Преговарање у поступку јавне набавке

Преговарачки поступак омогућава наручиоцу да директно преговара са продавцима односно понуђачима у циљу закључења уговора о јавној набавци.

 

Људи преговарају сваки дан, били тога свесни или не. На послу, али и у кући, у продавници, на улици, траже боља решења, бирају боље солуције, боре се за квалитетније, исплативије, корисније итд.

Преговарање представља дијалог између два или више лица, са намером да се постигне повољан исход у односу на једно или више питања у којима постоји супротстављени интерес између више лица по барем једном питању. Повољан исход је циљ, али не и нужан резултат преговарања, те тај циљ некад могу остварити сви учесници у преговорима, некад само један од њих, а некада ниједан.

Преговарање у послу има за циљ да се оствари што бољи финансијски и пословни интерес и да се „извуче” највише од онога што би за преговарача био најбољи могући резултат. Преговарање у јавним набавкама представља вођење организованих и структурних разговора између наручиоца и једног или више понуђача ради постизања споразума о набавци добара, услуга или радова.

У јавним набавкама преговори нису исти као преговори који се воде између привредних субјеката ван режима јавних набавки. Основна разлика је у томе што је понуђач лимитиран унапред дефинисаним захтевима јавне набавке (захтеване техничке спецификације, утврђени услови за учешће, тражена средства обезбеђења), а условно речено, у преговорима не може да оствари боље услове него што је имао приликом подношења иницијалне понуде. С друге стране, ни његова иницијална понуда не мора да буде и (ако говоримо о преговарању у правом смислу те речи) није она која једина задовољава његове интересе, већ је обично реч о почетној понуди која би била његов идеалан исход, што не значи да не би био задовољан и са мање, па некад и са много мање од онога што нуди у иницијалној понуди. Компромис између нпр. 0% снижене цене, односно уопште неснижене цене, као идеалног сценарија за продавца (понуђача), и рецимо 50%, као идеалног попуста на почетну цену „у очима” купца (наручиоца), јесте сврха преговора, односно компромис који би требало да задовољи обе стране, при чему ће задовољство или незадовољство једне од страна које преговарају бити условљено циљевима, начином и вештином преговарања.

Преговарачки поступак у јавним набавкама омогућава наручиоцу да директно преговара са продавцима односно понуђачима у циљу закључења уговора о јавној набавци. Овај поступак је ограничен на поједине случајеве, односно постоје одређени услови који морају бити испуњени како би се уопште могао покренути преговарачки поступак, а последично морају бити испуњени одређени услови како би се могло приступити самом преговарању.

Закон о јавним набавкама („Сл. гласник РС”, бр. 124/12, 14/15 и 68/15 – у даљем тексту: ЗЈН) познаје две врсте преговарачких поступака: један у којем се објављује позив за подношење понуде и један у којем се то не чини, већ се у поступак преговарања позивају само одређени понуђачи.

ПРЕГОВАРАЧКИ ПОСТУПАК СА ОБЈАВЉИВАЊЕМ ПОЗИВА ЗА ПОДНОШЕЊЕ ПОНУДА може се спровести у три случаја:

1) Када наручилац у отвореном, рестриктивном или квалификационом поступку или конкурентном дијалогу добије све неприхватљиве понуде. Премда је реч о новом поступку јавне набавке, исти представља неку врсту наставка претходног поступка, који је, условно речено, неуспешно завршен обуставом. Уколико жели да покрене овај поступак, наручилац не сме да одступи од услова за учешће у поступку, техничких спецификација и критеријума за доделу уговора, које је одредио у поступку који је претходио. Међутим, његово је право да одлучи да ли ће у преговарачки поступак позвати сва заинтересована лица или ће право на учешће да резервише само за учеснике у претходном поступку који је окончан обуставом. Наиме, њему ЗЈН даје могућност да, уместо објављивања позива, у преговарачки поступак само позове и све понуђаче који су учествовали у претходном поступку, при чему ће они своје понуде учинити прихватљивим. Уз горе поменуте услове у виду забране измена одређених делова конкурсне документације, којих се строго мора држати наручилац, у овој ситуацији и понуђачи имају једно ограничење, а то је да цена коју нуде у овом преговарачком поступку не може бити већа од понуђене цене у оном поступку који је претходио и који је био основ за покретање преговарачког поступка.

2) Када због природе добара, услуга или радова, као и ризика везаних за њих, није могуће унапред проценити вредност јавне набавке. Овај основ постоји у оним ситуацијама када наручилац жели да набави потпуно нови предмет набавке, непознат постојећом тржишту, при чему ће бити у опасности да, примењујући отворени поступак, погрешном проценом вредности добије „прихватљиву а скупу” понуду, док у овом случају има могућност да кроз преговоре дође до повољније и реалније цене. С друге стране, то могу бити и набавке које нису нужно непознате и потпуно нове, али које због неочекиваних околности повлаче за собом ризике непредвидивих пратећих трошкова, које је, сем тешкоће у предвиђању, веома тешко или немогуће и проценити.

3) Када наручилац у конкурсној документацији не може унапред да одреди прецизне техничке спецификације услуга као предмета набавке. Овај основ јесте последица чињенице да наручилац често нема потребна знања за набавку сложених и комплексних предмета набавки, те постоји опасност да не дефинише на прави начин техничку спецификацију и не добије жељени предмет набавке.

Када је реч о наручиоцима из тзв. посебног сектора (водопривреда, енергетика, саобраћај и поштанске услуге), преговарачки поступак са објављивањем позива за подношење понуда они могу спроводити без икаквих предуслова. То значи да услови за спровођење ове врсте поступка у ствари представљају оцену наручиоца да ли би тај поступак био целисходан за одређени предмет набавке у датом времену и околностима. Тако ће нпр. свест наручиоца о израженој конкуренцији на тржишту предметне набавке иницирати његову одлуку да спроведе поступак са преговарањем у циљу да кроз поступак преговарања у којем учествује већи број лица, добије још бољу понуду од оне коју би добио у отвореном поступку. У таквим околностима и понуђачи реагују у односу на број и карактеристике конкурената, па ће, имајући у виду ко су им конкуренти, често бити спремни да своју понуду доведу до доњег нивоа профитабилности само да би преговарање завршили као победници и добили уговор.

С друге стране, од значаја је и „снага и величина” самог наручиоца. Одлуку да спроводи овај преговарачки поступак пре ће донети наручилац који је свестан свог ауторитета, односно референтности као купца. Претпоставка је, свакако оборива, да ће „велики наручилац” бити „добар мамац” за привредне субјекте којима би такав наручилац, као купац, „отворио врата” будућим пословима и представљао озбиљну пословну референцу за будућност. У таквим ситуацијама понуђачи би били спремни да додатно побољшају своју понуду у циљу добијања посла.

Један од фактора који може бити релевантан за доношење одлуке о покретању ове врсте поступка може бити и процењена вредност, односно њена валидност у односу на тржишне околности. Уколико је наручилац свестан да процењена вредност јавне набавке, услед лоше процене, промена на тржишту или недостатка довољних финансијских средстава, није адекватна, односно нижа је од реалне, постоји извесна опасност и да понуде у поступку садрже цену изнад процењене вредности, услед чега би те понуде наручилац морао да одбије као неприхватљиве. У случају поступка преговарања ниједна понуда се због цене изнад процењене вредности априори не одбија, већ се кроз преговоре може довести на жељени ниво.

Када је реч о ПРЕГОВАРАЧКОМ ПОСТУПКУ БЕЗ ОБЈАВЉИВАЊА ПОЗИВА ЗА ПОДНОШЕЊЕ ПОНУДА, њега наручилац може покренути по једном од осам предвиђених основа:

1) Недобијање ниједне одговарајуће понуде, односно недобијање ниједне понуде уопште, у отвореном или рестриктивном поступку који је претходно за тај предмет набавке спроведен. Осим ове околности, неопходно је да наручилац и у новом поступку користи техничке спецификације, услове за учешће у поступку и критеријуме за доделу уговора, идентичне онима у првобитном поступку.

2) Постојање техничких или уметничких разлога, односно искључивих права у вези са реализацијом уговора о јавној набавци. У овом случају на тржишту постоји само један понуђач који може испунити јавну набавку. Када је реч о техничким разлозима или разлозима везаним за постојање искључивог права, то би била ситуација када је рецимо понуђач једини овлашћени заступник произвођача и једини овлашћени сервисер опреме која се одржава у гарантном року. У преговарачком поступку по основу уметничких разлога сама специфичност уметничког изражавања и поимања и доживљаја уметности доводи до одсуства ефективне конкуренције, јер је уметник сâм по себи јединствен и неупоредив са другима.

3) Постојање изузетне хитности проузроковане ванредним околностима или непредвиђеним догађајима. Да би постојао овај основ за покретање поступка, неопходно је да за конкретну набавку постоји хитна потреба која се неодложно мора задовољити, да је та хитност проузрокована ванредним околностима или непредвиђеним догађајима због којих наручилац није могао да поступи у дужим минималним роковима које ЗЈН предвиђа за поступке који се спроводе по правилу (отворени или рестриктивни поступак) и да те околности нису ни у ком случају зависиле од воље наручиоца, нити су у било каквој вези са њим.

4) Додатна испорука добара. Овде је реч о потреби за добрима која се разликују од првобитно уговорених и која су намењена за делимичну замену производа, материјала или инсталација или проширење обима постојећих. Да би овај основ постојао, морале би да постоје посебне околности које оправдавају преговарање са првобитним добављачем, односно чињеница да би у супротном наручилац морао да набавља материјал који има другачије техничке карактеристике, што би проузроковало несразмерно велике техничке тешкоће у његовом пословању, при чему је укупна вредност свих додатних добара максимално 15% од укупне вредности првобитно закљученог уговора, а од закључења тог уговора није протекло више од три године.

5) Додатне услуге или додатни радови. Овде наручилац има потребу да набавља додатне услуге или радове који нису били укључени у првобитни уговор о јавној набавци, а неопходни су за извршење уговора. Осим истих услова који се односе и на претходни основ (укупна вредност додатних услуга или радова није већа од 15% и од закључења првобитног уговора није протекло више од три године), овде мора бити испуњен и услов да се додатне услуге или радови у техничком или економском погледу не могу раздвојити од првобитно уговорених, а да се притом не проузрокују несразмерно велике техничке тешкоће или несразмерно велики трошкови за наручиоца, или да су, иако се могу набавити одвојено, неопходни за извршење првобитног уговора о јавној набавци.

6) Набавка добара под посебно повољним условима од понуђача који је у ликвидацији или стечају.

7) Набавка добара понуђених и купљених на робним берзама.

8) Набавка услуга које су део наставка конкурса за дизајн, ако је уговор закључен са награђеним учесником, односно награђеним учесницима на конкурсу и ако наручилац у преговарачки поступак укључи сваког од њих.

Од другог до шестог основа наручилац је обавезан да се пре доношења одлуке о покретању поступка обрати Управи за јавне набавке захтевом за мишљење о основаности његове примене. У року од десет дана од дана пријема комплетног захтева Управа за јавне набавке даје мишљење о постојању основа за спровођење преговарачког поступка, при чему оно може бити позитивно или негативно. Испитивање постојања основа за спровођење преговарачког поступка задржава даље активности наручиоца у поступку, осим у случају тзв. преговарачког поступка „по хитности”, али и у случају да мишљење није достављено у року од десет дана од дана пријема комплетног захтева.

БРОЈ ПОНУЂАЧА СА КОЈИМА СЕ ПРЕГОВАРА

Једанаест различитих основа покретања обе врсте преговарачког поступка утиче на број лица са којима се воде преговори и на положај тих лица у односу на наручиоца, што узрокује потребу за различитим припремним радњама за вођење преговора, али и за различитим начинима преговарања. То се посебно односи на преговарачки поступак без објављивања позива за подношење понуда. У неким ситуацијама се (потенцијално) преговара са више њих, као што је у случајевима када се поступак покреће из разлога недобијања ниједне (одговарајуће) понуде у претходном поступку или из „разлога хитности”. Иначе, преговара се само са једним понуђачем приликом набавке додатних добара, услуга и радова или у случају постојања техничких или уметничких разлога, односно искључивих права у вези са реализацијом уговора о јавној набавци.

Преговори са једним понуђачем свакако пружају знатно мањи маневарски простор за наручиоца. Међутим, то не значи да наручилац не поседује преговарачки потенцијал и у том случају. И у ситуацијама када једини понуђач са којим се преговара има својеврсну монополистичку позицију, наручилац мора да наметне свој ауторитет и да буде свестан да и понуђач има интерес да уговор о јавној набавци буде закључен. И тада наручилац мора да има одређену платформу за преговарање, односно једну врсту црвене линије прихватљивих услова у понуди испод које неће ићи, при чему, када год је то могуће, мора имати и алтернативно решење у случају да преговори са јединим понуђачем не успеју.

ПОДАЦИ О ПОНУЂАЧУ СА КОЈИМ СЕ ПРЕГОВАРА

Важно је прикупити информације о понуђачу са којим ће се преговарати: његовом промету, приходима, кључним уговорима, руководећем и стручном кадру, очекиваном нивоу заинтересованости за склапање посла са наручиоцем. Анализа добављача важна је и за степен заинтересованости наручиоца у смислу прикупљања података о бонитету, кредитном рејтингу и пословном понашању понуђача, јер ти подаци могу сведочити не само о могућем понашању тог понуђача у реализацији будућег уговора, већ и о његовим „јаким и слабим” странама за преговарање. На пример, понуђач који у претходном периоду има проблем са ненаплаћеним потраживањима, спремнији је да уђе у пословни аранжман са државом (коју персонификује наручилац), која је по правилу сигурнији партнер од приватног партнера, нарочито у случају добрих услова плаћања које предвиђа наручилац. Имајући такву информацију, наручилац може нпр. да предвиди авансно плаћање или краћу валуту плаћања, очекујући да заузврат понуђач понуди нижу цену.

Даље, понуђачу сама свест о користима које доноси уговор може бити довољна да учини да његови захтеви (понуђена цена, рокови испоруке, гарантни рок и други комерцијални услови уговора) буду прихватљиви за наручиоца. Имајући у виду друге околности, те користи, осим горе наведених (пословање са референтним партнером, лидерство или конкуренција лидеру на предметном тржишту, слабљење или елиминација конкуренције и др.), могу бити и пре свега вредност уговора и његово трајање. Вредност уговора се може односити како на укупну финансијску вредност тако и на профитабилност посла, те и на однос очекиваног ангажовања и очекиваних резултата. Када је реч о дужини уговора, свакако да су уговори који трају две или три године „привлачнији” од оних који трају годину дана или краће, и у смислу њихове вредности и због чињенице да њима понуђач обезбеђује упосленост својих капацитета у дужем периоду.

Поред тога, понуђач после истицања вишегодишњег уговора стиче компаративну предност за добијање новог посла код истог наручиоца јер је у међувремену имао прилику да добро упозна потребе наручиоца, његове специфичности и како да на најбољи начин задовољи његове захтеве (Упутство за преговарање, Управа за јавне набавке).  

Коначно, подаци о понуђачу наручиоцу помажу и у дефинисању своје почетне позиције као доминантног, равноправног или потчињеног преговарача, у смислу „јачине” лица која преговарају.

ЦИЉЕВИ ПРЕГОВАРАЊА

Нaручилaц мoрa унaпрeд, прe пoчeткa прeгoвoрa, дa oдрeди свoje циљeвe и жeљeнe исхoдe прeгoвaрaњa. Oвo дирeктнo утичe нa тo кaкo сe прeгoвoри вoдe, укључуjући и то кaкo ће се oдрeдити oпциje и дискутoвaти o њимa, кoja je aлтeрнaтивнa oпциja нaручиoцa и кoликo сeби мoжe да приушти кoмпрoмис, тј. уступак. Вaжнo je унaпрeд рaзмислити o тoмe кoje уступкe je нaручилaц спрeмaн дa нaпрaви, a током преговора ће наручилац видети и кoликo тај уступaк знaчи понуђачу и рaзмислиће кaдa трeбa да пoнуди уступaк, кoлики он трeбa да буде и штa би нaручилaц трeбaлo дa дoбиje зaузврaт (Смернице за преговарање, Управа за јавне набавке).

Нajбoљa aлтeрнaтивa пoстигнутoм спoрaзуму je вeoмa пoзнaт кoнцeпт у кoнтeксту тeoриje прeгoвaрaњa. Пoстoje чeтири кoрaкa зa прoцeњивaњe свoje најбоље алтернативе: нaпрaвити списaк aлтeрнaтивa, прoцeнити их, утврдити свojу најбољу алтернативу и изрaчунaти рeзeрвисaну врeднoст, односно нajнижу врeднoст спoрaзумa кojу је наручилац спреман да прихвати. Укoликo je врeднoст прeдлoжeнoг спoрaзумa нижa oд рeзeрвисaнe врeднoсти, потребно је одбити понуду, и супротно, укoликo je кoнaчнa пoнудa вeћa oд рeзeрвисaнe врeднoсти, понуду треба прихватити (Кoнцeпт Хaрвaрдскoг прeгoвaрaчкoг прojeктa).

КО СПРОВОДИ ПРЕГОВАРАЊЕ?

Два од три кључна елемента за успешно преговарање везана су за лица која воде преговоре, а то су: знање тих лица и њихове вештине преговарања (трећи кључни елемент је успешно дефинисање циља којем се стреми као резултату преговарања).

Преговоре у име наручиоца води комисија за јавну набавку. Дакле, ЗЈН не прави разлику између различитих поступака јавне набавке, те не постоји посебна комисија за преговарање. То значи да би у комисију за јавну набавку морала бити именована лица која поседују стручна знања из области која је предмет јавне набавке, те стручњаци из области финансија и права, али и лица која поседују преговарачке вештине, као и лица која се налазе на одговорним и ауторитативним позицијама код наручиоца, чије сâмо присуство може да ојача његову преговарачку позицију.

Уколико с друге стране преговарачког стола седе професионални, врхунски преговарачи, са много искуства у преговарању (било са наручиоцима било уопште), што ће бити случај када је понуђач велика компанија, наручилац ће морати да учини већи напор, односно мораће да ангажује више лица са вештинама и искуством у преговарању, те да их по потреби ангажује и ван своје организације.

Такође, пожељно је да у преговорима учествује и лице које ће управљати будућим уговором о јавној набавци, јер ће то лице ефикасније пратити извршење уговора уколико кроз преговоре буде активно укључено у дефинисање његових битних елемената.

ПРЕДМЕТ ПРЕГОВАРАЊА

Цена је најчешће коришћен и готово обавезан елемент понуде о којем се преговара. У ствари, осим уколико позитиван пропис или обавезна тарифа не дефинишу фиксну цену, о цени се увек мора преговарати. Приликом преговарања о цени понуђач нуди иницијалну цену за своја добра/радове/услуге, а наручилац у фази преговарања од понуђача тражи да понуди или процентуални попуст или нижу номиналну цену. Као и у случају других елемената о којима преговара, наручилац мора располагати свим информацијама у вези са ценама које прате предметну набавку. То су знања: о актуелној тржишној цени; о њеној структури и начину на који елементи структуре утичу на стабилност цене; о ценама постигнутим у претходном периоду, те пројектованим ценама у будућем периоду, у складу са очекиваним тржишним кретањима и евентуалним мањим или већим осцилацијама; о ценама постигнутим од стране других наручилаца (и купаца уопште); као и о свести о специфичним околностима услед којих би та цена реално требало да буде виша или нижа од упоредивих (реперних) цена итд.

Међутим, наручилац у преговорима не мора нужно да инсистира искључиво на снижавању цене, већ може да преговара са понуђачем и о томе да добије већи квалитет предмета набавке и боље комерцијалне услове понуде за понуђену цену или цену коју је понуђач у преговорима дефинисао као коначну.

У смислу изнетог, осим цене, предмет преговора могу бити и сви елементи будућег уговора које наручилац сматра битним и релевантним за предмет набавке, као што су: рок испоруке, гарантни рок, постуговорно опслуживање, брзина реаговања по налогу наручиоца и сл. Такође, преговори се могу водити и у вези са облигационоправним елементима уговора, те елементима од значаја за управљање уговором, као што су: време испоруке, мере за квалитетно извршење и уговорни подстицаји, начин достављања информација и извештавања, врста и висина новчаних казни и пенала, надлежност и начин у решавању спорова и др.

У случају комплекснијих преговора, када су, осим цене, предмет преговарања и бројни квалитативни, комерцијални или облигационоправни елементи, oндa би о цeни трeбaлo прeгoвaрaти нa крajу, нaкoн штo свa другa питaњa буду рeшeнa, будући дa oдрeђивaњe цeнe умногоме зависи oд oстaлих питaњa o кojимa сe прeгoвoри вoдe.

НАЧИН ПРЕГОВАРАЊА

Сâмо спровођење преговарања са понуђачима није уређено ЗЈН-ом, већ је сваки наручилац слободан да исто уреди на свој начин и да га прилагоди својим потребама и процедурама, имајући у виду циљ који преговарањем жели да постигне. Притом ЗЈН установљава дужност наручиоца, као корисника јавних средстава, да обезбеди да уговорена цена не буде већа од упоредиве тржишне цене и да са дужном пажњом проверава квалитет предмета јавне набавке.

Оно што је наручилац дужан да поштује када је реч о преговарачком поступку јесу начела јавних набавки, пре свега начело једнакости понуђача, односно мора да обезбеди да сви понуђачи под једнаким условима учествују у преговарању, да располажу истим релевантним информацијама и да имају једнако време и за преговоре и за достављање ревидиране и/или коначне понуде. Такође, у случајевима када наручилац преговара са сваким понуђачем одвојено, други понуђачи треба да буду упознати са тим и обавештени о резултатима сваког таквог преговарања.

Осим тога, наручилац мора да, сагласно начелима ефикасности и економичности, обезбеди да поступак преговарања почне на време и да не траје предуго, као и да не изискује озбиљније трошкове за све учеснике.

Коначно, већ у самој конкурсној документацији која је транспарентна, наручилац мора да дефинише о чему ће се, када и на који начин преговарати. У смислу реченог, наручилац би требало да размисли и о могућим исходима у фази подношења иницијалних понуда, односно на који начин би се, сходно одређеним ситуацијама, водили даљи преговори. С тим у вези, а имајући у виду прокламована начела, наручилац већ у конкурсној документацији мора да назначи да ли ће преговарати са свим понуђачима или само са понуђачима који су испунили услове за учешће и друге захтеве из конкурсне документације, затим да ли ће преговарати са свим понуђачима одједном или са сваким посебно, да ли усмено на записник или путем подношења нових писаних понуда, као и како ће се одвијати преговори ако понуду поднесе само један понуђач.

У преговарачким поступцима који се спроводе код нас преговорима се по правилу приступа одмах након отварања понуда, а исти се завршавају истог дана када се и отварају иницијалне понуде. Оваква пракса је оправдана код поступака „по хитности”, у већини случајева када се преговара само о цени и у неким ситуацијама када се преговара само са једним понуђачем. У другим случајевима поступак преговарања би требало да траје дуже и да буде сложенији. Наручилац би између отварања понуда и преговарања најпре требало да изврши стручну оцену понуда (нарочито у случају ако је навео да ће преговарати само са понуђачима који су испунили услове за учешће и друге захтеве из конкурсне документације). Такође, како је познавање понуђача са којима ће се преговарати веома важно претходно питање за успешне преговоре (о чему је горе било речи), потребно је и одређено време у том циљу, што није могуће ако се преговарању приступа одмах након отварања иницијалних понуда. Коначно, ако се преговарање спроводи у више кругова и/или ако се након последњег круга преговарања не поднесу одмах коначне понуде, може бити од користи да прође одређено време за обе стране у преговорима: понуђачу да поднесе коначну понуду, а наручиоцу да донесе одлуку у односу на њу.

Када је о самом току поступка преговарања реч, иако се ради о „слободној зони” коју уређује сваки наручилац појединачно, у складу са свим специфичностима конкретне јавне набавке, преговори би требало да иду својим структуираним редоследом, кроз одређене фазе.

Преговарање се започиње фазом отварања у којој наручилац утврђује испуњеност техничких услова за почетак преговора, односно наводи шта је предмет преговарања (која јавна набавка и о којим елементима ће се преговарати), ко су лица која су представници наручиоца и (сваког од) понуђача, како је структуирано преговарање, у колико кругова, како се подносе нове понуде и сл.

Након тога, приступа се дефинисању појединачних елемената о којима се преговара и наводе се иницијалне понуде или почетни захтеви наручиоца ако елемент преговора није био предмет иницијалне понуде. Потом се врши преговарање онако како је одређено конкурсном документацијом, и то који би начин у конкретном случају био најефикаснији и најцелисходнији, нпр. достављање ревидираних понуда у затвореним ковертама, усмено преговарање и надметање, у једном кругу, у три круга, на више састанака, на једном састанку и сл., све док понуђачи не доставе своје коначне понуде, након чега следи затварање преговарања у којем се саопштавају коначне понуде и наводи у ком року ће наручилац донети одлуку којом окончава поступак јавне набавке.

О свим фазама у преговарању наручилац обавезно води записник, који се доставља свим учесницима у преговорима. Додела уговора врши се Одлуком о додели уговора (као и у другим поступцима јавне набавке), а по коначности одлуке закључује се уговор, о чему наручилац у року од пет дана објављује обавештење на Порталу јавних набавки и на својој интернет страници.