Инспекција рада у поступку редовног инспекцијског надзора примењује контролне листе, при чему је најпознатија и најзаступљенија она контролна листа која се тиче инспекцијског надзора у области радних односа.
Законом о раду прописано је да надзор над применом прописа из области радних односа спроводи инспекција рада (члан 268. Закона о раду – даље: Закон):
У поступку инспекцијског надзора инспектор је овлашћен да:
1) врши увид у опште и појединачне акте, евиденције и другу документацију ради утврђивања релевантних чињеница;
2) утврђује идентитет лица и узима изјаве од послодавца, одговорних лица, запослених и других лица која се затекну на раду код послодавца;
3) врши контролу да ли је извршена пријава на обавезно социјално осигурање на основу података из Централног регистра обавезног социјалног осигурања;
4) прегледа пословне просторије, објекте, постројења, уређаје и друго;
5) налаже предузимање превентивних и других мера за које је овлашћен у складу са законом ради спречавања повреда закона (члан 269. Закона).
Чланом 14. Закона о инспекцијском надзору („Сл. гласник РС”, бр. 36/15) сачињене су контролне листе инспекције рада, које она примењује у поступку редовног инспекцијског надзора, а доступне су на сајту Министарства за рад, запошљавање, борачка и социјална питања.
Наведене листе састоје се од 77 питања, која су подељена на 12 рубрика.
РУБРИКА 1 – ПОДАЦИ О ПОСЛОДАВЦУ
Ова рубрика представља иницијални сегмент у ком се попуњавају основни подаци о компанији.
Број запослених у компанији је податак који неки инспектори проверавају тако што траже све М обрасце запослених. Упутно је припремити исте унапред.
На самом крају налази се поље у које се уписује адреса издвојене јединице, уколико се у њој спроводи надзор.
Члан 35. Закона о раду прописује да је послодавац дужан да уговор о раду, односно други уговор у складу са овим законом или њихову копију држи у седишту или другој пословној просторији послодавца или на другом месту, у зависности од тога где запослени или радно ангажовано лице ради.
Дакле, постоји могућност да инспекција тражи на увид уговоре о раду за запослене у издвојеним јединицама. Исто тако, уколико су пословне јединице регистроване при Агенцији за привредне регистре Републике Србије, потребно је и да М обрасци запослених у издвојеним јединицама буду у складу са пријављеном структуром компаније, односно да су запослени пријављени на важећу пословну јединицу.
РУБРИКА 2 – ПОДАЦИ О ЗАПОСЛЕНИМА
Први сегмент тиче се статистичких елемената којима располаже свака кадровска служба.
Овде је потребно обратити пажњу на питања да ли послодавац ангажује лица ван радног односа и да ли су ти уговори у складу са Законом о раду.
Уколико је одговор позитиван, биће потребно да се приложе копије уговора о делу, ПП пословима и слично.
Треће питање тиче се места где се чувају уговори о радном ангажовању запослених. У вези са тим постоји могућност да инспектор затражи да погледа место где се и како чувају уговори о раду.
РУБРИКА 3 – СИНДИКАЛНА ОРГАНИЗАЦИЈА
Она обухвата сет од 5 питања која одговарају на то како је сарадња са синдикалним организацијама остварена. Ово се односи само на привредна друштва која имају синдикалне организације.
РУБРИКА 4 – УРЕЂИВАЊЕ ПРАВА, ОБАВЕЗА И ОДГОВОРНОСТИ ЗАПОСЛЕНИХ
Ова рубрика се бодује код привредних друштава са више од 10 запослених и састоји се од 10 питања која се тичу правилника о раду, колективног уговора и уговора о раду.
Уз одговоре на питања, инспектори углавном траже на увид и уговоре о раду са одређеним запосленима. Члан 33. Закона о раду прописује 13 обавезних елемената уговора о раду, а питање број 6 у оквиру ове рубрике баш то и проверава.
Уколико је уговором о раду прописан и пробни рад, постоји могућност да инспектор тражи на увид и такав уговор у ком је наведено и прописано.
Члан 36. Закона о раду прописује разлоге због којих се установљава пробни рад и његово максимално трајање од 6 месеци.
Пробни рад се уговара у ситуацијама када се запошљавање врши на неодређено трајање од почетка, али се оставља рок до 6 месеци како би се извршила провера способности, компетенција и знања запосленог. Иако не постоји као пракса, није противно прописима да се пробни рад установи и за рад на одређено време.
РУБРИКА 5 – РАДНО ВРЕМЕ
1) Потребно је да се приложи одлука о распореду радног времена запослених. Послодавци ову обавезу углавном испуњавају кроз доношење посебне одлуке.
2) Потребно је да се одлука о распореду коришћења одмора у току дневног рада приложи на увид.
3)–6) Уколико је извршена прерасподела радног времена у текућој календарској години, потребно је приложити барем једно решење/одлуку којим/ом се доказује исто.
Прерасподела радног времена врши се тако да укупно радно време запосленог у периоду од шест месеци у току календарске године у просеку не буде дуже од уговореног радног времена запосленог (члан 57. став 2. Закона о раду). Овде постоји могућност да инспектор провери на који начин се врши прерасподела радног времена и да тражи табеле присуства, тзв. карнете.
7)–8) Уколико је организован ноћни рад запослених, потребно је приложити решење о организацији ноћног рада, при чему је битно напоменути став 4. члана 63. Закона, који дозвољава рад дуже од једне недеље ноћу само уз писану сагласност запосленог.
9)–12) Исто важи и за сменски и за прековремени рад. Потребно је да је све покривено решењима и одлукама привредног друштва.
РУБРИКА 6 – ОДМОРИ И ОДСУСТВА
1) Прво питање односи се на законитост коришћења одмора у току трајања дневног рада.
Потребно је приложити одлуку о коришћењу дневног одмора у току дана (став 2. члана 65. Закона обавезује на то).
2) Друго питање односи се на начин коришћења дневног одмора. Велики број запослених у Србији не зна колика је дужина дневног одмора у току радног дана и да ли се исти рачуна у радно време.
У члану 64. Закона дефинисана је дужина одмора:
– Запослени који ради најмање шест часова дневно има право на одмор од најмање 30 минута.
– Запослени који ради дуже од четири, а краће од шест часова дневно, има право на одмор од најмање 15 минута.
– Запослени који ради дуже од 10 часова дневно има право на одмор најмање 45 минута.
Време одмора урачунава се у радно време.
У одређеним земљама ЕУ време дневног одмора не урачунава се у радно време, већ запослени добијају одмор од нпр. 60 минута, који им продужава целокупно задржавање на послу на преко 9 сати.
Треба напоменути да послодавац ничим није ограничен да дневну паузу продужи и преко ових 15/30/45 минута, једино не сме да иде испод законског минимума.
3) Треће питање односи се на недељни одмор и начин његовог коришћења.
Потребно је приложити одлуку са установљеним радним временом у току радне недеље, чиме се доказује поштовање законске одредбе да запослени има право на недељни одмор од најмање 24 часа непрекидно, коме се додаје и 12 сати дневног одмора у току дана.
4) и 5) Ова питања односе се на издавање решења о коришћењу годишњих одмора, када је потребно доставити на увид издата решења за годишње одморе. Приликом инспекцијског надзора постоји могућност да инспектори траже на увид и платне листиће за све запослене и да упоређују издата решења за годишње одморе са тим да ли је запосленима и тако „прошла” зарада. Битно је да су свим запосленима издата решења, први део годишњег одмора у трајању од минимум 10 дана у току текуће године и остатак у другом решењу или решењима. Законодавац не ограничава број решења за годишњи одмор, осим да први део мора бити минимум 10 дана (али може и цео одмор у једном решењу).
6) и 7) Уколико су запослени користили плаћено одсуство, потребно је приложити решења о коришћењу истог. Углавном, ово је ставка која постоји код свих привредних субјеката јер су чланом 77. Закона дефинисани разлози за плаћено одсуство. На све ово послодавац својим правилником о раду може да дефинише и додатне критеријуме за плаћено одсуство. Закон овде треба узети као „минимум минимума”.
8) и 9) Исто важи и за неплаћена одсуства, као и за мировање радног односа 10) и 11).
На крају ове рубрике потребно је попунити статистичке податке из кадровске евиденције.
РУБРИКА 7 – ПОСЕБНА ЗАШТИТА ЗАПОСЛЕНИХ
Овај сет питања односи се на посебно осетљиве групе запослених, пре свега на труднице, породиље и запослене између навршене 18. и 21. године живота и њихових услова рада, када је потребно приложити решења којима се испуњава примена одредби чланова 84–102. Закона. Дакле, уколико нпр. запослена одсуствује са посла ради обављања здравствених прегледа повезаних са трудноћом, потребно је издати одговарајуће решење о плаћеном одсуству (члан 90. став 2. Закона) и исто приложити на увид приликом инспекцијског надзора.
Уколико се врши прерасподела радног времена запосленој за време трудноће, родитељу детета до 3 године или родитељу детета са тежим степеном психофизичке ометености, потребна је писана сагласност запосленог, која се прилаже уз овакво решење.
Уколико постоји запослена/запослени која/и користи одсуство са рада ради неге детета, потребно је приложити решење послодавца којим се ово доказује.
РУБРИКА 8 – ЗАРАДЕ, НАКНАДЕ ЗАРАДЕ И ДРУГА ПРИМАЊА
1) Уколико је одговор на питање да ли је запосленима исплаћена последња доспела зарада – јесте, постоји могућност да инспектори траже на увид извод из банке којим се ово потврђује.
2) Уколико су достављени и обрачуни уз исплату зараде, потребно је приложити или барем ставити на увид евиденцију уручених платних листића. По Закону, постоји могућност и да се платни листићи испоручују електронски, на електронску пошту коју запослени достављају на посебној изјави којом потврђују адресу на коју може да им се испоручи платни листић. У овој ситуацији, уколико се испорука платних листића врши овако, постоји проблем доказивања да ли су сви запослени примили исте. Овде би било упутно да приликом испоруке листића на електронску адресу стоји напомена да, уколико запослени не затражи исплатни листић, сматраће се да је исти испоручен запосленом.
3) Ово питање обухвата и специфичну ситуацију која је повезана са неисплаћеним доспелим зарадама.
4) Четврто питање обухвата проверу да ли се исплаћује зарада у висини уговорене. Приликом провере ове ставке постоји могућност да инспектор тражи на увид уговор запосленог и извод из банке, како би их упоредио.
5) Што се тиче исплата накнаде трошкова за долазак и одлазак са посла, по најновијем мишљењу Министарства финансија, бр. 011-00-12/2019-4 од 1. фебруара 2019. године, као и накнадног тумачења Пореске управе РС да је послодавац у обавези да исплати накнаду трошкова за долазак и одлазак са рада, осим извода којим се доказује исплата накнаде, потребно је да послодавац поседује и веродостојне рачуноводствене исправе, и то: рачун за куповину месечне претплатне карте, дневне карте или карте за једну вожњу у јавном превозу, рачун за гориво у случају коришћења сопственог возила и сл., на основу којих у контроли доказују да предметне исплате заиста представљају накнаду трошкова запослених за долазак и одлазак са рада.
Ово је најновија обавеза која може бити предмет контроле приликом инспекцијског надзора.
6) Ово питање односи се на накнаду за исхрану у току рада, док се следеће питање 7) односи на регрес за коришћење годишњег одмора. Обе ставке могу да се провере достављањем извода из банке.
8) Овај захтев односи се на вођење евиденција зараде и накнаде зараде, што може да се докаже изводом из пословног програма који послодавац користи.
9) Уколико се запосленима исплаћују и друга примања (јубиларне награде, солидарна помоћ и сл.), потребно је приложити и решења којим се доказују.
РУБРИКА 9 – ВИШАК ЗАПОСЛЕНИХ
1) Уколико је у последњих годину дана било случајева отказа уговора о раду због престанка потребе за радом запослених, потребно је припремити на увид решења којима су запосленима отказани уговори о раду.
2) и 3) Ова питања тичу се програма решавања вишка запослених, тј. да ли је послодавац донео исти. Вишак запослених и сама садржина програма регулисани су члановима Закона од 153. до 160.
4) Четврто питање тиче се отпремнине и да ли је исплаћена у складу са Законом и интерним актом послодавца. Члан 158. став 1. Закона налаже исплату отпремнине пре отказа уговора о раду. Постоји могућност да се приликом инспекцијског надзора тражи на увид извод из банке којим се потврђује да је отпремнина исплаћена у складу са Законом.
РУБРИКА 10 – УДАЉЕЊЕ ЗАПОСЛЕНОГ СА РАДА
1) Уколико је у последњих годину дана било случајева удаљења запослених са рада, потребно је припремити на увид и решења којима је удаљење спроведено.
2) и 3) Удаљење са рада спроводи се на основу Законом прописаних услова (члан 165. и 166. Закона):
– ако је против њега започето кривично гоњење због кривичног дела учињеног на раду или у вези са радом;
– ако непоштовањем радне дисциплине или повредом радне обавезе угрожава имовину веће вредности, утврђене општим актом или уговором о раду;
– ако је природа повреде радне обавезе, односно непоштовања радне дисциплине или је понашање запосленог такво да не може да настави рад код послодавца пре истека рока из члана 180. став 1. Закона (а то је рок од најмање 8 дана за изјашњење запосленог на наводе из упозорења да постоје разлози за отказ уговора о раду);
– уколико му је одређен притвор, и то од првог дана притвора, док исти траје.
4) Проверава се да ли је удаљење запосленог временски ограничено. Закон у члану 167. каже да је удаљење ограничено на три месеца максимум, осим уколико је против запосленог започето кривично гоњење због кривичног дела учињеног на раду или у вези са радом. У овој ситуацији удаљење може да траје до правоснажног окончања поменутог кривичног поступка.
РУБРИКА 11 – ИЗМЕНА УГОВОРЕНИХ УСЛОВА РАДА
Ова рубрика одговара на питања која се тичу премештаја запослених са једног посла на други, са једног места рада на друго, као и присуства запослених који су упућени на рад од стране других послодаваца, али и на питања да ли су вршене промене елемената уговора о раду и да ли су тада нуђени анекси уговора о раду и писана обавештења.
Уколико је било оваквих измена, потребно је припремити примере одговарајућих решења, анекса и обавештења којима се доказују иста. Приликом издавања ових радноправних аката битно је поштовати законске одредбе које ограничавају измене на више начина:
– члановима 171. и 172. Закона утврђено је у којим ситуацијама је послодавац дужан да понуди анекс уговора о раду и пропратно обавештење;
– чланом 172а Закона дозвољава се изузетак у том смислу да запослени може да буде привремено премештен на друге одговарајуће послове на основу решења, без понуде анекса уговора у смислу члана 172. овог закона, најдуже 45 радних дана у периоду од 12 месеци;
– члан 173. Закона прописује услове за премештај у друго место рада без пристанка запосленог;
– члан 174. Закона регулише упућивање на рад код другог послодавца.
РУБРИКА 12 – ПРЕСТАНАК РАДНОГ ОДНОСА
Ово је последња рубрика и по искуству најдискутабилнија у радноправној теорији и пракси.
По овом питању потребно је приложити решења о престанку радног односа и то подељена према разлогу престанка – од споразумног престанка до престанка по сили закона.
Инспекцијски надзор у овој рубрици подразумева контролу целокупног поступка престанка радног односа и поштовање свих законских норми везаних за то, као и исплату свих доспелих потраживања запосленог. Последње питање тиче се враћања радне књижице која је престала да има статус јавне исправе још пре пар година. Сваки од стадијума престанка радног односа подложан је контроли и потребно је припремити целокупну документацију која прати ток престанка радног односа од решења о отказу, преко обавештења о последицама при остваривању права у случају незапослености (уколико је у питању споразумни раскид или отказ од стране запосленог, запослени нема право на новчану накнаду у случају незапослености у НСЗ), до решења о отпремнини.
Ситуација која је мање присутна у пракси јесте престанак радног односа у случају смрти запосленог, поготово када протекне рок од 3 дана од тренутка смрти да би се иста регистровала на порталу ЦРОСО-а. Тада је потребно да се решење донесе ретроактивно, као и да се, уз пропратни акт у ком је објашњено зашто је дошло до прекорачења рока, преда захтев у филијалу ПИО фонда, која ће уз Извод из матичне књиге умрлих евидентирати престанак радног односа ретроактивно. У случају инспекцијског надзора постоји могућност да се проверава да ли је донето решење о престанку радног односа због смрти запосленог.
Инспекција рада није у обавези да прође кроз сва питања контролне листе, већ може да се концентрише само на поједине рубрике. И поред ове могућности, инспектори углавном пролазе кроз све рубрике, а поједине које се не контролишу углавном и нису погодне за контролу, нпр. рубрика 3 – Синдикална организација – уколико привредно друштво нема синдикат и сл.
Укупан број бодова, уколико би се прошло кроз све области, износи 105.
На основу свих бодовних ставки које су биле предмет инспекцијског надзора одређује се број бодова и на основу њега степен ризика, који се креће од незнатног (96–100%) до критичног (1–60%).
Контролна листа је саставни део записника о инспекцијском надзору.
Упутно би било да се попуне све ставке које су неспорне, као и да се припреми документација за коју се унапред зна да ће бити предмет контроле, како би се приликом надзора уштедело на времену.