таксе, путарине, жетони за излазак на перон и сл. Као трошкови превоза на службеном путовању признају се и трошкови превоза од момента поласка на службено путовање, од места становања до аеродрома или аутобуске односно железничке станице у земљи у одласку, односно до доласка до места становања у повратку, према приложеним рачунима. У накнаду трошкова за службени пут не могу да се признају трошкови нпр. плаћених казни за прекорачење брзине или трошкови одношења аутомобила (сопственог или службеног) због погрешног паркирања, јер су то казне које треба да сноси запослени као физичко лице – учинилац прекршаја у саобраћају. Међутим, ако правно лице преузме плаћање наведених трошкова, има обавезу да обрачуна, обустави и уплати порез на зараде по стопи од 10% и доприносе за обавезно социјално осигурање по збирној стопи од 19,9% на терет запосленог и 17,9% на терет послодавца (коефицијент за прерачун на бруто је 0,701).

НАКНАДА ТРОШКОВА ЗА КОРИШЋЕЊЕ ЈАВНОГ САОБРАЋАЈА

Уколико је запослени на службеном путу користио јавни саобраћај, дужан је да поднесе рачун, на основу кога му се врши накнада трошкова превоза на службеном путу и то је неопорезиви износ према Закону о порезу на доходак грађана (у даљем тексту: Закон о порезу).

Уколико је запослени користио јавни саобраћај на службеном путу, а не поднесе рачун (нпр. изгубио је рачун), послодавац може да му надокнади трошкове превоза, али на исплаћени износ мора да обрачуна и плати порез на зараде по стопи од 10%.

КОРИШЋЕЊЕ СОПСТВЕНОГ АУТОМОБИЛА ЗА СЛУЖБЕНО ПУТОВАЊЕ

Запосленом који је упућен на службено путовање накнађују се трошкови превоза од места рада до места где треба да изврши службени посао и трошкови превоза за повратак до места рада у висини стварних трошкова превоза према приложеном рачуну. Према томе, када је запослени на службеном путу користио јавни саобраћај, дужан је да поднесе рачун, на основу кога му се врши накнада трошкова превоза на службеном путу, при чему се на те трошкове превоза не обрачунавају пореске обавезе. Међутим, ако због хитности, односно потреба службеног пута запослени не може да користи ни превоз у јавном саобраћају ни службено возило на службеном путу, онда, по писаном одобрењу овлашћеног лица (у коме се наводе разлози хитности, односно потребе службеног посла), може да користи сопствени аутомобил.

Оваква формулација уобичајено се уноси у општа акта код послодаваца и она је основ да се у сваком конкретном појединачном случају донесе одлука о одобрењу коришћења приватног возила. Према томе, право на накнаду трошкова превоза сопственим аутомобилом има запослени ког послодавац упути на службено путовање сопственим возилом. Приликом примене овог института „коришћења сопственог аутомобила у службене сврхе” треба имати у виду следеће моменте:

– Послодавац треба да уреди општим актом, односно уговором о раду, услове и начин коришћења сопственог аутомобила за превоз на службеном путовању или у друге службене сврхе, као и начин обрачуна накнаде трошкова превоза сопственим возилом.

– Под сопственим возилом подразумева се возило у приватном власништву које, као власник или по другом основу (члан породице власника, по овлашћењу власника), користи запослени којем је за превоз на службеном путу одобрено коришћење сопственог аутомобила.

– Мора постојати налог за коришћење сопственог возила у службене сврхе, у којем треба уписати податке: о типу возила и регистарском броју, броју пређених километара на почетку и по завршетку службеног путовања, просечну потрошњу горива, дестинацију путовања и пређену километражу на службеном путовању.

– Запослени коме се исплаћује накнада за коришћење приватног аутомобила у службене сврхе, нема право на накнаду трошкова горива, оправке, одржавања возила и сл., јер је то садржано у накнади која се исплаћује.

– Када се сопствени аутомобил користи за друге службене потребе (без путног налога), запослени би требало да води евиденцију о пређеним километрима, на основу које би му послодавац извршио накнаду трошкова.

– Запослени коме је одобрено коришћење сопственог аутомобила у службене сврхе, има право на надокнаду споредних трошкова који су у вези са службеним путем, као што је плаћена путарина, уз подношење рачуна уз путни налог.

Ниједним законским прописом није дефинисан износ накнаде за коришћење приватног возила у службене сврхе, па ни Законом о раду, који само генерално регулише право запослених на накнаду трошкова службеног путовања у земљи. У пракси је зато уобичајено да се за ове намене користи одредба члана 18. став 1. тачка 5) Закона о порезу, који је прописао да се не плаћа порез на зараде на примање запосленог по основу накнаде за коришћење сопственог аутомобила за службено путовање, до износа 30% цене једног литра бензина помноженог с бројем потрошених литара, а највише до 6.716,00 динара месечно (важи до 31. 1. 2019. године). Ова одредба уједно се користи и у општим актима послодаваца као мерило исплате накнаде за коришћење сопственог аутомобила за службене потребе. Наравно, послодавци у својим општим актима могу да регулишу и право на исплату у висини од 10% или 20% цене за литар бензина или да уведу исплату по пређеном километру или у другом номиналном износу, али увек треба имати у виду претходно дати неопорезиви износ ове накнаде на месечном нивоу. У сваком случају, послодавци у привредним делатностима уређују висину ове накнаде својим општим актом, слободно, у складу са својим могућностима и интересима.

У складу са чланом 18. ст. 1. т. 5) Закона о порезу, не плаћа се порез на зараде на примање запосленог по основу накнаде за коришћење сопственог аутомобила за службено путовање, до износа 30% цене једног литра бензина помноженог с бројем потрошених литара, а највише до 6.716,00 динара месечно. Подразумева се да се ова пореска одредба примењује и при употреби сопственог аутомобила за потребе тзв. вожње у локалу, односно за дневне потребе у месту седишта послодавца, ако је то предвиђено општим актом послодавца. Дакле, неопорезив износ накнаде за коришћење сопственог возила за службено путовање обрачунава се тако што се 30% цене по основној јединици мере погонског горива помножи са бројем потрошених јединица мере погонског горива, при чему је тај износ неопорезован до 6.716 динара месечно. Уколико се запосленом исплаћује накнада трошкова за коришћење сопственог аутомобила у износу већем од наведеног неопорезивог износа, на месечном нивоу обрачунава се и плаћа порез на зараде по стопи од 10% на износ који прелази неопорезиви износ, при чему:

1) предметна накнада је накнада запосленом за употребу свог аутомобила за службено путовање или у друге службене сврхе (фактички представља накнаду запосленом по основу амортизације сопственог аутомобила, када га користи у службене сврхе), која у себи не садржи износ трошкова по основу горива које је потрошено на службеном путовању, односно у службене сврхе коришћењем сопственог аутомобила запосленог;

2) трошак горива које је запослени потрошио на службеном путовању представља трошак пословања послодавца и не чини део зараде запосленог, а као основ за признавање трошка потрошених литара бензина (горива) користе се подаци нпр. из налога за службени пут (нпр. број километара пређених на службеном путу, временски период у ком се реализује службено путовање, тип аутомобила), као и друге помоћне евиденције, из којих може да се утврди количина потрошеног горива у предметном случају.

С тим у вези, општим актом послодавца (колективни уговор, правилник, уговор о раду) требало би да, поред осталог, буде уређено право запослених на накнаду трошкова службеног путовања када се запосленом одобрава коришћење сопственог аутомобила за службено путовање или у друге службене сврхе, као и критеријуми који се цене при утврђивању накнаде у датом случају (нпр. просечна потрошња горива за предметни тип аутомобила, временски период у ком се реализује службено путовање, као и друге околности које утичу на висину потрошње бензина – горива).

КОРИШЋЕЊЕ СЛУЖБЕНОГ ВОЗИЛА У СЛУЖБЕНЕ СВРХЕ

Када је запослени упућен на службени пут или неко друго обављање послова за послодавца његовим службеним возилом, реч је о употреби службеног возила у службене сврхе. То значи да запослени који користи ово возило има право на накнаду трошкова за купљено гориво (према приложеним рачунима) или право на бонове за гориво које је послодавац купио од предузећа регистрованог за промет нафтних деривата. Поред тога, запослени има право на накнаду пратећих трошкова за време обављања послова службеним колима – плаћање путарине, паркинга и сл. – уз прилагање рачуна.

Према томе, запослени у овом случају не може да користи право на накнаду у висини до 30% цене једног литра бензина по пређеном километру, а највише до 6.716,00 динара месечно, јер је ово право предвиђено само за коришћење приватног возила у службене сврхе.

Општим актом послодавац треба да уреди случајеве коришћења службеног возила у службене сврхе, посебно са становишта намене коришћења возила, али и евиденције коришћења возила и потрошње горива.

Напомиње се да, у циљу контроле коришћења службеног аутомобила и употребе бонова за то возило, правно лице ово питање мора да уреди својим општим актом. Правно лице општим актом треба да уреди коришћење службеног аутомобила, као и начин вођења евиденције о пређеним километрима по путним налозима.

НАКНАДА ТРОШКОВА ПРЕВОЗА НА СЛУЖБЕНОМ ПУТОВАЊУ ЗА ДРЖАВНЕ СЛУЖБЕНИКЕ И НАМЕШТЕНИКЕ

Право на накнаду трошкова превоза на службеном путовању за државне службенике и намештенике уређено је Уредбом о накнади трошкова и отпремнини државних службеника и намештеника (у даљем тексту: Уредба). Према члану 11. Уредбе, државном службенику и намештенику накнађују се трошкови превоза од места рада до места где треба да се изврши службени посао и трошкови превоза за повратак до места рада у висини стварних трошкова превоза у јавном саобраћају. Ради покрића трошкова превоза на службеном путовању у иностранство, лицу које службено путује исплаћује се накнада у висини цене из путничке тарифе за превоз средством оне врсте и разреда који се, према налогу за службено путовање, користе.

Као трошкови превоза на службеном путовању признају се и трошкови превоза од момента поласка на службено путовање од места становања до аеродрома или аутобуске односно железничке станице у земљи у одласку, односно до доласка до места становања у повратку, према приложеним рачунима.

Поред наведеног, у вези са превозом ради извршења службеног посла могу да се појаве и додатни трошкови, као што су резервација места, аеродромска такса или превоз пртљага аутобусом. Уз обрачун путних трошкова признају се и наведени додатни трошкови, уз обавезно прилагање потврде да су плаћени. Трошкови превоза за службено путовање у иностранство признају се на основу приложене превозне карте или плаћеног рачуна за превозно средство и врсту превоза који је назначен у налогу за путовање, уз које се признају и други трошкови (за резервације, аеродромске таксе, пртљаг и сл.) само ако је приложена потврда да су плаћени.

При томе треба обратити пажњу на то да се трошкови градског превоза у месту у којем се врши службени посао не сматрају трошковима превоза на службеном путовању, па се посебно не надокнађују, већ се покривају из дневнице за службено путовање (у земљи или иностранству).

Ако због хитности, односно потреба службеног посла у земљи државни службеник или намештеник не може да користи ни превоз у јавном саобраћају ни службено возило, он може да, по писменом одобрењу овлашћеног лица (у коме су наведени разлози хитности, односно потреба службеног посла), користи сопствени аутомобил на службеном путовању.

Државном службенику или намештенику који, по писменом одобрењу овлашћеног лица, користи сопствени аутомобил, исплаћује се накнада од 10% прописане цене за литар погонског горива по пређеном километру. Ако је послодавац у налогу за службено путовање (у земљи или у иностранство) одобрио могућност коришћења сопственог аутомобила за службено путовање, у налогу треба да се наведе: тип возила и регистарски број, број пређених километара на бројчанику на почетку и по завршетку путовања, односно укупан број пређених километара на службеном путовању.

Приликом пореског третмана накнаде трошкова превоза на службеном путу државних службеника и намештеника такође се, у складу са Уредбом, примењује члан 18. став 1. тачка 5) Закона о порезу, који регулише да се не плаћа порез на зараде на примања запосленог државног службеника или намештеника по основу:

– накнаде превоза на службеном путовању према приложеним рачунима превозника у јавном саобраћају;

– накнаде за одобрено коришћење сопственог аутомобила за службено путовање – до износа 30% цене по основној јединици мере погонског горива помноженог с бројем јединица мере погонског горива које је потрошено, а највише до 6.716 динара месечно.

Као што је већ напоменуто, државни службеници и намештеници имају право на накнаду, у случају коришћења сопственог аутомобила у службене сврхе на основу писменог одобрења овлашћеног лица, у висини од 10% прописане цене за литар погонског горива по пређеном километру. Стога, ако се државном службенику или намештенику због хитности, односно потреба службеног посла одобри коришћење сопственог возила за превоз на службеном путовању, обрачун накнаде трошкова превоза врши се на начин утврђен Уредбом (накнада у висини 10% прописане цене за литар погонског горива по пређеном километру), при чему треба имати у виду одредбе Закона о порезу у складу са којима се не плаћа порез на зараде на примања запосленог по основу накнаде ових трошкова до износа 30% цене по основној јединици мере погонског горива помноженог с бројем јединица мере погонског горива које је потрошено, а највише до 6.716 динара месечно.

Треба још напоменути и то да Уредбом није предвиђена могућност коришћења сопственог аутомобила за превоз на службеном путовању у иностранству, што значи да државним службеницима и намештеницима, односно именованим постављеним и изабраним лицима и запосленима у органима локалне самоуправе и запосленима у организацијама обавезног социјалног осигурања не може бити одобрена ова врста превоза за службено путовање у иностранство.

ИСПЛАТА ПУТНИХ ТРОШКОВА ЛИЦИМА ВАН РАДНОГ ОДНОСА

Послодавци у разним случајевима за обављање различитих послова у оквиру своје делатности ангажују физичка лица ван радног односа, и то по различитим основама:

1) по основу уговорних послова ван радног односа (уговор о делу, привремени или повремени послови и др.);

2) по основу чланства у Управном и Надзорном одбору;

3) по другим основама за обављање одређених послова.

За такве послове физичко лице остварује одређене трошкове (превоз, преноћиште, коришћење такси превоза, накнаде за коришћење сопственог аутомобила, паркинг и сл.). Висина исплате по овим основама може да се утврди поменутим лицима у истом износу као и запосленима, али може да буде мања или већа од тога што послодавац утврђује својим општим актом. У сваком случају, послодавац може да исплати накнаду трошкова и других расхода физичком лицу које није у радном односу код њега, ако је такву могућност предвидео општим актом или другим одговарајућим актом (оснивачким актом, односно статутом).

Исплате по основу накнаде оваквих трошкова лицима која нису у радном односу код послодавца имају третман осталих прихода, који по својој природи чине доходак физичког лица у смислу члана 85. став 1. тачка 13) Закона о порезу. Према тим одредбама, осталим приходима сматрају се и други приходи који по својој природи чине доходак физичког лица и нису опорезиви по другом основу у складу са Законом о порезу, а нарочито накнаде трошкова и други расходи лицима која нису запослена код исплатиоца. Значи, када исплатилац плати трошкове за време проведено на службеном путу или призна било који издатак физичком лицу које није запослено код исплатиоца, наведени трошкови имају карактер осталих прихода на које се плаћа порез по стопи од 20% на основицу умањену за 20% по основу нормираних трошкова (сагласно члану 86. Закона о порезу).

Истовремено, пошто је чланом 85. став 1. тачка 13. Закона о порезу утврђено да приходи по основу накнада трошкова и других расхода лицима која нису запослена код исплатиоца спадају у групу осталих прихода, који по својој природи чине доходак физичког лица, на накнаде за исхрану, хотелски смештај и трошкове превоза који се исплаћују лицима која нису запослена код послодавца, а упућују се на службени пут у земљи, плаћа се допринос за пензијско и инвалидско осигурање. Допринос се плаћа на основицу на коју се плаћа порез по стопи од 26%.