Правилнo увођење у посао нових запослених вишеструко је значајно, нарочито ако се узму у обзир трошкови који настају због замене запослених.
Увођење у посао подразумева скуп активности у компанији које су усмерене на новопримљене запослене и убрзање њихове социјалне, радне и психолошке адаптације, све у циљу што бржег и квалитетнијег преузимања послова због којих су примљени.
Разлози за квалитетно увођење у посао нових колега су вишеструки:
- На овај начин смањује се флуктуација кадрова.
Познато је да се велики проценат новозапослених у првој години рада не задржи на радном месту у компанији у коју су примљени, за шта постоје бројни разлози. Квалитетним увођењем у посао овај проценат се значајно смањује, при чему треба узети у обзир и чињеницу да замена једног запосленог који је отишао из компаније износи и до 60% годишње зараде запосленог. Овде су урачунати и директни и индиректни трошкови, дакле трошкови замене запосленог у смислу прековременог рада других запослених док нови запослени не преузме послове, затим трошкови конкурса за новог запосленог, за рад HR тима, селекцију, регрутацију, увођење у посао новог запосленог итд.
Само финансијски аспект је довољан да се на флуктуацију кадрова гледа као на појаву коју је потребно превентивно смањивати на овај начин.
- Запослени се тако брже адаптира на услове рада у компанији, смањује се притисак на њега, брже улази у производни процес и даје свој максимум.
На овај начин смањује се могућност непоклапања између онога што запослени на радном месту пружа и онога што се од њега очекује, за шта је изузетно значајна и обука новозапосленог кроз рад са ментором, као и јасно постављене и израђене процедуре увођења у посао на свим позицијама.
Процес увођења у посао дели се у три групе активности:
- припреме за долазак новозапосленог на посао;
- оријентација новозапосленог;
- обука новозапосленог за рад на пословима за које је примљен.
Припреме за долазак новозапосленог на посао
Наведене активности великим делом су у рукама менаџера за људске ресурсе. Уколико је компанија конципирана тако да нема HR тим, овај посао требало би да преузме непосредни руководилац запосленог.
На менаџеру људских ресурса је да организује сваки аспект пријема запосленог првог радног дана, при чему његов посао почиње пре тога, кроз припрему целокупне кадровске документације (Уговор о раду, разне изјаве и потврде, пријава у ЦРОСО итд.).
У складу са изменама Закона о раду од пре пар година сваки запослени мора да буде пријављен у Централни регистар обавезног социјалног осигурања (ЦРОСО) најкасније пре ступања запосленог на рад (члан 35. Закона о раду), што значи да је неопходно да се запослени пријави минимум дан раније. Ово решење и није најсрећније јер постоји могућност да се запослени ни не појави на послу или да дође до неког одлагања или померања ступања на посао. Разлог за увођење овог правила јесте пракса инспекције рада, која је наилазила на велики број непријављених радника приликом редовних контрола, при чему је оправдање послодаваца било да имају рок од три дана, али су запослени (пригодно) баш тог дана стартовали с радом. Из овог разлога измењен је Закон о раду.
Овде је битно обратити пажњу и на пријаву чланова породице новозапосленог. Наиме, они се не могу пријавити унапред као и новозапослени, па се зато новозапослени пријављују пре ступања на рад, а њихови чланови породице на дан ступања на рад, када пријава у ЦРОСО постане активна. Наравно, уколико се пријављују брачни друг и деца која су старија од 18 година, потребно је употпунити податке у филијали РФЗО-а како би им пријава постала активна (Извод из матичне књиге венчаних, потврда да супружник није остварио право на пензију или потврда о редовном студирању). Савет би био да се сваки корисник ипак директно обрати одређеној филијали РФЗО-а, узимајући у обзир да свака филијала мало другачије тумачи правила, нека ригидније, нека мало „мекше”.
Последица свега овога је једна занимљива појава која се јавља током овог поступка „пререгистрације”. Наиме, нови послодавац ће пријавити запосленог пре формалног истека Уговора о раду код старог послодавца, који не може унапред да одјави запосленог. Старом послодавцу ће стићи порука да је дошло до „програмске одјаве” његовог запосленог, који је формално и даље његов запослени. Ова програмска одјава не ослобађа старог послодавца обавезе да у року од три дана одјави запосленог са уговореним роком.
Занимљиво је и да ово правило важи само за пријаву запосленог. Приликом продужења његовог уговора о раду није потребно да се анексом врши промена унапред, већ и даље важи рок од три дана за то.
Остала документа која се припремају су:
– Обавештење о забрани вршења злостављања и сексуалног узнемиравања на раду и злоупотреби права на заштиту од тог понашања – члан 7. став 1. и члан 37. Закона о спречавању злостављања на раду и у вези са радом и чланови 4. и 5. Правилника о правилима понашања послодаваца и запослених у вези са превенцијом и заштитом од злостављања;
– Обавештење о правима из Закона о заштити узбуњивача – члан 14. став 4. Закона о заштити узбуњивача;
– Изјава о верским празницима – члан 4. Закона о државним и другим празницима у Републици Србији;
– Изјава о постојању трошкова превоза – битно је да се упише стварна адреса како би се утврдила висина накнаде за одлазак и долазак са рада (велики број запослених није пријављен на адреси на којој живи) – члан 118. став 1. тачка 1) Закона о раду;
– Пристанак на обраду података о личности – члан 10. Закона о заштити података о личности;
– не треба заборавити и обуку за безбедан и здрав рад, коју спроводи лице за БЗР, као и, следствено томе, обуку за заштиту од пожара.
Ово су нека од основних докумената која је неопходно припремити. У зависности од договорених услова рада и политике и делатности саме компаније могуће је да овај списак буде и знатно већи.
На менаџеру је да припреми тзв. пакет добродошлице, који се састоји углавном од основих потрепштина потребних да запослени почне са радом – компјутер, отворен имејл-налог на њему, службени телефон, роковник са оловкама и слично. У зависности од посла и организације пригодно би било да запосленог сачекају и визиткарте, ИД картица – уколико постоји овакав систем у употреби и слично. На овај начин новозапосленом се показује да је добродошао у компанију, која вреднује сваки аспект рада, укључујући и иницијално упознавање.
Приручник за новозапослене
Као изузетно добар потез показао се и тзв. Приручник за новозапослене.
У питању је документ који је саставни део пакета добродошлице и садржи низ потребних информација које су неопходне новозапосленом како би се на једноставан начин упознао са основним подацима о компанији. Састав Приручника је различит за сваку компанију, али је искуство HR тима показало шта би сваки приручник требало да садржи:
- кратак опис компаније (историјат, власничка структура, правци развоја, устројство – организација, обележја, везе са другим компанијама, представништва у другим земљама и слично), при чему је заиста у питању већа количина различитих информација којима се компанија приближава новозапосленом (уколико је власничка структура од значаја за запосленог, може да се направи и маркантна „питица” у Еxcel-у ради лакше визуелизације);
- информације о условима рада – радно време, паузе, где могу да одложе храну и обедују, коме да се обрате за кафу и слично, при чему посебно треба нагласити процедуру која се спроводи уколико дође до привремене спречености за рад – боловања, јер је пракса довела до закључка да овај податак треба понављати свим запосленима с времена на време;
- Етички кодекс компаније – уколико постоји, новозапослени треба да се упозна с њим, а пошто сваки кодекс садржи и правила понашања и облачења, упутно је новозапосленог упознати са најважнијим правилима пре него што га и сам прочита детаљно;
- Правилник о раду компаније – не мора се одмах упознати са њим у целини, битно је да сваки запослени зна где може да се упозна са његовим садржајем, као и да се у Приручнику наведе оно најзначајније;
- правила у вези са коришћењем мобилних телефона и службених аутомобила – коме новозапослени да се обрате како би задужили службени телефон или лаптоп, каква су правила која се односе на коришћење аутомобила и слично, а с тим у вези је и списак свих службених телефона у компанији;
- организациону структуру компаније;
- распоред седења у компанији са именима колега, који у већим колективима ствара стрес новозапосленима јер губе одређену количину енергије у покушају да запамте како се ко зове, тако да се на овај начин проблем смањује и новозапосленима нуди начин да га реше.
Пригодно би било и да на насловној страни Приручника стоји име новозапосленог са датумом почетка рада, сектором у који се прима и именом претпостављеног и ментора, којег му одређује менаџер људских ресурса са претпостављеним.
Уколико у компанији постоји и маркетинг менаџер, могуће је искористити његову помоћ у вези са коначним дизајном поменутог приручника.
Оријентација новозапосленог
– упознавање запосленог са свим стварима од значаја у компанији –
Први радни дан у сваком запосленом изазива стрес, чак и у компанијама које улажу највише напора да га минимализују. Зато је обавеза сваког менаџера људских ресурса, а и свих осталих у „ланцу упознавања” да се што боље припреме за овај дан.
Менаџер људских ресурса је први запослени са којим се новозапослени сусреће и зато је битно да га дочека на опуштен начин и да компанију представи у неформалном разговору. Важно је да пружи информације о компанији, њеној величини и политици и правилима рада, као и да одговори на сва питања новозапосленог.
Током разговора менаџер људских ресурса информише новозапосленог о „пакету добродошлице” (зависи од радног места, али то најчешће подразумева: радни сто, компјутер, мобилни, отворену имејл-адресу, канцеларијски потрошни материјал, роковник и, наравно, његов примерак Приручника за новозапослене).
Један од алата који се такође показао као изузетно користан приликом иницијалног разговора јесте и тзв. чек-листа.
Она обухвата све основне елементе које је неопходно прећи са новим колегом. На овај начин ништа неће бити заборављено. Чек-листу уобичајено чине провера свих докумената који су неопходни за кадровску евиденцију, сви неопходни подаци о компанији, одредбе и услови запошљавања (да ли је предат Уговор о раду, Правилник о раду сектора и компаније, Приручник за новозапослене, Изјава о превозу, одредбе о радном времену и одсуствима, болестима и слично), правила компаније (о пушењу, облачењу, понашању, простору за ручавање), правила о безбедности и здрављу на раду (где су апарати за гашење пожара, ормарић за прву помоћ, ко је оспособљен за пружање исте).
На крају треба саслушати новог колегу уколико има питања и искористити иста како би се и чек-листа и Приручник допунили најновијим и најсавременијим сазнањима .
Упутно је упознати колегу и са свим секторима у компанији, поготово ако је у питању разгранат колектив, са различитим секторима са којима ће новозапослени интензивно контактирати током обављања посла. Један од начина за то јесу кратки, 15-минутни разговори са руководиоцима свих сектора појединачно, у којима ће они у краћем излагању појаснити положај свог сектора у компанији. На менаџеру људских ресурса је да одреди сатницу и организује састанке. Препорука је да се ови разговори обављају сукцесивно, не у истом дану, како би запослени имао времена да процесуира све податке.
Обука новозапосленог
Након иницијалне оријентације, улога менаџера за људске ресурсе у наредном периоду своди се на праћење обуке и на одговарање на сва додатна питања која се могу јавити.
Фокус се после пребацује на ментора и непосредног руководиоца. У већини компанија непосредни руководиоци на себе преузимају терет менторства над новим колегама. У зависности од обима посла ово може бити и добра и лоша одлука.
Потребно је да сваки сектор има припремљен процес обуке како би процес увођења у посао био завршен и како би нови колега брзо остварио квалитетне пословне резултате. На овај начин процењује се и његов потенцијал и мотивација за рад у новом колективу.
Добар процес обуке састоји се од више сегмената који су подељени по недељама и у којима је за сваку недељу тачно одређено шта ће да се ради, са ким и на који начин.
Упутно је да руководилац сектора још првог дана одреди запосленог који ће бити ментор новом колеги или да сам преузме на себе ту функцију. За сва питања и недоумице у вези са радом новозапослени мора да зна коме у првих пар месеци може слободно да се обрати.
Претходно изложено представља само један од могућих начина да се запослени уведе у пословне процесе једне компаније.
Оно што је исто јесте да је наведени поступак често занемарен и неразвијен у довољној мери. Правилним и озбиљним увођењем у посао користи по колектив и појединца су вишеструке, па је због тога потребно улагати више труда у ову област људских ресурса.