За разлику од планирања датума покретања поступка, који је у потпуној слободи наручиоца, планирање оквирног датума закључења уговора већ је под одређеним утицајем одредаба Закона, јер самим покретањем поступка набавке, почели су да теку и одређени законски рокови, које планери морају да имају у виду. Први од тих рокова које Закон диктира јесте рок за подношење понуда (чланови 94–101), а који зависи од поступка јавне набавке и креће се од 15 до 40 дана. Иза тога долази рок за доделу уговора (члан 108), који траје од 10 до 25 дана, у зависности од вредности и сложености набавке. Коначно, рок за закључивање уговора (члан 113) јесте 8 дана од дана протека рока за жалбу, а рок за жалбу је 5 до 10 дана од дана пријема одлуке о избору понуђача. Према томе, све ове рокове, у зависности од конкретне јавне набавке, планери треба да имају у виду и планирају оквирно реалан рок за закључивање уговора. Наравно, при том се полази од претпоставке да неће бити захтева за заштиту права, већ ће се узимати законски рокови за редовно одвијање јавне набавке. У коначном, имајући у виду наведене напомене, у ову рубрику плана треба унети месец или прецизнији временски период у којем се планира закључење уговора за сваку конкретну јавну набавку.
Оквирни датум извршења уговора, као посебна рубрика плана, исказује месец или прецизнији временски период када се очекује извршење конкретне набавке. У случају да се планирана набавка извршава сукцесивним испорукама, наводи се период у коме се очекује извршење целокупне набавке. Услови извршења конкретне набавке утврђују се уговором о набавци, тако да се може рећи да су рокови за извршење јавне набавке добрим делом под контролом наручиоца. У сваком случају, када се планерима предају захтеви за планирање конкретних јавних набавки, од подносилаца треба тражити да се изјасне када та набавка треба да крене а када да се заврши, и према томе се и уносе подаци у план, наравно имајући у види законске рокове у вези са спровођењем појединих фаза јавне набавке.
10) Подаци о централизованој набавци
У ову рубрику податке уносе они наручиоци који одређене услуге или добра набављају путем централизоване јавне набавке, односно овде су уноси назнака да се набавка спроводи:
- преко тела за централизоване набавке, или
- заједно с другим наручиоцем.
Закон прописује да тело за централизоване јавне набавке може бити образовано на републичком нивоу, покрајинском нивоу или на нивоу локалне самоуправе. И до сада су у пракси биле присутне централизоване јавне набавке, пре свега у здравственој делатности (набавке лекова), а примена Закона може донети и нове облике централизованих набавки. У оваквој ситуацији, планерима код наручиоца остаје да прикупе информације о заједничким набавкама које се могу односити на конкретне наручиоце, како би се у њих укључили. На пример, Влада Републике Србије, на основу члана 212а ст. 8. Закона о здравственом осигурању, донела је Уредбу о планирању и врсти робе и услуга за које се спроводе централизоване јавне набавке, која је ступила на снагу 6. априла 2013. године, па планери у здравственим установама овај документ, свакако, треба да имају у виду и у вези с набавкама за своје потребе.
Пример 2.
Када је у питању јавна набавка од стране више наручилаца, планери треба да имају у виду члан 50. Закона који наводи да наручиоци могу заједнички спровести одређени поступак јавне набавке, о чему су дужни да прибаве мишљење Управе за јавне набавке. Ако конкретан наручилац спроводи овакву набавку, мора то да наведе у овој рубрици плана.
11) Разлог и оправданост појединачне набавке
Ово је искључиво описна рубрика у плану у оквиру које се врши навођење реалних потреба наручиоца уз образложење околности, на основу којих је настала наведена потреба за конкретном набавком, одређеног обима и карактеристика. Ово образложење треба да напишу наручиоци јавних набавки и доставе га планерима ради уношења у план.
12) Начин утврђивања процењене вредности
Видели смо да се на почетку плана износи податак о процењеној вредности сваке планиране јавне набавке. Пошто је вредност јавне набавке битан податак са становишта финансирања набавки, а и каснијег прикупљања понуда, законодавац захтева да се у оквиру плана ближе објасни метод и начин на који је наручилац истражио тржиште и дефинисао процењену вредност конкретне набавке.
Закон је ову материју обрадио у члановима 64–69, па стручним лицима код наручиоца остаје да примене те одредбе, јер се објашњења о одређивању вредности мимо законских критеријума не могу бранити. Основни је, свакако, приступ да се процењена вредност јавне набавке мора заснивати на спроведеном испитивању, истраживању тржишта предмета јавне набавке, које укључује проверу цене, квалитета, периода гаранције, одржавања и сл. Укратко, начин на који је наручилац утврдио процењену вредност јавне набавке мора бити наведен у плану набавки. О провери цена на тржишту за робу коју набавља, наручилац може да остави писани траг у виду службених белешки лица које је истраживало тржиште, односно проверавало цене и остало, у којима ће оно навести на који начин је истражило тржиште и до којих резултата је дошло. Писани докази су увек најбољи начин доказивања и стога би требало, кад год је то могуће, у писаном облику забележити начин истраживања и све добијене резултате, и чувати их као документацију уз план.
13) Други подаци и напомене који су од значаја за процес планирања набавки
Овде наручиоци уносе напомене за које сматрају да их треба изнети у вези са сваком конкретном јавном набавком, а које нису садржане у обавезном садржају плана.
Елементи плана набавки на које се Закон не примењује
Као што смо већ истакли, према члану 39. ст. 2. Закона, на набавке истоврсних добара, услуга или радова чија је укупна процењена вредност на годишњем нивоу нижа од 400.000 динара, наручиоци нису обавезни да примењују одредбе Закона. И друго, члан 7. Закона такође је навео набавке на које се Закон не примењује, али не због њихове вредности него због саме врсте тих набавки. Ради се о ширем списку разних набавки, које планери треба да имају у виду.
План набавки на које се Закон не примењује има садржај као план јавних набавки, али прилагођен овој категоризацији. Ставке овог плана су:
- редни број,
- предмет набавке,
- износ планираних средстава за набавку,
- подаци о апропријацији у буџету, односно финансијском плану за плаћање,
- процењена вредност набавке,
- навођење члана, става и тачке Закона на основу које је конкретна набавка изузета од примене Закона,
- оквирни датум покретања поступка, закључења уговора и извршења уговора,
- разлог и оправданост појединачне набавке,
- начин утврђивања процењене вредности,
- други подаци и напомене који су од значаја за процес планирања набавки.
Као што се види, структура плана ових набавки поједностављена је јер је овде реч о „обичним” набавкама које спроводи набавна служба, међутим, ипак се и за ове набавке траже одређена појашњења.
Желимо да скренемо пажњу на један важан детаљ у вези с набавком ових позиција изван дејства Закона. Наиме, за набавке вредности испод 400.000 динара није потребно спроводити поступак јавне набавке по Закону. Без обзира на то, поједине одредбе Закона, међутим, од значаја су и за спровођење таквих набавки. Ради се о свим оним одредбама Закона које се тичу спречавања сукоба интереса и начела обезбеђивања конкуренције, као и о одредби члана 3. ст. 1. тач. 28) Закона, којом је одређено шта представља упоредиву тржишну цену. Наиме, чланом 39. ст. 3. поменутог закона прописано је да када наручилац спроводи набавке истоврсних добара, услуга или радова чија је укупна процењена вредност на годишњем нивоу нижа од 400.000,00 динара, тада такве набавке спроводи водећи рачуна о томе да спречи постојање сукоба интереса, обезбеди конкуренцију и уговори цену која неће бити већа од упоредиве тржишне цене.
Остале одредбе у вези с планом
У вези с планом набавки, наручиоци треба да имају у виду и следеће одредбе:
1) План набавки доставља се Управи за јавне набавке и Државној ревизорској институцији у електронској форми, коришћењем електронског система за израду и достављање плана набавки и извештаја о извршењу плана набавки (апликативни софтвер) који ће бити израђен од стране Управе за јавне набавке. Апликативни софтвер за израду плана набавки и пратеће корисничко упутство биће доступни на интернет страници Управе за јавне набавке;
2) План набавки потписује одговорно лице наручиоца;
3) Закон не дефинише посебно ко доноси план, па то може бити орган који је за конкретног наручиоца и до сада то чинио;
4) Треба имати у виду одредбу члана 169. ст. 2. тач. 5) Закона, у којој се каже да ће се новчаном казном од 200.000 до 1.500.000 динара казнити за прекршај наручилац, ако не донесе план набавки, не достави план набавки или ако не поштује правила о сачињавању плана набавки (члан 51. Закона).